INHOUDSOPGAVE
In de agenda heb je de mogelijkheid om afwezigheid te registreren. Je kunt op deze manier eenvoudig de dag(en) blokken waar bijvoorbeeld je verlof ingaat en eindigt. Voorheen heette dit in de agenda ook 'Agenda verlof aanmaken', maar dat is nu gewijzigd naar 'Agenda afwezigheid aanmaken', omdat er ook andere afwezigheidsredenen zijn.
1. Agenda afwezigheid autorisaties
Voor het registreren van afwezigheid zijn er drie autorisaties. Bij de feature autorisaties van agenda kun je bij gebruikers, gebruikersrollen of gebruikersgroepen nu instellen of ze agenda afwezigheden mogen registreren in hun eigen agenda en/of alle andere geautoriseerde agenda’s.
2. Agenda verlof registratie
Om een agenda verlof te registreren, doorloop je de volgende stappen:
- Klik je in agenda op de acties dropdown in de toolbar.
- Selecteer de optie “Agenda verlof registreren”.
- Je wordt geleid naar een agenda afwezigheid registratie scherm.
- Geef het verlof een naam
- Selecteer de periode van de afwezigheid, en of de afwezigheid wellicht herhaaldelijk terug komt.
- Wanneer je voor meerdere agenda’s registratie mag doen zie je ook een selectie voor welke agenda je de afwezigheid wilt registreren.
- Voeg eventueel een publieke notitie toe. Een publieke notitie is zichtbaar voor alle gebruikers die de agenda mogen zien, bijvoorbeeld om gebruikers te informeren waar het verlof over gaat of wie de vervanger is.
- Klik op opslaan om het verlof te registreren.
Geregistreerde afwezigheid is als een grijs blok zichtbaar in de agenda van de gebruiker. Voorheen was hier niks in zichtbaar, maar nu zie je de naam, datum en tijd van de afwezigheid ook staan.
Als het over beschikbaarheden heen gepland is, worden deze beschikbaarheden niet meer getoond in de agenda, maar blijven de afspraken die erin stonden nog wel zichtbaar. Gebruikers met de juiste autorisaties kunnen daarna de afwezigheid eventueel bewerken of verwijderen. Als hierdoor de originele beschikbaarheid weer (deels) vrijkomt, dan is deze weer terug te vinden in agenda.
Bij het bewerken of verwijderen van een agenda afwezigheid, kan er gekozen worden voor het bewerken/verwijderen van 1 afwezigheid, of van alle toekomstige afwezigheden in de reeks:
3. Agenda afwezigheid overzicht
Er is een overzichtspagina die over meerdere agenda’s heen afwezigheden kan tonen binnen een geselecteerde periode. De actielink die leidt naar deze pagina kun je inrichten via het portalbeheer en heet “LeaveOfAbsencesOverview”.
Bij het openen van het overzicht zie je links een set aan filters en rechts een tabel met info over de verschillende afwezigheidsperiodes. In het overzicht zit ook een extra stukje informatie over hoeveel overlappende afspraken elke periode nog heeft staan die mogelijk herpland moeten worden. Wanneer je op een regel uit de tabel klikt, krijg je extra detailinformatie over de geselecteerde verlofperiode te zien.
Deze detailpagina toont de gegevens van de agendafwezigheid en een toolbar waar een beheerder met de juiste autorisaties een bewerk- of verwijderactie kan uitvoeren. Het overzicht toont ook een tabel met meer informatie over de overlappende afspraken, met op elke regel een datum en hoeveel afspraken er overlappen op de afwezigheid. Elke datum regel is aanklikbaar en daarmee wordt je naar de dag in de agenda van de specialist gebracht. Hierdoor kan je snel afspraken herplannen.
