INHOUDSOPGAVE

Triggerbeheer

Met een trigger is het mogelijk om geautomatiseerde acties in te richten. Denk aan het toevoegen van een taak nadat een traject wordt gestart, gemuteerd of beëindigd. Je kunt instellen welke actie er moet plaatsvinden na een bepaalde gebeurtenis. Triggers zijn aan te maken/passen en in te zien via Triggerbeheer. 


Stap 1. Log in bij XS, ga linksonder naar Beheer.
 


Stap 2. Klik in het linker menu op Dienstverlening en vervolgens op Triggers



Stap 3. Overzicht triggers

Nu verschijnt het overzicht van alle triggers die bestaan binnen de omgeving. Je ziet 4 kolommen: ID, Omschrijving, Inschakeld en een kolom waaraan je ziet of de trigger te bewerken is of alleen is in te zien. Als de trigger dit icoon heeft dan is de trigger niet aan te passen door de (super)beheerder en kan dit alleen in de database door een Tech Support Consultant van Otherside at Work. Als de trigger dit icoon heeft dan is de trigger wel aan te passen door een (super)beheerder.
 


Opmerking.


Een trigger waarvan de resultaten set groter is dan 10.000 items na de bulk-voorwaarden, wordt niet uitgevoerd. Dit vertraagt namelijk de trigger, waardoor ook de snelheid en verwerking van andere triggers beïnvloed kan worden. Uitgevallen triggers zijn terug te zien in de trigger-logging. Onderstaande triggers zouden dus niet zijn uitgevoerd en moeten op een andere manier geconfigureerd worden.



Stap 1: Aanmaken nieuwe trigger

Het aanmaken van een nieuwe trigger gaat ook via het Triggerbeheer. Let er op dat alle benodigde taken / schermen / documenten al aangemaakt zijn die je wil gebruiken in een trigger, want anders kun je de trigger niet volledig inrichten.


Klik op 'Toevoegen' bovenaan Triggerbeheer


Dan opent zich een tabblad voor een nieuwe trigger, als voorbeeld:

Algemene instellingen:


Configuratie van voorwaarden & acties:



Stap 2: Inrichten trigger

Zoals hierboven te zien bestaat een trigger uit verschillende componenten. Deze componenten worden in deze stap toegelicht.


2.1 Inschakelen?

Op deze plek kun je aangeven of de trigger actief is of niet actief. Op het moment dat je de trigger nog aan het inrichten bent kun je dit het beste nog op 'Nee' zetten. Als de trigger helemaal klaar is voor gebruik, kun je de trigger op Inschakelen: 'Ja' zetten. Het kan ook gebeuren dat een trigger na verloop van tijd niet meer nodig is, dan kun je deze ook op deze manier uitschakelen.



2.2 Omschrijving/naam

Geef hier een duidelijke omschrijving of naam aan je trigger. Omschrijf bijvoorbeeld in het kort wat de trigger doet en op welk moment. Vooral als er op een gegeven moment veel triggers aanwezig zijn in het triggerbeheer, is het fijn als in de omschrijving duidelijk staat waar de trigger over gaat.



2.3 Gebeurtenis


De gebeurtenis geeft aan wanneer een automatische actie moet gaan plaatsvinden. Hier is een hele lijst aan gebeurtenissen te kiezen.


Als er gekozen wordt voor gebeurtenis: 'Ziekmelding (of Start van nieuw traject)' gaat het systeem op het moment dat dat wordt gedaan, kijken wat er moet gebeuren volgens de trigger die je hebt ingericht. 


Een andere gebeurtenis is: Dagwissel traject (batch). Dan bekijkt het systeem 's nachts welke trajecten voldoen aan de gestelde voorwaarden uit de trigger en voert dan de acties uit. 


2.4 Eenmalig?

Op deze plek is aan te geven of een trigger vaker uitgevoerd kan worden of maar één keer binnen de betreffende context. Het kan voorkomen dat je een trigger zo inricht, dat deze meerdere keren zou kunnen afgaan. Bijvoorbeeld als je kiest voor de gebeurtenis 'Werknemer is gewijzigd' en je wilt alleen bij de eerste keer wijzigen van een werknemer dat een bepaalde actie gebeurt., dan zet je 'Eenmalig?' op 'Ja, de trigger wordt hooguit één keer binnen de betreffende context uitgevoerd' 



2.5 Procesboom trigger

Er is een nieuw panel met daarin een procesboom toegevoegd. Dit panel geeft de ingestelde triggers op een overzichtelijke wijze weer. Om de boom overzichtelijk te houden, worden er korte samenvattingen van voorwaardes en acties toegevoegd, namelijk de omschrijving van de triggervoorwaarde(n) en de namen van de triggeracties. 



2.6 Voorwaarden

Bij de voorwaarden stel je in waar de trigger aan moet voldoen, voordat een actie mag plaatsvinden. Om een voorwaarde in te kunnen stellen, moet eerst de gebeurtenis zijn gekozen. Afhankelijk van welke gebeurtenis is ingesteld, komt een lijstje van voorwaarden beschikbaar om uit te kiezen. Als je bijvoorbeeld kiest voor de gebeurtenis 'Ziekmelding (of: Start van een nieuw traject) wordt onderstaande lijst geopend bij voorwaarden.:



Je kunt meerdere voorwaarden toevoegen aan een trigger. Vaak is het zo dat je bij een voorwaarde nog aanvullende informatie moet opgeven, zie ook punt 2.5.1.


2.6.1 X en operator (moet waar zijn/moet niet waar zijn)

Zoals hierboven aangegeven is bij verschillende voorwaarden nog nodig dat je extra informatie invoert. Hierbij enkele voorbeelden.


'Medewerker gaat binnen X dagen uit dienst': geeft de mogelijkheid om zelf het aantal dagen in te stellen.

Daarnaast kun je dan ook vaak kiezen voor 'Is gelijk aan' of ' Is niet gelijk aan'. In onderstaand voorbeeld moet de trigger dus afgaan als de medewerker binnen 14 dagen uit dienst gaat.




De voorwaarde 'Medewerker is minimaal X% ziek': geeft de mogelijkheid om een specifiek percentage in te stellen waar de trigger naar moet kijken. In onderstaand voorbeeld moet de trigger dus afgaan als de werknemer niet minimaal 75% ziek is.


2.6.2 Meerdere voorwaarden

Zoals gezegd is het dus ook mogelijk om meerdere voorwaarden toe te voegen aan een trigger. Je wilt bijvoorbeeld dat er iets gebeurt alleen wanneer een werknemer een WvP traject heeft lopen, de werknemer 50 jaar of ouder is en het afgelopen jaar nog niet eerder ziek is geweest. Dan stel je deze voorwaarden in:


1:

2:

3:


Na opslaan zie je dit dan zo in het overzicht van je trigger:


Zoals je ziet is bij de eerste voorwaarde een waarde van '2' ingevuld. In dit geval is dat het ID van het protocol wat is gekozen bij de voorwaarde. Bij het openen van de voorwaarde zie je welk protocol bij dit ID hoort. 



2.6.3 Meerdere waardes per voorwaarde

Bij enkele voorwaarden is het mogelijk om meerdere waardes op te geven. Wanneer dat het geval is, zie je vakjes staan voor de mogelijke opties en hier kun je dan meerdere opties aanvinken:



En dit is dan als volgt te zien in het overzicht (waardes 1 en 4):


2.6.4 Geavanceerde voorwaarden

Bij deze triggers kan de beheerder een trigger configureren op basis van de (technische) ID's van elementen. 

LET OP! Omdat deze voorwaarden niet via een selectielijst werken, moet de beheerder dus zelf de ID's handmatig invoeren, en wordt niet gecontroleerd of die ID’s daadwerkelijk overeenkomen met correcte waardes. Daarom is bij dit type voorwaarde een extra toelichting toegevoegd om de beheerder hier op te wijzen. Het is aan te raden om deze triggervoorwaarde extra testen om te borgen dat deze werkt, zoals bedoeld.


Welke ID's kunnen dan onder andere worden ingevuld (en zijn dus ook vindbaar in het beheer):

1. Werkgevergroep ID's (te vinden bij organisatie > werkgever groepen)

2. Spreekuurdocument ID's (te vinden bij dienstverlening > documentsjablonen)

3. Trajectdocument ID's (te vinden bij dienstverlening > documentsjablonen)

4. Documentkenmerk ID's (opvragen bij Xpert Desk of Applicatie Consultant, of zie uitleg onder afbeelding)



Documentkenmerk ID's zijn te vinden door (in IE) op pagina 4 van de gebruikerinstellingen naar de bronweergave te gaan. In die regel bij  "value"X" zie je op de plek van de X een getal staan, dat is het ID wat je zoekt. De volgorde van de regels is dezelfde volgorde als de mapnamen die getoond worden. Zie hieronder een voorbeeld:


2.7 Acties

Bij acties geef je aan wat er precies moet gebeuren als aan de ingevoerde voorwaarden is voldaan. Zo kun je onder andere een nieuwe taak toevoegen aan het traject of kun je automatisch een nieuw traject laten starten. Om het gebruik van triggers makkelijker te maken is er een uitgebreide toelichting toegevoegd bij iedere triggeractie. Als voorbeeld:




Wanneer iemand voor de 3e in het afgelopen jaar wordt ziekgemeld, wil je bijvoorbeeld dat er een nieuw traject wordt gestart, namelijk traject 'Frequent Verzuim'. Dat kan er dan zo uit zien:

 


Of wanneer er X aantal dagen geen activiteit meer geweest is in een traject, wil je een extra taak in het traject krijgen zodat je hier op geattendeerd wordt:



Bij de actie 'voegt een nieuwe taak toe' is de startdag van de taak toegevoegd aan de taakselectie, zodat van iedere taak inzichtelijk is wat de startdag van die taak zal zijn.


2.7.1 TaakMoment en Mergefield

Zoals in het laatste screenshot te zien is, bestaat ook het veld TaakMoment. Er zijn 4 taakmomenten:


TaakMoment = Trigger

Dit is de standaard. Dus de taak wordt toegevoegd op het moment van de trigger. Voordat dit veld is toegevoegd aan het beheerscherm, hadden alle acties standaard de trigger als taakmoment.

Extra info:
Als er -10 is ingevuld als startmoment van de taak (startdag taak gerekend vanaf de gekozen relatieve datum), dan wordt de startdatum 10 dagen terug gezet. Als er 0 is ingevuld als startdatum van de taak dan wordt deze precies op het moment van de trigger gezet en als er bijvoorbeeld '14' wordt ingevuld als startdatum van de taak, dan start de taak 2 weken na de trigger. 


Zie onderstaand voorbeeld:



TaakMoment = DatumUitMergeField

Als je (bijvoorbeeld) een scherm hebt achter een taak en je vult daar in een dataveld een datum in, dan kun je die datum gebruiken als moment om te triggeren. Dus stel je hebt een veld in een scherm: ''VerwachteHersteldatum' dan kun je de actie laten plaatsvinden op die specifieke datum. Dan voeg je dus een nieuwe taak toe aan een traject, op de datum die is ingevuld in dat veld. Alle Mergefields die te gebruiken zijn voor het inrichten van documentsjablonen, kunnen ook gebruikt worden om taken op te triggeren. 


Tip: Deze mergefields kunnen dus ook gebruikt worden wanneer velden in de Beschikkingenregistratie gebruikt worden, zoals bijv. het invullen van de LGU Einddatum. 


Let op: Als je een formulierveld gebruikt, dan dient txt voor de formulierveldnaam geplaatst te worden.


Taakmoment = Traject

Bij deze optie wordt de taak toegevoegd relatief aan de startdatum van het traject. Dus als bij de taak +20 wordt ingevuld, dan komt de taak in het dossier op dag 20 van het traject. 


Taakmoment = Duur trajectverlopen 

Deze trigger houdt rekening met samengesteld verzuim.

Er wordt bij Triggers voor de triggeracties ‘Voeg een nieuwe taak toe aan het traject’ en ‘Voeg nieuwe taak toe aan een ander traject van Soort X’ - naast de bestaande taakmomenten (Traject, mergefield, en trigger) - een vierde optie aangeboden genaamd ‘Duur trajectverlopen’. Wanneer deze optie wordt gebruikt, wordt de taak gestart relatief aan de startdatum van het traject, maar worden de dagen buiten trajectverlopen uitgesloten. Op deze manier zal de taak altijd binnen een trajectverloop toegevoegd worden.



2.7.2. LopendeTakenVervallen

Als dit wordt aangevinkt dan kun je alle lopende taken van datzelfde type in het traject laten vervallen. Dus als je met een trigger de taak 'Stel plan van aanpak op' wil toevoegen en die taak komt al eerder voor in het traject, dan kun je er met dit vinkje voor zorgen dat de oude taak op vervallen wordt gezet.



2.8 Sub-processen binnen trigger beheer

Vanaf 2023 is het mogelijk om binnen 1 trigger meerdere combinaties van voorwaarden en acties (sub-processen) op te nemen. Bestaande triggers blijven natuurlijk gewoon werken, maar kunnen, indien gewenst, uitgebreid of gecombineerd worden om het totaal aantal triggers te reduceren en het overzicht te vereenvoudigen.


In onderstaand schermprint staat ter illustratie van deze nieuwe mogelijkheden een voorbeeld uitgewerkt. 

Allereerst worden de voorwaarden gecontroleerd of de werknemer ziek genoeg is. Wanneer aan deze voorwaardes voldaan wordt, zullen er drie acties uitgevoerd worden; een voor een traject en twee om een taak te starten. Daarnaast vindt binnen de tweede set van voorwaarden en acties een controle plaats of de medewerker ouder dan 60 is, wat leidt tot het aanmaken tot een oproepverzoek.




Bij het toevoegen van een nieuwe set (sub-proces), door op de knop ‘Sub-proces toevoegen’ te klikken, verandert het panel van de triggervoorwaarden en acties meteen naar het nieuwe sub-proces. Dit panel zal bij aanvang leeg zijn en vervolgens kunnen de voorwaarden en acties worden ingericht. Via het ‘Procesboom trigger’ panel kan tussen de aangemaakt sets (sub-processen) genavigeerd worden.



Bij een sub-proces is niet alleen in te richten wat er moet gebeuren wanneer aan de voorwaardes voldaan wordt, maar het is ook mogelijk om acties uit te voeren wanneer er niet aan een van de voorwaardes voldaan wordt. In de procesboom zal dit ook gevisualiseerd worden. Hierdoor kan als voorbeeld ingericht worden of iemand een frequente verzuimer is en dat hierop getriggerd wordt. Als iemand meer dan 10x verzuimend is afgelopen jaar, start traject X. Anders, controleer of iemand 5x verzuimend is, start traject Y. Anders, indien het de eerste melding is afgelopen jaar, start traject Z.





Stap 3: Opslaan

De knop 'opslaan' vind je bovenaan de pagina van de ingerichte trigger. 




Stap 4: Beheer

Met de komst van taakgebeurtenissen worden automatisch triggers gegenereerd. Op het moment dat je een bepaalde taakgebeurtenis aan een andere trigger wil gaan koppelen, betekent dit ook dat de ‘eigen’ automatisch gegenereerde trigger niet meer nodig is en automatisch verwijderd wordt. Door deze ontwikkeling was het een kleine stap om het verwijderen van triggers ook beheerbaar te maken. Dat betekent dat triggers die niet meer gebruikt worden of onnodig zijn aangemaakt, verwijderd kunnen worden door de beheerder. 


Wat is er dus gewijzigd? Er is een knop ‘verwijderen’ toegevoegd op triggers die verwijderd mogen worden. Alle triggers kunnen verwijderd worden, behalve niet-beheerbare triggers en taakgebeurtenis triggers.


Bij sommige trigger gebeurtenissen is het niet altijd van tevoren duidelijk of er een link gemaakt kan worden naar andere gegevens uit de applicatie, waardoor niet alle voorwaarden altijd te gebruiken zijn. Bijvoorbeeld wanneer een afspraak wordt toegevoegd, is deze niet altijd aan een werknemer of traject gekoppeld, waardoor je wel in triggerbeheer voorwaarden kunt selecteren die bijvoorbeeld over het gekoppelde traject gaan, maar in de praktijk niet altijd gebruikt kunnen worden. Om dit duidelijker te maken is in het trigger beheer een waarschuwing toegevoegd bij het toevoegen van een voorwaarde bij de gebeurtenissen waar dit potentieel van toepassing is.



Er zijn ook extra voorwaarden toegevoegd die hierop kunnen checken, waarbij dossierobject geld voor zowel dossierobjecten van werkgevers en afdelingen als werknemers. 


Additioneel is het dan mogelijk om door middel van de sub processen een andere afhandeling te hebben voor wanneer er wel of geen traject is bijvoorbeeld.