INHOUDSOPGAVE
Naast bestanden veilig delen in een dialoog (zie deze artikelen), is het ook mogelijk om een document te delen via 'veilig delen. Veilig Delen is een aanvullende optie en kan ook worden gebruikt als alternatief, wanneer dit beter aansluit op jullie proces.
Waarom veilig delen als functionaliteit?
Binnen Xpert Suite worden tijdens begeleidingsprocessen veel documenten aangemaakt, zoals een probleemanalyse of plan van aanpak. Deze documenten moeten vaak worden gedeeld met medewerkers, leidinggevenden of andere betrokkenen. Niet iedereen heeft echter toegang tot Xpert Suite en een account is ook niet altijd wenselijk. Hiermee kun je documenten eenvoudig en veilig delen met personen die geen toegang hebben tot Xpert Suite.
Hiermee kun je één of meerdere contactpersonen selecteren en hen een beveiligde link sturen die na 30 dagen automatisch vervalt. De ontvangers kunnen via deze link (na 2-Factor authenticatie via SMS) het document veilig inzien en downloaden.
Alle documenten binnen Xpert Suite kunnen via deze methode veilig worden gedeeld.
Autorisatie
Wil je bepalen wie binnen je organisatie documenten veilig mag delen, dan kan dit via de gebruikersautorisatie: Documenten > Beheer feature autorisaties voor Documenten > Downloaden en mailen van bestanden. Deze is in te stellen op rol-, groeps- of gebruikersniveau en wordt nu al gebruikt voor het delen van documenten via email.
Het is ook mogelijk om te zien met wie een document is gedeeld en op welk moment dit is gebeurd. Hiervoor moet de gebruiker beschikken over autorisaties op zowel het dossier als het document.