INHOUDSOPGAVE

• Protocollen en protocolvariaties
• Uitleg structuur inhoud protocol
• Protocollen of variaties aanmaken
• Het protocolbeheer kun je vinden onder: 
• Dienstverlening > Dienstverlening > Protocolbeheer   
• Protocol - Nieuw protocol en nieuwe protocolvariatie 
• Protocol - Tabblad Protocolgegevens 
• Protocol - Tabblad Gebruik
• Protocolvariatie - Tabblad protocolvariatiegegevens
• Protocolvariatie - Tabblad taken
  • Taak koppelen vanuit taakbibliotheek
  • Nieuwe taken via taakbibliotheken
  • Taak koppelen vanuit andere variatie
• Protocolvariatie - Tabblad gebruik

Protocollen en protocolvariaties

Wanneer je een ziekmelding of de start van een ander soort traject wilt kunnen registreren in XS, zullen eerst de verschillende trajectmogelijkheden moeten worden ingericht. In VX termen, praten we dan over protocollen en protocolvariaties.

Met een Protocol bedoelen we een trajectsoort zoals het ziekte protocol Wet Verbetering Poortwachter (WVP), Zwangerschap etc. Omdat XS veelal gebruikt worden door arbodienstverleners, biedt XS de mogelijkheid om per protocol verschillende variaties in te richten. Zo kan er ingesprongen worden op specifieke afspraken die zij hebben met hun klanten als het gaat om de verzuimbegeleiding. 

Wat is nu precies een protocol of een variatie hierop?

In het kort is een protocol niets meer dan een set taken die gedurende een lopend traject een bepaalde uitvoerdatum hebben (relatief aan de startdatum van het betreffende traject).

Een standaard WVP protocol bevat taken die tot maximaal 2 jaar naar voren kunnen komen. Zie onderstaande voorbeeld:

Als beheerder kun je per organisatie(onderdeel) een protocolvariatie inrichten waarmee je naast de wettelijke taken allerlei taken, handelingen, reminders en zelfs geautomatiseerde e-mailnotificaties op specifieke momenten kunt laten opkomen of versturen.

Voor bedrijven die XS gebruiken voor enkel de eigen organisatie, kan de beheerder de protocollen en variaties waarmee XS  standaard wordt opgeleverd, aanpassen of aanvullen naar wens.

Hoewel WVP en Zwangerschap het meest zullen worden gebruikt binnen de organisatie kun je talloze andere protocollen inrichten. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Adoptie
• Interventie
• Preventie
• Verschillende ERD gerelateerde protocollen
• Keuringen
• Vaccinaties
• Loopbaanadvies

Om een protocol in te kunnen richten dienen de volgende stappen ondernomen te worden:

1. Aanmaken van formuliervelden (=input van schermen en documenten)
2. Scherm/document (= input voor taken)
3. Taak (=input van een protocolvariatie(s)) 
4. Protocolvariatie
5. Taken aan protocolvariatie toevoegen.
6. Gebruikers autoriseren voor de aangemaakte protocolvariaties, taken en documenten.
7. (Wanneer je gebruik maakt van Portal(s)) Maak/Controleer of de juiste knoppen/widgets aanwezig zijn.

Bovenstaande volgorde aanhouden werkt het meest efficiënt qua inrichting.  

De inhoud van dit document is in een andere volgorde opgebouwd. Dit is gedaan om meer inzicht te krijgen in de stappen die daarna volgen. Het is handig om de kennis van bepaalde functionaliteiten te begrijpen voordat je aan de slag gaat met de algehele inrichting. 

Protocollen of variaties aanmaken

Het protocolbeheer kun je vinden onder: 

Dienstverlening > Dienstverlening > Protocolbeheer   

Bij het openen van protocolbeheer land je op een pagina met een overzicht van alle bestaande protocollen. In dit overzicht is meteen ook een aantal eigenschappen te vinden per protocol, zoals de selecteerbaarheid, het type dossier, en het aantal protocolvariaties. Tevens is het hier mogelijk om te zoeken op protocolnaam.

Aan de linkerkant, bovenaan de navigatieboom, is een knop ‘Toevoegen’ beschikbaar, waarmee een nieuw protocol of een nieuwe protocolvariatie toegevoegd kan worden.

Wanneer een protocol wordt geopend, wordt een overzicht van de instellingen getoond op het eerste tabblad ‘Protocolgegevens’. Op het tweede tabblad ‘Gebruik’ zie je informatie over waar het protocol voorkomt op andere plekken binnen Xpert Suite.

Wanneer wordt doorgeklikt naar een protocolvariatie worden drie tabbladen getoond. Op het tabblad ‘Protocolvariatiegegevens’ zijn panels zichtbaar met diverse instellingen. Op het tabblad ‘Taken’ zijn alle taken te zien die zijn gekoppeld aan de variatie en op het tabblad ‘Gebruik’ is informatie te vinden over waar de betreffende protocolvariatie voorkomt op andere plekken binnen XpertSuite.

Protocol - Nieuw protocol en nieuwe protocolvariatie 

Links bovenaan in de navigatieboom is de knop ‘Toevoegen’ zichtbaar, hierop klikken geeft een menu. Wanneer wordt geklikt op ‘Protocol’ opent een scherm waarin twee waardes moeten worden ingevuld; namelijk de naam van het protocol en het type dossier. Dit zijn de twee essentiële waardes om een protocol aan te maken. Wanneer er op ‘opslaan’ wordt geklikt, wordt het nieuwe protocol opgeslagen en direct geopend, zodat de overige instellingen kunnen worden aangepast.

Wanneer je vanuit ‘Toevoegen’ klikt op ‘Protocolvariatie’ opent ook een scherm. In dit scherm moeten twee waardes worden ingevuld om de protocolvariatie op te kunnen slaan, namelijk het protocol waaronder de variatie moet worden aangemaakt en de naam van de protocolvariatie. Wanneer je in de navigatieboom binnen een bepaald protocol genavigeerd bent op het moment dat je op ‘Toevoegen’ klikt, dan wordt dat protocol automatisch al ingevuld in het scherm. Het is uiteraard ook mogelijk om deze waarde nog te veranderen zolang de nieuwe protocolvariatie nog niet is opgeslagen. Zodra er op ‘Opslaan’ wordt geklikt, is de nieuwe variatie aangemaakt en kunnen de overige instellingen worden aangepast.

Een nieuwe protocolvariatie is altijd leeg qua taken. Hierbij is een functionaliteit mogelijk, namelijk de mogelijkheid om taken van de ene protocolvariatie ook te kunnen koppelen aan de andere protocolvariatie. Hoe dit werkt is te lezen in een latere paragraaf onder het kopje ‘Taak koppelen vanuit andere variatie’.

Protocol - Tabblad Protocolgegevens 

Wanneer je een protocol selecteert in de navigatieboom, dan kom je op het tabblad ‘Protocolgegevens’ terecht. Op deze plek zijn meerdere gegevens en instellingen zichtbaar die bewerkt kunnen worden.

Selecteerbaarheid van een protocol

Een protocol kan selecteerbaar of niet selecteerbaar zijn. Dit kun je doen via de toolbar van het protocol. Door een protocol ‘niet selecteerbaar’ te maken, kun je er voor zorgen dat er geen trajecten van dit protocol gestart kunnen worden door de gebruiker. Hiermee kun je het protocol - eventueel tijdelijk - buiten werking stellen.

Bewerken-menu (naam, overeenkomende taken, omzetmogelijkheden, panels)

Onder het bewerken-menu op de toolbar is de naam van het protocol aanpasbaar, zijn diverse panels te bewerken, en daarnaast kun je vanuit dit menu de overeenkomende taken en omzetmogelijkheden aanpassen. 

Panel Protocolvariaties

In dit panel is een tabel zichtbaar met daarin de beschikbare protocolvariaties onder het protocol. Hier heb je snel bepaalde eigenschappen van de diverse protocolvariaties inzichtelijk, zoals het aantal taken dat gekoppeld is aan de variatie. Daarnaast laat de kolom ‘Bijzondere eigenschappen’ zien of er wel of niet eindverantwoordelijkheid, een afwijkende schadedatum of een afwijkende bewaartermijn van toepassing is. Voor meer informatie over schadedatum protocol variaties ga naar; Hoe stel ik een formele schadedatum per protocol in?

Rangschikken – prioritering van protocolvariaties

Hiermee geef je aan welke protocolvariatie de hoogste prioriteit heeft. Deze optie is bruikbaar voor de Dienstverlening module én wanneer er meer dan één protocolvariatie beschikbaar is.

Het instellen van de prioriteit heeft invloed wanneer een werkgever dienstverleningsovereenkomst(en) heeft met daarin meerdere dienstverleningen voor mogelijke protocolvariaties. Als er dan een traject wordt gestart bij een werknemer, wordt de protocolvariatie gekozen die de hoogste prioriteit heeft: de protocolvariatie die door middel van het rangschikken bovenaan is geplaatst. 

Panel Kenmerken

De instellingen die gedaan kunnen worden op deze plek, zijn informatief weergeven. Hiermee is het duidelijk voor de beheerder wat de gevolgen zijn van het wel of niet aanvinken van een bepaalde waarde. Daarnaast is de instelling met betrekking tot bulktrajecten terug te vinden in deze lijst. 

Wanneer een nieuw protocol wordt toegevoegd, zijn alle kenmerken standaard uitgevinkt.

Let op! Je kan instellen dat protocollen in de toekomst gestart of beëindigd kunnen worden. Wanneer je dit bij een ziekte protocol aanvinkt (maar niet bij andere protocollen, zoals zwangerschap of WGA begeleiding), dienen de betreffende gebruikers een aanvullende autorisatie te krijgen om daadwerkelijk ziekte in de toekomst te kunnen registreren. Hetzelfde geldt voor herstel melden in de toekomst. Deze autorisaties vind je in het klassieke beheer, op pagina 3 van het gebruikersbeheer:

Panel Adviesteksten

Je kunt bij het aanmaken van een protocol velden invullen voor teksten die vervolgens zichtbaar zijn wanneer een traject wordt gestart, geannuleerd, beëindigd of heropend. Al deze teksten hebben een standaardwaarde en de adviesteksten zijn te bewerken. In totaal is er voor elke situatie (starten, annuleren, beëindigen, heropenen) één veld voor de adviestekst beschikbaar. Het is ook mogelijk om vertalingen voor deze teksten in te stellen. Het is ook mogelijk om een adviestekst van een bepaalde situatie helemaal te verwijderen; dan is deze niet meer zichtbaar voor de gebruiker. Daarna is het ook weer mogelijk om een adviestekst van die situatie toe te voegen. Het is mogelijk om de tekst op te maken door middel van Markdown tekens.

Protocol - Tabblad Gebruik

Op het tweede tabblad van een protocol is inzichtelijk waar het betreffende protocol wordt gebruikt op andere plekken binnen Xpert Suite. 

Het protocol kan voorkomen als triggervoorwaarde en als triggeractie, voor elk van deze onderdelen is een panel zichtbaar. De informatie die hier wordt getoond, geeft een beheerder snel inzicht in het gebruik van het protocol, waardoor het ook duidelijker is wat de gevolgen zouden kunnen zijn van het wijzigen van een protocol.

Protocolvariatie - Tabblad protocolvariatiegegevens

Wanneer je een protocolvariatie selecteert, dan kom je op het tabblad ‘Protocolvariatiegegevens’ terecht.

Op deze plek zijn meerdere gegevens en instellingen zichtbaar die bewerkt kunnen worden.

In de toolbar zit een bewerken menu, vanuit hier kan de naam van de protocolvariatie worden aangepast

en daarnaast zijn alle panels die op het tabblad staan ook vanuit dit menu te bewerken. Dit kan ook

voor standaard protocollen en variaties.

Indien het een protocolvariatie onder het ziekteprotocol betreft, dan is het panel ‘Verzuimkenmerken’

zichtbaar. Hierop is één instelling mogelijk, namelijk of het wel of niet een ERD-ZW variatie is. Daarnaast

zijn er panels voor ‘Eindverantwoordelijke’, ‘Afwijkende schadedatum’ en ‘Afwijkende bewaartermijnen’

zichtbaar.

Protocolvariatie - Tabblad taken

Op het tweede tabblad van de protocolvariatie zijn de gekoppelde taken te zien in een tabel. De kolommen

geven direct inzicht in de opbouw van de protocolvariatie qua taken. De sortering van de gegevens wordt

gedaan op startdag, maar door op een andere kolom te klikken is het ook mogelijk om op dat gegeven te

sorteren. Indien van toepassing zit er daarnaast een groepering in de tabel, zoals onder andere ‘Bij start van

een traject en ‘Bij beëindiging van een traject’ wat extra inzicht geeft in het moment dat de taak opkomt.

Door het klikken op een taak in de tabel, wordt de betreffende taak geopend vanuit de taakbibliotheek

waaraan deze is toegevoegd en is deze direct te bewerken. Op deze manier heb je een snelle route naar de

taak en is het niet nodig om zelf eerst naar het beheer van Taken en Taakbibliotheken te gaan.

Wanneer je klikt op ‘Taak koppelen’ krijg je een menu te zien met daarin drie opties: ‘Bestaande taken

vanuit taakbibliotheek’, ‘Nieuwe taken via taakbibliotheken’ en ‘Bestaande taken vanuit andere variatie’.

Taak koppelen vanuit taakbibliotheek

Je kunt taken toevoegen vanuit een taakbibliotheek. Het scherm wat wordt geopend laat alle taken zien, welke gegroepeerd zijn op bibliotheek. Het voordeel van dit scherm is dat je kunt zoeken op een taak en dat dan wordt gezocht binnen alle

taakbibliotheken.

Nieuwe taken via taakbibliotheken

Om te ondersteunen dat wijzigingen aan een protocolvariatie primair via variatiebeheer gaan, voegen we

nu toe dat je direct vanuit dit beheerscherm volledig nieuwe taken kan aanmaken. Door op deze knop te

klikken wordt het taakbibliotheken scherm automatisch geopend en kan je één of meerdere taken

toevoegen. Wanneer je terugkomt in protocolbeheer, zullen deze toegevoegde taken beschikbaar zijn en

kunnen ze snel toegevoegd worden aan deze variatie.

Taak koppelen vanuit andere variatie

Een nieuwe protocolvariatie bevat standaard geen gekoppelde taken. Er is een mogelijkheid om alle taken die gekoppeld zijn aan protocolvariatie A óók te kunnen koppelen aan protocolvariatie B. Zo kun je op een eenvoudige manier een protocolvariatie samenstellen die vrijwel hetzelfde zou moeten zijn als een andere protocolvariatie.

Wanneer je klikt op Taak koppelen > Bestaande taken vanuit andere variatie, kom je in een scherm waarin

je de protocolvariatie moet kiezen vanuit waar je de taken wilt koppelen. Hier zijn alleen de variaties te

selecteren die onder hetzelfde protocol vallen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om aan te vinken of je ook

de eigen opdrachten die gekoppeld zijn aan variatie A, wil koppelen aan variatie B. Onder het tabblad

‘Gebruik’ op het panel ‘Gekoppelde eigen opdrachten’ van een protocolvariatie is te zien welke dit zijn.

Taken ontkoppelen

Je kunt uiteraard ook taken verwijderen uit je protocolvariatie. Hiervoor is in hetzelfde tabblad 'Taken' een knop 'Taken ontkoppelen' toegevoegd. 

Nadat je op deze knop klikt, kun je taken selecteren die je uit je protocolvariatie wil halen. Je kunt hierbij meerdere taken tegelijk aanvinken. Wanneer je selectie klaar is, kun je met de knop 'Ontkoppelen' de taken definitief uit de protocolvariatie halen. Let er wel op dat dit niet met terugwerkende kracht wordt doorgevoerd bij reeds lopende trajecten!

Protocolvariatie - Tabblad gebruik

Net zoals bij een protocol en bij een taak, is er ook bij protocolvariatie een tabblad ‘Gebruik’ om te laten

zien waar de betreffende protocolvariatie wordt gebruikt op andere plekken binnen Xpert Suite. In het eerste

panel is te zien op hoeveel items in de organisatiestructuur de protocolvariatie is ingesteld. Indien

Dienstverlening is geactiveerd, is in het volgende panel te zien of er dienstverleningsvariaties zijn waar de

protocolvariatie aan gekoppeld is. Vervolgens zijn, net zoals bij een protocol en een taak, ook de

triggervoorwaarden en -acties te zien waarin de protocolvariatie voor komt. En als laatste het panel met de

gekoppelde eigen opdrachten. Dat zijn de taken die zijn toegevoegd aan eigen opdracht bibliotheken en

deze taken worden specifiek aan één of meerdere protocolvariaties gekoppeld.