INHOUDSOPGAVE
- 1. Inleiding
- 2. Gebruikers
- 3. Advies voor training
- 4. Opstellen trainingsplan
- 5. Verhouding 1e, 2e en 3e lijns support
1. Inleiding
Op deze pagina vind je meer informatie over het onderdeel training tijdens de implementatie van Xpert Suite.
Eén van de belangrijkste zaken die het succes van de implementatie bepaalt, is het goed voorbereiden van alle betrokkenen op de overgang naar Xpert Suite. Zowel de functioneel beheerders als de (eind)gebruikers moeten een goede basiskennis van Xpert Suite hebben om prettig te kunnen werken in het systeem. Met behulp van deze informatie kun je de verschillende toekomstige gebruikers op de juiste manier trainen. Zo heb je een soepele overgang naar Xpert Suite!
2. Gebruikers
Wij onderscheiden in dit document vier soorten gebruikers die training moeten krijgen van Xpert Suite.
2.1 Functioneel beheerders
De functioneel beheerders worden aangewezen voor het beheer van Xpert Suite. Zij kunnen bijvoorbeeld werkprocessen aanpassen en toevoegen, autorisaties aanpassen, gebruikers toevoegen en koppelingen beheren en/of aanleggen. Soms werken de functioneel beheerders tijdens de implementatie mee aan de inrichting van Xpert Suite.
Om de functioneel beheerders de kennis en kunde van Xpert Suite te geven, doorlopen zij tijdens het project de XS Beheertraining. Op de website Otherside at Work | XS Beheertraining vind je alle nodige informatie over deze training.
Aanvullend aan de XS Beheertraining is het mogelijk om beheerders te trainen zelf koppelingen aan te leggen tussen Xpert Suite en een aantal HR-systemen. Op de website Otherside at work | Koppeltraining staat alle informatie over deze training en een overzicht van zelf aan te leggen koppelingen.
Bij de start van het project worden de deelnemers in gezamenlijk overleg ingeschreven voor de trainingen.
2.2 Key users
Een Key user is een belangrijke schakel tussen functioneel beheer en de gebruikersorganisatie. Een key user is de vertegenwoordiger van alle medegebruikers en daarmee een belangrijk aanspreekpunt voor functioneel beheer. Een Key user is een gewone medewerker binnen een afdeling, maar wel iemand met meer kennis en ervaring van het informatiesysteem. Daarnaast heeft de key user ook interesse in affiniteit met ICT. Bij vragen of wensen vanuit de afdeling komen de collega's als eerste bij de key user terecht. De key user vangt hiermee de eerste vragen af en kan ook helpen bij het doen van een melding voor functioneel beheer.
De Key users kunnen worden getraind door de consultant van Otherside at Work, zodat de Key users via een “train de trainer” principe de overige gebruikers kunnen trainen. De Key users moeten zijn opgeleid voordat Xpert Suite live gaat. In de overeenkomst met Otherside at Work is beschreven welke afspraken er zijn met betrekking tot de Key user training.
2.3 (EIND)gebruikers
Dit zijn alle overige personen die in Xpert Suite moeten werken en dus een gebruikersaccount ontvangen om in te loggen in het systeem. Dit kunnen zowel interne gebruikers (leidinggevenden, casemanagers, HR business partners, etc.) zijn als externe gebruikers (bedrijfsartsen, taakgedelegeerden, etc.).
Ook deze (eind)gebruikers moeten getraind zijn voordat Xpert Suite live gaat. Deze training verzorgd de klant vaak zelf, maar Otherside at Work ondersteunt hier graag bij! In de getekende overeenkomst staat vermeld of training van de (eind)gebruikers al onderdeel uitmaakt van het projectbudget.
2.4 Klantgebruikers
Soms kan er ook sprake zijn van klantgebruikers, bijvoorbeeld de klanten van arbodienstverleners die in Xpert Suite een handeling moeten uitvoeren. De klantgebruikers zijn onderdeel van de groep (eind)gebruikers maar hebben vaak een iets andere trainingsbehoefte; daarom benoemen wij deze groep specifiek. Ook bij deze training kan Otherside at Work desgewenst ondersteunen. In de getekende overeenkomst staat vermeld of training van de (eind)gebruikers al onderdeel uitmaakt van het projectbudget.
3. Advies voor training
Het advies vanuit Otherside at Work voor het onderdeel training in verhouding tot het implementatietraject is als volgt:
3.1 Advies training functioneel beheerders
Bij de start van het implementatietraject worden de functioneel beheerders ingepland voor de XS Beheertraining en/of Koppelingentraining (zie de getekende overeenkomst voor de gemaakte afspraken). Zo kunnen ze tijdens de implementatie ondersteunen en kunnen ze vanaf het moment van livegang Xpert Suite beheren. Functioneel beheerders kunnen ondersteund worden door de applicatieconsultants van Otherside at Work. Zie bijlage 1: Functioneel Beheer as a Service (FBaaS) voor meer informatie.
Reken ongeveer een maand doorlooptijd voor de XS Beheertraining. De eerste 2-3 weken doe je zelf het deel thuisstudie en opdrachten (de studiebelasting is minimaal 2 dagen). Je hebt dan ook twee online spreekuren met de trainer. In de week erna is een fysieke trainingsdag op locatie in Den Bosch. Bij succesvol doorlopen van de twee online spreekuren en de fysieke trainingsdag ontvang je het Beheer certificaat.
Na de XS Beheertraining kan de beheerder in één tot anderhalve dag thuisstudie de Koppelingentraining volgen. Er zijn twee online vragenuren, waarvan één verplicht, die de beheerder ook volgt. Reken dus minimaal één tot twee weken doorlooptijd voor de Koppelingentraining.
3.2 Advies training key users
Wij raden aan om de Key users tijdens het implementatieproces deel uit te laten maken van de sessies met de consultant van Otherside at Work, waaronder de testsessies om de werkprocessen, koppelingen en datamigratie te testen. Als de Key users de (eind)gebruikers trainen, is het aan te bevelen de training van de key users twee weken voor de training van de (eind)gebruikers af te ronden.
3.3 Advies training (EIND)gebruikers
Train de (eind)gebruikers uiterlijk één week voor de livegang. Idealiter worden de (eind)gebruikers in de laatste twee weken voor de livegang getraind, maar uiteraard hangt dit ook af van het aantal gebruikers.
Wij raden aan de gebruikers ook niet te vroeg te trainen, omdat de kennis dan deels vervlogen is.
Stappenplan training:
1. Presentatie van de functionaliteiten
2. Laat elke gebruiker inloggen in de eigen rol en laat ze op testdossiers een aantal acties uitvoeren
3. Tip: Key users zijn waarschijnlijk tijdens het Project al betrokken, laat hen ook hier een belangrijke rol spelen.
4. Zorg voor een naslagwerk die gebruikers na de training kunnen gebruiken met daarin in elk geval de meest voorkomende handelingen. Zorg dat het trainingsmateriaal aansluit op de doelgroep. De FAQ pagina op ons Xpert Support Center kun je eventueel als basis gebruiken.
3.4 Advies training klantgebruikers
Wanneer er sprake is van klantgebruikers, zien we vaak dat er van één of meerdere van volgende zaken gebruik wordt gemaakt om klanten te informeren over het gebruik van Xpert Suite:
- Een aparte Webpagina met de meest gebruikte acties (zie ter inspiratie: XpertSuite | HCS)
- Het organiseren van een webinar, 1 à 2 weken voor de livegang. Hierin wordt getoond hoe Xpert Suite eruitziet en hoe ermee gewerkt gaat worden. Daarnaast hebben mensen de kans om vragen te stellen. Dit webinar kan opgenomen worden en is zo terug te zien voor klanten die niet aanwezig konden zijn.
- Het beschikbaar stellen van een algemeen instructiedocument welke ook via Xpert Suite zelf benaderbaar is, bijv. via de mediabibliotheek knop in Xpert Suite.
- Een doorverwijzing naar onze algemene Xpert Suite Instructies: Gebruik van de Xpert Suite : othersideatwork
4. Opstellen trainingsplan
Bij de start van het implementatieproject vragen we de klant een trainingsplan op te stellen, zodat deze tijdens het project uitgevoerd kan worden. Een trainingsplan is een gedetailleerd document dat richting geeft aan de planning en de levering van de training. Of je nu mensen één-op-één traint of in groepen, persoonlijk of online, een goed ontwikkeld trainingsplan zorgt voor een correcte inschatting van en het tijdig reserveren van resources. Onderstaand stappenplan is ter illustratie om je op weg te helpen.
1. Stel een overzicht op van alle betrokkenen die training moeten ontvangen.
2. Identificeer de doelgroep van de training. Groepeer de deelnemers van de training per training type, bijvoorbeeld op kennis & kunde, de gebruikersrol van Xpert Suite, de manier waarop de groep het beste getraind kan worden, etc.
3. Identificeer alle (hulp)middelen die nodig zijn voor de training, zoals instructies, beeldmateriaal, websites, software, trainingslocaties maar ook de trainers.
4. Breng de trainingskosten in kaart.
5. Selecteer de trainers. Kies voor eigen trainers of voor externe hulp, zoals een consultant van Otherside at Work. Zorg dat de trainers tijdig de vereiste kennis hebben door hiervoor een plan op te stellen.
6. Ontwikkel de trainingsinhoud. Denk aan het opzetten en vullen van een website, verzamelen van beeld- en instructiemateriaal. Onderstaand wat tips voor een succesvolle training:
- Identificatie: Zorg ervoor dat het duidelijk is van wie de training is, welke training het om gaat en wat het doel is van de training.
- What’s in it for me? Welk voordeel zit er voor de deelnemer aan de training? Laat die bijvoorbeeld terugkomen in de uitnodiging (hoe eerder, hoe beter). Maak het concreet, bijvoorbeeld “Na het volgen van deze training kun je snel en gemakkelijk in Xpert Suite werken”.
- Geloofwaardigheid: Betrek de deelnemer en zijn/haar situatie. Geef voorbeelden bij de training die aansluiten op de situatie van deelnemer. Als er meerdere soorten deelnemers zijn, geef dan meerdere voorbeelden. Een voorbeeld is een actie die de deelnemer vaak zal uitvoeren in Xpert Suite.
- Persoonlijke benadering: Spreek de deelnemers persoonlijk aan. Bijvoorbeeld door de naam van de deelnemer te gebruiken in de aanhef. Schrijf in spreektaal.
- Belonen: Als deelnemers beloond worden tijdens de training, geeft dat meer betrokkenheid.
- Betrek de doelgroep bij de totstandkoming van de training.
7. Maak een tijdlijn voor de voorbereidingen op de training (instructiemateriaal/hulpmiddelen, vastleggen en inplannen trainers) en het uitvoeren van de training per deelnemersgroep. Plan naar de deadline van de training toe.
8. Een evaluatieformulier na de training kan helpen om inzicht te krijgen over de resultaten van de training en een eventuele aanvullende trainingsbehoefte.
5. Verhouding 1e, 2e en 3e lijns support
Na livegang zal de 1e, 2e en 3e lijns support starten. Ook is er een aanvullende dienst bij Otherside at Work af te nemen: Functioneel Beheer as a Service. Zie hieronder voor meer informatie.
