TABLE OF CONTENTS
- XS Assistant
- Werken met XS Assistant
- Frequently Asked Questions
XS Assistant
Met de introductie van de XS Assistant voegen we een krachtige functionaliteit toe aan de Xpert Suite. Deze volledig geïntegreerde AI-toepassing is ontworpen om medewerkers effectief te ondersteunen bij het razendsnel en gericht ophalen, structureren en interpreteren van specifieke dossierinformatie. Doordat professionals niet meer zelf handmatig door uitgebreide dossiers hoeven te zoeken om de juiste feiten naar boven te halen, levert dit een aanzienlijke tijdsbesparing op. Strikte kaders zorgen er daarbij voor dat de opgehaalde informatie altijd veilig, consistent en betrouwbaar wordt gepresenteerd.
Indien er interesse is om te werken met de XS Assistant, neem dan contact op met de CSM. Voor het afnemen en activeren van deze nieuwe functionaliteit is een addendum als aanvulling op de bestaande overeenkomst noodzakelijk. Daarna kunnen er afspraken gemaakt worden om de eerste ingebruikname en eventuele evaluatie van prompts samen op te pakken.
Werken met XS Assistant
XS Assistant is voor geautoriseerde gebruikers beschikbaar bij het uitvoeren van een taak, spreekuur of bij het direct opstellen van een rapportage. Na het starten van de taak of het spreekuur opent XS Assistant automatisch als tabblad binnen het splitscreen aan de rechterkant van het scherm.
Hoe werken de vragen en antwoorden?
Zodra de XS Assistant is gestart, biedt deze een overzicht van relevante vragen die passen bij de context van het dossier of de specifieke taak die je op dat moment uitvoert.
De getoonde vragen zijn afhankelijk van de specifieke taak of het spreekuur. De functioneel beheerder stelt in welke vragen bij welke taken of spreekuren getoond worden (zie de sectie Beheren van XS Assistant voor de mogelijkheden).
Door te klikken op een van de getoonde vragen, beantwoordt XS Assistant de betreffende vraag op basis van de informatie die binnen het dossier beschikbaar is. Je ziet kort drie puntjes (…) terwijl het antwoord wordt gegenereerd. XS Assistant geeft een tekstueel antwoord op basis van de dossierinhoud. Nadat een antwoord is gegeven, kun je naar beneden scrollen om opnieuw de lijst met vragen te zien. Je kunt direct een volgende vraag aanklikken om een nieuw antwoord te genereren.
Het antwoord ordent en vergelijkt de informatie die in het dossier staat, en benoemt wat daarin ontbreekt. Het oordeel en het besluit blijven bij de professional zelf. Raakt een vraag aan het medisch domein, dan verwijst het antwoord naar de bedrijfsarts.
Voordelen van werken met XS Assistant
Controle over de AI
Je hebt volledige regie over de XS Assistant. Je stelt je vragen (informatiebehoefte) zo in, dat de XS Assistant alleen werkt binnen de gewenste context, in het juiste format antwoordt en binnen de aangeboden data blijft.
Fijnmazig rechtenbeheer
De rechtenstructuur is opgedeeld in vier specifieke autorisaties. Hierdoor kun je de technische inrichting (het bouwen van vragen en bronnen) en het beheer van het proces (de zichtbaarheid) beleggen bij de juiste functionele rollen binnen de organisatie.
Relevante zichtbaarheid
De XS Assistant houdt het scherm overzichtelijk. Vragen kunnen specifiek gekoppeld worden aan het moment in de workflow waar ze relevant zijn, zoals een Taak of een Spreekuurscherm. Is een vraag aan geen enkele context gekoppeld, dan wordt deze standaard als algemene vraag overal zichtbaar.
Procesversnelling
Eindgebruikers hebben veel sneller de juiste feiten uit het dossier paraat door op een voorgedefinieerde vraag (informatiebehoefte) te klikken, wat de focus op de inhoudelijke casusbehandeling vergroot.
Standaard vragenset
Deze set prompts wordt standaard meegeleverd met de XS Assistant en vormt de functionele kern. De gebruikersvraag staat in de bewoording van de professional; het primaire moment bepaalt waar de prompt in Xpert Suite wordt aangeboden. De set volgt de stappen van de Wet verbetering poortwachter en is ingedeeld naar de professional die de vraag stelt.
De code in beheer is de verwijzing waaronder de prompt in het promptbeheer terug te vinden is. Gebruik die code bij vragen aan de applicatiebeheerder of aan de Xpertdesk.
Vragen voor de taakgedelegeerd professional
Vraagstelling | Toelichting | Code in Beheer |
Wat moet ik weten voor het eerste gesprek met betrokkene? | Bereidt het eerste gesprek voor met bekende feiten, ontbrekende informatie en gesprekspunten. | WVP-TGP-002 |
Wat heeft de bedrijfsarts nodig voor het spreekuur van betrokkene? | Zet de relevante dossierinformatie en vragen voor het spreekuur overzichtelijk klaar. | WVP-TGP-003 |
Welke feiten heeft de bedrijfsarts nodig voor de probleemanalyse? | Verzamelt de relevante feiten voor voorbereiding van de Probleemanalyse. | WVP-TGP-009 |
Is het advies van de bedrijfsarts omgezet in concrete acties? | Controleert of het advies daadwerkelijk is vertaald naar afspraken en uitvoering. | WVP-TGP-004 |
Verloopt de werkhervatting aantoonbaar volgens het geldende advies en de vastgelegde afspraken? | Vergelijkt de afgesproken werkhervatting met wat daadwerkelijk wordt uitgevoerd. | WVP-TGP-008 |
Wat is er veranderd sinds mijn vorige contact met betrokkene? | Zet veranderingen in werkhervatting, afspraken, acties en knelpunten sinds het vorige contact op een rij. | WVP-TGP-034 |
Is het tijd om een arbeidsdeskundige te betrekken? | Signaleert of er voldoende aanleiding is om arbeidsdeskundige beoordeling te bespreken. | WVP-TGP-011 |
Is er voldoende onderbouwing om het tweede spoor te bespreken? | Controleert of de beschikbare dossierinformatie aanleiding geeft om het tweede spoor te bespreken. | WVP-TGP-012 |
Zijn alle noodzakelijke dossierstukken aanwezig en bruikbaar? | Controleert welke relevante WvP-documenten aanwezig, bruikbaar of nog te controleren zijn. | WVP-TGP-006 |
Is het dossier compleet voor het einde van de wachttijd? | Controleert de voorbereiding richting RIV en WIA aan het einde van de wachttijd. | WVP-TGP-013 |
Vragen voor de bedrijfsarts
Vraagstelling | Toelichting | Code in Beheer |
Wat moet ik weten voordat ik dit spreekuur in ga? | Geeft de bedrijfsarts een compacte voorbereiding op het consult. | WVP-BA-001 |
Wat heeft de bedrijfsarts nodig voor het consult bij dit conflict? | Bereidt het consult voor wanneer er aanwijzingen zijn voor een mogelijke conflictsituatie. | WVP-STECR-007 |
Wat heeft de bedrijfsarts nodig voor het consult bij psychische klachten? | Ordent relevante informatie over functioneren, werkfactoren en herstel voor het consult. | WVP-STECR-023 |
Is er een verband tussen deze klachten en het werk? | Ondersteunt de bedrijfsarts bij het onderzoeken van mogelijke relaties tussen gezondheid, functioneren en werk. | WVP-BA-008 |
Vragen voor de leidinggevende of casemanager bij de werkgever
Deze vragen werken uitsluitend met functionele en procesinformatie, zodat de leidinggevende het gesprek kan voorbereiden zonder medische vragen te stellen.
Vraagstelling | Toelichting | Code in Beheer |
Is deze ziekmelding goed geregistreerd en welke route volgt nu? | Controleert de start van het verzuimdossier en maakt duidelijk wat de eerstvolgende processtap is. | WVP-WG-001 |
Wat moeten werkgever en werknemer nu als eerste doen? | Geeft overzicht van de eerstvolgende acties en verantwoordelijkheden. | WVP-WG-005 |
Hoe bereid ik het werkhervattingsgesprek voor? | Helpt de leidinggevende het gesprek over werkhervatting voor te bereiden zonder medische vragen te stellen. | WVP-WG-007 |
Wat heeft de bedrijfsarts vanuit het werk nodig? | Verzamelt relevante informatie over functie, werkzaamheden, werkhervatting en knelpunten. | WVP-WG-008 |
Wat betekent dit bedrijfsartsadvies concreet voor het werk? | Vertaalt het vrijgegeven advies naar praktische afspraken over werk, uren, taken en voorwaarden. | WVP-WG-009 |
Komt het geldende advies terug in de uitvoering? | Controleert of de feitelijke uitvoering aansluit bij het geldende bedrijfsartsadvies. | WVP-WG-010 |
Aanvullende vragen
Naast de standaard vragenset komt een tweede reeks vragen beschikbaar die het dossier doorlopend ondersteunen. Deze vragen zijn bruikbaar op elk moment in het traject.
Vraagstelling | Toelichting | Bedoeld voor |
In welke fase bevindt zich dit dossier? | Bepaalt de procesfase en het eerstvolgende procesmoment. | Taakgedelegeerde |
Welk bedrijfsartsadvies gold er in welke periode? | Zet de opeenvolgende adviezen met hun geldigheidsperiode op een rij. | Taakgedelegeerde |
Wat staat er in het meest recente plan van aanpak? | Vat de afspraken, doelen en evaluatiemomenten uit het plan van aanpak samen. | Taakgedelegeerde |
Wat zijn de laatst uitgevoerde activiteiten binnen het traject? | Toont de recent uitgevoerde activiteiten in het dossier. | Taakgedelegeerde |
Welke recente contactmomenten en spreekuren zijn uitgevoerd en welke staan gepland? | Geeft de contacttijdlijn van uitgevoerde en geplande momenten. | Taakgedelegeerde |
Welke interventieroute is in dit dossier al ingezet en welke vervolg vraagt professionele afweging? | Zet de ingezette interventies op een rij en benoemt de openstaande afweging. | Taakgedelegeerde |
Is deze interventie correct geadviseerd, geautoriseerd, uitgevoerd en gedeclareerd? | Controleert de keten rond een ingezette interventie. | Taakgedelegeerde |
Welke procesrisico's lopen we in dit dossier? | Benoemt risico's in termijnen, onderbouwing en uitvoering. | Taakgedelegeerde |
Welke controle ligt nu het meest voor de hand? | Wijst de eerstvolgende zinvolle controle op de dossierkwaliteit aan. | Taakgedelegeerde |
RIV documenten inventariseren en bestandsnamen voorstellen | Inventariseert de RIV-stukken en stelt passende bestandsnamen voor. | Taakgedelegeerde / dossierbeheer |
Welke STECR-gerelateerde thema's vragen mogelijk nadere professionele beoordeling? | Signaleert thema's uit de STECR-werkwijzers voor beoordeling door de bedrijfsarts. | Taakgedelegeerde en bedrijfsarts |
Zijn er vroege signalen van burn-out of juist van bevlogenheid? | Signaleert vroege aanwijzingen rond bevlogenheid en burn-out. | Taakgedelegeerde en bedrijfsarts |
Werk en mantelzorg - signalering | Signaleert zorgtaken naast het werk die het herstel beïnvloeden. | Taakgedelegeerde en bedrijfsarts |
Wat waren de initiële intakegegevens en wat is de actuele verzuimstatus? | Zet de gegevens van de ziekmelding naast de huidige stand van het verzuim. | Leidinggevende / casemanager bij werkgever |
Welke werkgeverinformatie ontbreekt nog voor de komende mijlpaal? | Benoemt welke informatie vanuit het werk nog nodig is voor het eerstvolgende procesmoment. | Leidinggevende / casemanager bij werkgever |
Frequently Asked Questions
1. Wat als er geen vragen zichtbaar zijn?
Het kan voorkomen dat het scherm van de XS Assistant leeg blijft en er geen vragen zichtbaar zijn. De oorzaak hiervan is dat er voor het betreffende spreekuurscherm of de specifieke taak geen vragen zijn geconfigureerd in het beheer. Daarnaast zijn er op dat moment ook geen algemene vragen beschikbaar die standaard aan alle taken of spreekuurschermen gekoppeld zijn.
2. Het antwoord is onvolledig of onjuist
Geeft de XS Assistant wel een antwoord, maar is dit onvolledig of niet wat je verwachtte? Dan kan dit de volgende oorzaken hebben:
- Er is aan de betreffende vraag te weinig brondata uit het dossier gekoppeld om een volledig antwoord te kunnen genereren.
- De achterliggende instructie die de XS assistant aanstuurt, is niet specifiek genoeg voor de gewenste uitkomst.
Wat te doen?
In beide bovenstaande gevallen kun je contact opnemen met je applicatiebeheerder. Deze kan zowel de bronnen als de vraagstelling aanpassen om de antwoorden te verbeteren.
Deze eerste uitlevering is een startset. We horen daarom graag hoe de vragen in de praktijk uitpakken: welke antwoorden bruikbaar zijn in het dossier, welke vraag je mist op een bepaald moment en welke formulering beter aansluit bij jullie werkwijze. Meld dit via je applicatiebeheerder of je Customer Success Manager; die ervaringen nemen we mee in de volgende uitlevering.
3. Wat is het verschil tussen de standaard vragenset en eigen vragen?
De standaard vragenset wordt door Otherside at Work meegeleverd en onderhouden. Daarnaast kan de functioneel beheerder eigen vragen toevoegen en koppelen aan taken en spreekuren. Voor het opstellen van eigen vragen organiseren we workshops; de instructies voor de inrichting staan in het Xpert Support Center.
4. Zijn er randvoorwaarden waar je rekening mee moet houden?
Om gebruik te maken van XS Assistant is het tekenen van een addendum vereist. Neem contact op met je Customer Success Manager voor het activeren van XS Assistant binnen jouw organisatie.
Voordat de vragen gebruikt kunnen worden, zijn nog enkele inrichtingsstappen nodig:
- De juiste gebruikersautorisaties moeten worden toegekend.
- De vragen moeten worden gekoppeld aan de juiste taken, spreekuren of andere relevante procesmomenten.
- Daarna kunnen de vragen worden gepubliceerd.