Rapportages – uitleg over filters en kengetallen

In dit artikel lees je hoe de filters binnen rapportages werken en hoe belangrijke kengetallen worden berekend. Ook wordt uitgelegd waarom bepaalde uitkomsten soms afwijken of lastig te herleiden zijn.

Binnen een rapportage begin je met het filter organisatieonderdeel. Hiermee bepaal je op welk niveau je wilt rapporteren, zoals een werkgever of een afdeling. Dit is de basis van je selectie.

Daarna kun je deze selectie verder verfijnen. Dat kan via detailleer keuze of via het filter kies eenheden. Met dit laatste filter kies je specifieke onderdelen die onder het gekozen organisatieonderdeel vallen. Je kunt hier meerdere eenheden selecteren, zodat je rapportage alleen die onderdelen bevat.

Je kunt het zo zien: het organisatieonderdeel bepaalt de hoofdlijn, en de eenheden zorgen voor de verdere afbakening daarbinnen.

Het kan gebeuren dat je in de lijst met eenheden namen ziet die niet herkenbaar zijn, zoals “Onbekend (xxx)”. Deze komen voort uit de organisatiestructuur in het systeem. Meestal betekent dit dat er wel gegevens aanwezig zijn, maar dat deze niet volledig of niet correct zijn ingericht. Dit kan bijvoorbeeld komen door oude data of een onvolledige koppeling.

De optie eigen medewerkers omvat alle medewerkers die onder het gekozen organisatieonderdeel vallen. Kies je daarentegen een specifieke afdeling of entiteit, dan zie je alleen de medewerkers die aan dat onderdeel gekoppeld zijn.

Welke opties je precies ziet en wat ze bevatten, hangt af van hoe de organisatiestructuur is ingericht.

Binnen sommige rapportages kun je een benchmark op sector gebruiken. Deze optie laat zien hoe jouw cijfers zich verhouden tot een bepaalde sector.

Het is goed om te weten dat je alleen sectoren kunt selecteren die gekoppeld zijn aan de organisaties in jouw selectie. Als je dus een organisatie hebt gekozen die geen sectorinformatie bevat, zal de keuzelijst leeg blijven.

Het verzuimpercentage wordt berekend door het gewogen aantal ziektedagen te delen door de totale omvang van de dienstverbanden (FTE) binnen het gekozen organisatieonderdeel. Hierdoor ontstaat een percentage dat het verzuim in verhouding tot de totale inzet weergeeft.

De gemiddelde verzuimduur wordt berekend volgens de CBS-definitie. Hierbij wordt alleen gekeken naar verzuimtrajecten die volledig zijn afgerond binnen de gekozen periode. Dat zijn trajecten die eindigen doordat een medewerker hersteld is gemeld of uit dienst gaat.

De duur wordt berekend op basis van kalenderdagen. Dat betekent dat alle dagen meetellen, inclusief weekenden en feestdagen.

Het kan voorkomen dat het aantal medewerkers of de FTE in de rapportage niet overeenkomt met wat je verwacht. Dit komt vaak doordat de dataset alleen medewerkers bevat die ooit verzuimd hebben. Hierdoor kan het totaal lager uitvallen dan je eigen administratie. In sommige rapportages is het mogelijk om zelf het aantal medewerkers in te voeren. Dat aangepaste aantal wordt dan gebruikt voor de berekening van het verzuimpercentage, zodat dit beter aansluit bij de werkelijkheid.

Het is niet altijd mogelijk om direct te zien welke medewerkers onder een bepaalde afdeling vallen. Veel rapportages tonen namelijk alleen samengevoegde gegevens en geen detailniveau per persoon. Als je dit inzicht nodig hebt, is het belangrijk om een rapportage te gebruiken waarin wel op medewerkerniveau wordt gerapporteerd, of om de inrichting van de organisatiestructuur te controleren.