INHOUDSOPGAVE


Gebruikshandleiding WeSeeDo (Webconsult) in Xpert Suite


Doel

Met WeSeeDo (of Webcamconsult) kunnen spreekuren op afstand worden uitgevoerd via Xpert Suite.
Deze handleiding is opgesplitst in:

  • Beheerder: Stappenplan voor inrichting - Deel 1
  • Eindgebruiker: Gebruik van webconsult - Deel 2

DEEL 1 – Voor beheerders (Inrichting)

Dit deel beschrijft alle stappen die nodig zijn om webconsult volledig in te richten.

Overzicht van stappen

  1. Plugin activeren
  2. Planners autoriseren
  3. Uitvoerders activeren
  4. Spreekuursoorten instellen
  5. E-mailsjabloon configureren

1. Plugin activeren

  • Zorg dat de WeSeeDo- of Webcamconsult-plugin is ingeschakeld; 
  • Dit wordt uitgevoerd door Otherside at Work en kan worden aangevraagd als ticket richting support.

2. Planners autoriseren

Planners zijn gebruikers die webconsult-afspraken mogen inplannen bij andere professionals en gebruikers.

Stappen

  1. Ga naar: Beheer > Gebruikersbeheer of rollen beheer > Kies de gebruikers of rol die moeten plannen> Autorisaties > Blok autorisaties voor Agenda
  2. Open: beheer feature autorisaties voor Agenda
  3. Activeer: Plannen van Webconsult afspraken


Alleen superbeheerders kunnen deze autorisatie toekennen.


3. Uitvoerders beheren

Uitvoerders zijn gebruikers die webconsulten uitvoeren.


3.1 Belangrijke controles vooraf

Controleer vóór activatie:

  • Voorletters (initialen) zijn ingevuld; Dit is verplicht voor de API van WeSeeDo


Een emailadres moet uniek zijn binnen Webcamconsult en WeSeeDo. 


Probleem: Het aanzetten mislukt indien hetzelfde emailadres al in gebruik is in de applicatie.     


Oplossing: verander het emailadres bij de gebruiker in een ander uniek mailadres en zet opnieuw aan. Dit kan ook door een 'alias' toe te voegen aan het huidige mailadres van de gebruiker. 


Voorbeeld:

test+OaW@xs.nl. Alias is hier +OaW. Gebruik hier bijvoorbeeld de klantnaam voor, om duidelijk te krijgen om welke XS omgeving het gaat.Let op! Als het alias mailadres ook als dataveld in een document / mail wordt gebruikt, dan wijzigt het mailadres hier dus ook.


3.2 Uitvoerders activeren

Stappen

  1. Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer
  2. Open de gebruiker
  3. Zet het schuifje Webconsult op aan


Na activatie:

  • Wordt de gebruiker aangemeld bij WeSeeDo/Webcamconsult
  • Wordt er een SSO-oplossing gerealiseerd tussen deze Xpert Suite gebruiker en die Webcamconsult- of WeSeeDo voor het gebruik.

Dit proces kan enkele momenten duren.

Uitvoerders deactiveren

Stappen

  1. Ga naar Gebruikersbeheer
  2. Zet het schuifje Webconsult op uit

Belangrijk bij verwijderen van gebruikers

  • Zet eerst het schuifje uit
  • Verwijder daarna pas het XS-account

Als dit niet gebeurt, blijft het WeSeeDo-account bestaan en blijft deze terugkomen op facturen.

4. Spreekuursoorten instellen

Hier bepaal je welke afspraken via webconsult worden uitgevoerd.

Stappen

  1. Ga naar Spreekuursoortbeheer
  2. Open het gewenste spreekuur
  3. Activeer: Afspraak standaard via Webcamconsult

Resultaat

  • Afspraken worden standaard als webconsult ingepland
  • Bij het plannen kan hiervan afgeweken worden

5. E-mailsjabloon/berichtsjabloon  instellen

Bij een webconsult ontvangt de cliënt automatisch een link.

5.1 Stappen

  1. Maak een berichtsjabloon aan
  2. Voeg de gewenste tekst voor de uitnodiging toe.
  3. Het volgende dataveld moet er in staan anders werkt de uitnodig niet:
[ContactdetailsAfspraakOpAfstand]

5.2. Herinnering email:

Bij spreekuren kun je ook herinneringen instellen met een sjabloon.

Als je een herinnering instelt voor een webconsult gesprek, vergeet niet de stappen uit 5.1 goed te doorlopen.


Werking van verzending

  • De e-mail wordt automatisch verzonden bij het plannen
  • Eerst naar privé e-mailadres
  • Indien niet beschikbaar: werk e-mailadres

Samenvatting voor beheerders

Na inrichting:

  • Planners kunnen afspraken plannen
  • Uitvoerders kunnen afspraken uitvoeren
  • Cliënten ontvangen automatisch een link

DEEL 2 – Voor eindgebruikers (planners & uitvoerders)

Dit deel beschrijft hoe je webconsult daadwerkelijk gebruikt.

1. Inplannen van een webconsult (planner)

Stappen

  1. Maak een nieuwe afspraak in de agenda
  2. Kies een spreekuursoort met webconsult
    (of zet dit handmatig aan indien nodig)
  3. Plan de afspraak

Resultaat

  • De afspraak wordt als webconsult ingesteld
  • De cliënt ontvangt automatisch een e-mail met link

2. Uitvoeren van een webconsult (uitvoerder)

Stappen

  1. Open de afspraak in de agenda
  2. Gebruik de link om het webconsult te starten
  3. Start het gesprek in WeSeeDo

3. Tijdens het gesprek

Tijdens het webconsult kun je:

  • Wisselen van camera
  • Wisselen van microfoon

Dit kan zonder het gesprek te onderbreken gedaan worden.

4. Belangrijke aandachtspunten voor gebruikers

  • Zorg dat camera en microfoon correct werken
  • Gebruik de juiste afspraak
  • De cliënt gebruikt de link uit de e-mail;