6. Zijn er vooraf geformuleerde vragen voor gebruikers die met het eigen-regiemodel werken?

Ja, hiervoor kunnen specifieke vraagsets worden ingericht. Het eigen-regiemodel kent wel een andere rolverdeling dan volledige uitbesteding: de werkgever voert de regie, terwijl medische beoordeling en anamnese bij de bevoegde professional blijven. De vragen moeten daarom aansluiten op het procesmoment, de gebruikersrol en de bijbehorende bevoegdheden.

Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning bij de voorbereiding van gesprekken, voortgang, acties en naleving van de Wet verbetering poortwachter, zonder dat de werkgever medische duiding uitvoert.

7. Werkt de assistent alleen met standaard UWV-documenten, of ook met informatie uit eigen formulieren?

Ook eigen formulieren kunnen als bron dienen, mits de inhoud technisch leesbaar is en de relevante velden betekenisvol zijn gemapt. Alleen een bestandsnaam of documentcategorie is onvoldoende voor een inhoudelijk antwoord.

Voor betrouwbaar gebruik moet vooraf worden vastgesteld welke velden beschikbaar zijn, wat deze betekenen, welke versie leidend is en welke gegevens de gebruiker mag verwerken. Het is verstandig dit eerst met een kleine, representatieve testset te valideren voordat de formulieren breder worden ingezet.

8. Kan AI worden gebruikt in de WGA/WIA-tool om dossiers samen te vatten en advies te verzamelen?

AI kan ondersteunen bij het ordenen en samenvatten van informatie, het opstellen van tijdlijnen, het signaleren van ontbrekende informatie en het formuleren van aandachtspunten voor een deskundige. Dat kan ook binnen een WGA/WIA-proces, mits de benodigde bronnen gecontroleerd beschikbaar zijn vanuit het aanwezige bronmateriaal binnen Xpert Suite.

De assistent neemt geen formele verzekeringsgeneeskundige, arbeidsdeskundige of juridische beslissing over. Adviezen en aandachtspunten moeten herleidbaar zijn tot de gebruikte bronnen, onzekerheden moeten zichtbaar blijven en de uitkomst moet door een bevoegde professional worden beoordeeld.

Of deze specifieke koppeling al productief beschikbaar is, vraagt bevestiging vanuit productbeheer of de product-roadmap.

9. Mag je verzuimhistorie gebruiken? Geldt niet een bewaartermijn van maximaal twee jaar?

Een bewaartermijn en het toegestane gebruik van gegevens zijn twee verschillende zaken. Administratieve verzuimgegevens worden doorgaans niet langer bewaard dan noodzakelijk. Een bewaartermijn zegt echter niet dat alle gegevens gedurende die volledige periode voor ieder doel mogen worden gebruikt.

Doelbinding, noodzakelijkheid, minimale gegevensverwerking en rolbevoegdheid blijven van toepassing. Een werkgever mag slechts beperkt medische informatie verwerken; medische details horen in beginsel bij de bedrijfsarts of arbodienst.

De concrete inrichting, toepasselijke bewaartermijnen en gebruiksdoelen moeten worden afgestemd met de verantwoordelijken voor privacy en juridische zaken.

10. In hoeverre kan de assistent ingeladen pdf-rapportages van de arbodienst als bron gebruiken?

Een tekstuele pdf kan inhoudelijk worden verwerkt. Bij een gescand document is eerst betrouwbare tekstherkenning nodig. De assistent kan passages samenvatten en informatie met bronverwijzingen uit het document halen, zolang toegang, doel en gevoeligheid dit toestaan.

De kwaliteit hangt mede af van de leesbaarheid, documentstructuur en volledigheid. Tabellen, handtekeningen, slecht gescande pagina’s en tegenstrijdige documentversies vragen extra controle. Medische rapportages mogen uitsluitend binnen de juiste professionele en technische toegangsgrenzen worden gebruikt.

11. Kan AI helpen bij het vooraf invullen van WvP-documenten?

Ja, AI kan een concept voorbereiden op basis van bekende dossierfeiten en eerder vastgelegde afspraken. Het systeem moet daarbij duidelijk onderscheid maken tussen informatie die rechtstreeks uit een bron komt, voorgestelde tekst en informatie die nog door de gebruiker moet worden aangevuld of bevestigd.

Automatisch invullen van de betreffende velden is op dit moment niet beschikbaar. Bovendien mag ondersteuning bij het opstellen van een document niet leiden tot het automatisch vaststellen van een situatie of formele beoordeling binnen het dossier.

De verantwoordelijke gebruiker controleert actualiteit, juistheid en passendheid voordat informatie wordt opgeslagen, gedeeld of ondertekend.

12. Kan de tool een deskundigenoordeel aanvragen of een WIA-beschikking toetsen zoals een UWV-wetstechnisch beoordelaar?

De assistent kan helpen bij de voorbereiding van een aanvraag, bijvoorbeeld door benodigde gegevens te ordenen, ontbrekende stukken te signaleren en een concepttoelichting op te stellen. Het daadwerkelijk indienen vereist een bevoegde gebruiker, menselijke controle en een ondersteunde koppeling met het betreffende proces.

Bij een WIA-beschikking kan AI argumenten, termijnen, gebruikte gegevens en mogelijke aandachtspunten structureren. De assistent vervangt geen formele wetstechnische beoordeling en stelt niet zelfstandig vast dat een beschikking juridisch juist of onjuist is. Een deskundige beoordeelt de uiteindelijke uitkomst.

13. Kijkt de assistent bij dossiercontrole naar de inhoud van documenten, of alleen naar naam en categorie?

Voor een inhoudelijke dossiercontrole moet de assistent toegang hebben tot de toegestane inhoud van de relevante documenten. Naam en categorie zijn metadata: nuttig voor selectie, maar onvoldoende om volledigheid, samenhang of inhoudelijke aandachtspunten te beoordelen.

Een goed antwoord maakt zichtbaar welke documenten en passages zijn gebruikt. Als uitsluitend metadata beschikbaar is, moet de assistent dat expliciet vermelden en geen inhoudelijke controle suggereren.

14. Kan de assistent het Plan van Aanpak al invullen, of geeft hij alleen informatie naast het scherm?

De assistent functioneert op dit moment naast het scherm en kan relevante informatie en conceptteksten aanbieden.

Het rechtstreeks vullen van velden vraagt aanvullende integratie, veldmapping, autorisatie, validatie en duidelijke gebruikersbevestiging. Deze functionaliteit is op dit moment niet beschikbaar.

15. Wanneer kan de AI Assistant worden gebruikt in het nieuwe dossier?

XS Assistant is beschikbaar voor gebruik in het nieuwe dossier.

16. Is de assistent altijd aan één dossier gekoppeld, of kan hij trends over afdelingen en organisatiedelen rapporteren?

Een dossierassistent en een organisatiebrede analyse zijn twee verschillende toepassingen. Dossiergebonden gebruik werkt met informatie uit één casus. Trendanalyse over meerdere dossiers vraagt om een afzonderlijke, geautoriseerde rapportagevoorziening met een passend datamodel en een duidelijk omschreven doel.

Deze functionaliteit is op dit moment nog niet ontwikkeld, maar wordt gezien als een relevante mogelijke ontwikkeling.

Voor organisatierapportages heeft het gebruik van geaggregeerde of waar passend gepseudonimiseerde informatie de voorkeur. Daarbij moet worden voorkomen dat gebruikers via kleine groepen of gerichte vragen medische informatie over individuele medewerkers kunnen herleiden. Roltoegang, minimumgroottes en privacycontroles zijn hierbij essentieel.

17. Zit de veiligheidsvangrail in de systeeminstructie of staat die apart?

Een robuuste inrichting bestaat uit meerdere lagen. Een systeeminstructie stuurt het gedrag van de assistent, maar is niet voldoende als enige beveiligingsmaatregel.

Vangrails moeten ook terugkomen in onder meer autorisaties, bronselectie, gegevensminimalisatie, technische controles, uitvoerregels, logging en menselijke beoordeling. Daarmee blijft een veiligheidsgrens bestaan wanneer één afzonderlijke instructie niet voldoende blijkt.

De prompt is dus één laag binnen een bredere governance- en beveiligingsarchitectuur. De vangrails zijn zowel verwerkt in de ontwikkelde instructies voor de assistent als in de bredere inrichting van Xpert Suite.

18. Welk AI-model wordt gebruikt, hoe worden updates beheerst en kunnen gebruikers zelf een model kiezen?

Updates van AI-modellen en de toepassing daarvan horen via versiebeheer en een gecontroleerd releaseproces te verlopen. Daarbij kan worden gewerkt met vaste testsets, vergelijking met een baseline, controles op veiligheid en antwoordkwaliteit, gefaseerde vrijgave en mogelijkheden om wijzigingen terug te draaien. Zo kan prestatievariatie worden gesignaleerd voordat een wijziging breed wordt ingevoerd.

Voor informatie over de gebruikte modellen en infrastructuur: zie ook vraag 19.

Welke modelversies concreet worden gebruikt, hoe modelupdates binnen XS Assistant worden doorgevoerd en of gebruikers zelf een model kunnen kiezen, moet vanuit productbeheer worden bevestigd.

19. Van welke modellen maken jullie gebruik en hoe zijn data en opslag georganiseerd?

Volgens de aangeleverde productinformatie wordt gebruikgemaakt van het Azure-platform en ChatGPT, met datacenters in Europa. Nadere afspraken over gegevensverwerking en opslag zijn toegelicht in het betreffende addendum.

Voor externe communicatie is het raadzaam de exacte modelnamen, leveranciersrollen, regio’s, opslagvoorwaarden en eventuele subverwerkers te baseren op de actuele contractuele en technische documentatie.