INHOUDSOPGAVE
Voor de implementatie hanteren we de onderstaande projectfasering, waarbij de genoemde weken ter indicatie zijn. Tijdens de kennismaking bespreken we samen het voor jullie op maat gemaakte voorstel van Otherside at Work.
1. Initiation Stage
1.1 Kick-off (en voorbereiding)
De eerste fase start met een kennismaking en verdere afstemming tussen de projectmanagers. Er wordt een projectplan opgesteld waarin de projectdefinitie, projectaanpak en projectbeheersing staat. Daarnaast omschrijft de Projectplanning welke projectonderdelen wanneer afgerond moeten zijn.
Wanneer er koppelingen met Xpert Suite moeten worden aangelegd, organiseren we een aparte kick-off hiervoor. We vragen jullie een overzicht op te stellen van alle koppelingen en contactpersonen waarmee gecommuniceerd moet worden voor de aanleg. Tijdens de kick-off voor de koppelingen bespreken we in hoofdlijnen de stappen die we moeten doorlopen tijdens het project en de planning daarvan.
Tot slot is er een aparte kick-off sessie voor de datamigratie. Bij de datamigratie wordt er gezorgd dat de bestaande data in het oude verzuimsysteem bij de ingebruikname van Xpert Suite in Xpert Suite geladen is. Op deze manier beschikken jullie na livegang van Xpert Suite over de organisatiestructuur (opbouw van werkgevers en/of bedrijfsonderdelen, (sub)afdelingen), de werknemer gegevens en de verzuimgegevens (historie en dossierinhoud).
In de aparte kick-off sessie voor datamigratie bespreekt de consultant met jullie domeinexpert het stappenplan voor de datamigratie (de "migratiestrategie") en de rol van Otherside at Work en jullie rol. Het is belangrijk dat jullie tijdig een datadump opvragen van alle data die in Xpert Suite geladen moet worden en daarnaast bewaken dat alle gewenste data correct in de datadump wordt aangeleverd aan Otherside at Work. In de Projectplanning staan de data van een eventuele proefmigratie ("generale repetitie van datamigratie") en de definitieve datamigratie, zodat je de juiste data aan de leverancier kunt communiceren.
Wij vragen jullie ook om een trainingsplan en communicatieplan op te stellen in de beginfase van het project. In het trainingsplan staat wanneer en hoe training van beheerders en (eind)gebruikers plaats vindt. In het communicatieplan staat wanneer en hoe alle personen die de wijziging naar Xpert Suite raakt geïnformeerd worden. Zaken als de datum van overstap naar het nieuwe systeem, delen van hoofdlijnen van het project en informatie over Xpert Suite maakt vaak onderdeel uit van de communicatie.
Een overstap van softwaresysteem heeft uiteraard grote impact op de organisatie, dus betrek de (eind)gebruikers regelmatig tijdens het project, dan verloopt de overgang zo soepel mogelijk!
Na deze voorbereiding maakt jullie projectteam met Otherside at Work kennis tijdens een kick-off sessie. De projectmanagers presenteren gezamenlijk de samenvatting van het projectplan en de sprintplanning aan de projectgroep en bespreken samen de acties en verantwoordelijkheden van het project.
2. Production Stage
Het projectteam voert de opgestelde Projectplanning uit.
Tijdens de Uitvoering fase hebben de projectmanagers van beide partijen regelmatig contact met elkaar en het projectteam voor controle op voortgang, kwaliteit en budget. In de Projectplanning staat een helder overzicht van werkzaamheden, deadlines, deliverables en sign-off momenten. Eventuele wijzigingen ten opzichte van de eerder bepaalde projectaanpak pakken we samen op en besluiten en acties worden vastgelegd.
Bij wijzigingen op de projectaanpak bestaat er kans op uitloop op de doorlooptijd van het project, het projectbudget en/of de kwaliteit.
2.1 Inrichting
Allereerst wordt de inrichting van de werkprocessen en modules uitgevoerd. De consultant organiseert per werkproces/module een workshop van minimaal een halve dag met de door jullie aangewezen domeinexperts (de personen die de stakeholders representeren en bewaken dat het proces correct en compleet geïmplementeerd wordt). Tijdens de workshop wordt het gewenste werkproces in een takenmatrix en autorisatiematrix gevat. De takenmatrix omschrijft wanneer welke actie door welke gebruikersrol uitgevoerd moet worden. De autorisatiematrix beschrijft wat de verschillende gebruikersrollen in Xpert Suite zijn, wat ze kunnen zien en welke werkzaamheden ze mogen/moeten uitvoeren. Na de workshop richt de consultant het gewenste proces in, waarna een demonstratie van minimaal een halve dag volgt met domeinexperts. Er vindt afstemming plaats over het verwerken van de bevindingen, waarna het werkproces klaar is voor de testfase.
2.2 Proefmigratie
Tot slot kan in deze fase gewerkt worden aan de poef datamigratie, als dat onderdeel is van de afspraken. In een soort "generale repetitie" toetsen we samen of de data van het oude verzuimsysteem goed landt in Xpert Suite. De dataconsultant van Otherside at Work begeleidt dit onderdeel. Jullie zorgen dat er een datadump wordt aangeleverd bij de dataconsultant, vervolgens zal de consultant de dump in Xpert Suite laden en presenteert de uitkomsten aan jullie. Jullie valideren de data die geland is in Xpert Suite op volledigheid (is de dump goed verwerkt) en privacy & security (mag elke gebruikersgroep de juiste data zien). Daarna volgt een bevindingenoverleg waarna de blokkerende bevindingen voor livegang opgelost worden.
2.3 Koppeling(en)
Tijdens de Uitvoering fase kunnen één of meerdere koppelingen ofwel interfaces worden aangelegd. Deze koppelingen leggen verbinding tussen Xpert Suite en een ander softwaresysteem, bijvoorbeeld om Xpert Suite te voeden met werknemer- of verzuimgegevens. Wanneer een consultant van Otherside at Work de koppeling aanlegt zal de consultant een intake organiseren bij de start van deze fase waarin het stappenplan van de totstandkoming van de koppeling(en) (de "interfacestrategie") en de rol van Otherside at Work, jullie en eventuele andere leveranciers hierin besproken wordt. Vervolgens wordt dit stappenplan uitgevoerd.
Als jullie zelf één of meerdere koppelingen aanleggen, dienen jullie de intake en uitvoering van het stappenplan zelf op te pakken volgens de Projectplanning.
3. Acceptance Stage
Het projectteam voert de opgestelde Projectplanning uit.
3.1 Acceptatietesten
Wanneer de Uitvoering fase is afgerond kan er getest worden. De Test fase is erg belangrijk om vast te stellen of het bedachte werkproces, de opgezette koppeling en/of de datamigratie klaar is om succesvol mee te gaan werken na livegang van Xpert Suite.
Otherside at Work is verantwoordelijk voor de oplevering van de afgesproken projectonderdelen: ingerichte werkprocessen, koppelingen en/of voorbereidingen op proefmigratie). Jullie zijn verantwoordelijk voor de controle van de werkprocessen, de koppelingen en/of de tijdige en complete aanlevering van datadump.
De consultant zal tegen het einde van de Uitvoering fase met jullie bespreken hoe de testfase voor de ingerichte werkprocessen eruit zal zien, de Functionele Acceptatie Test ("FAT") (werkt alles functioneel naar behoren) en de Gebruikers Acceptatie Test ("GAT") (werkt alles vanuit gebruikersoogpunt naar behoren). Wij vragen jullie om de testscenario's op te stellen en een team van testers samen te stellen die de testscenario's gaat nalopen. Per werkproces zal de consultant ook een gezamenlijke sessie organiseren waarin de consultant de bevindingen van de FAT en GAT bespreekt. Jullie functioneel beheerders worden betrokken bij het verwerken van de bevindingen.
Als Otherside at Work één of meerdere koppelingen aanlegt, zal de consultant de test begeleiden. Hierbij is het van belang dat jullie functioneel beheerder en de leverancier aansluit, zodat de uitwisseling van data tussen Xpert Suite en het andere softwaresysteem getest kan worden.
Na het testen van zowel de ingerichte werkprocessen, de koppeling(en) en de proefmigratie, vragen wij jullie om een definitief akkoord te geven op de onderdelen zodat we klaar zijn voor de livegang fase. Na dit akkoord kunnen er geen wijzigingen meer plaatsvinden.
Tijdens de Test fase dienen jullie de stakeholders te informeren volgens het communicatieplan.
4. Launch Stage
Het projectteam voert de opgestelde Projectplanning uit.
4.1 Voorbereiding livegang
Het door jullie opgestelde trainingsplan en communicatieplan wordt uitgevoerd.
Jullie informeren de stakeholders volgens het communicatieplan over de aankomende livegang en periode hieromheen. Vaak is er sprake van een overgangsperiode tussen het oude systeem en de ingebruikname van Xpert Suite. Er kan ook sprake zijn van een freeze periode waarin gebruikers niet meer het oude systeem kunnen of moeten gebruiken, wat jullie naast de communicatie met (eind)gebruikers ook met de leverancier van het oude systeem moeten afstemmen.
Jullie trainen zelf alle (eind)gebruikers die met Xpert Suite gaan werken. Denk hier vooral ook aan het eventuele onderscheid tussen interne gebruikers en externe gebruikers. De consultants van Otherside at Work kunnen desgewenst ook ingezet worden om training te verzorgen!
Ter voorbereiding op de livegang is het tot slot erg belangrijk dat, indien er sprake is van een datamigratie, jullie de afspraken rondom de aanlevering van de definitieve datadump controleren met de leverancier. De datadump moet bij Otherside at Work op de aangegeven datum en het tijdstip aangeleverd worden. Een vertraging van de aanlevering kan ervoor zorgen dat de livegang later plaatsvindt dan gepland, of zelfs helemaal verplaatst moet worden.
Twee weken voor de geplande livegang datum is er een officiële go/no go vanuit de projectgroep en de stuurgroep. Voor de werkprocessen en eventuele koppeling(en) die Otherside at Work aanlegt, verzorgt de Otherside at Work consultant een overdracht naar jullie functioneel beheerder.
4.2 Livegang
Nadat de officiële "go" zal de livegang van Xpert Suite plaatsvinden.
Als er voorafgaand aan de livegang een datamigratie uitgevoerd wordt, wordt het migratiedraaiboek uitgevoerd. In het geval van een freeze kunnen gebruikers niet meer werken in het oude softwarepakket. Nadat de data is ingeladen, controleert <KLANT> de dataset in Xpert Suite. Tijdens een gezamenlijke sessie met Otherside at Work worden de bevindingen besproken en wordt de dataset definitief geaccordeerd door jullie.
Als er sprake is van eventuele koppelingen met andere softwarepakketten, wordt het interfacedraaiboek uitgevoerd. Wanneer er koppelingen zijn met de oude verzuimsoftware dient de aanleverende partij de aanleveringen stop te zetten.
Bij koppelingen die van de oude verzuimsoftware overgaan naar Xpert Suite, vindt er een synchronisatie plaats na accordering op de ingelezen dataset. De dataset die ingelezen is, wordt vergeleken met de data die via de koppeling loopt. Na deze synchronisatie kan de koppeling met Xpert Suite actief worden.
Na accordering van de dataset en eventuele synchronisatie, gaat Xpert Suite officieel live! Het oude softwaresysteem gaat hiermee ook officieel uit. De gebruikersaccounts voor alle gebruikers kunnen worden uitgegeven.
De geïmplementeerde projectonderdelen en daarmee het eigenaarschap worden hiermee overgedragen vanuit de Otherside at Work projectleden naar jullie.
5. Managed stage
In de weken na livegang levert het projectteam nazorg / hypercare ondersteuning volgens eerder gemaakte afspraken. Op ons Xpert Support Center vind je de FAQ en instructies om Xpert Suite optimaal te beheren. Tijdens de nazorg periode stelt de projectmanager van Otherside at Work een “project end” document op. Hierin staat het projectresultaat, eventuele openstaande punten en hoe de overdracht verloopt van het projectteam naar jullie nieuwe contactpersonen van Otherside at Work.