INHOUDSOPGAVE
- 1. Hoe maak je een oproepverzoek aan.
- 2. Hoe plan je een oproepverzoek in
- 3. Afgekeurd oproepverzoek opnieuw aanbieden
- 4. Autorisaties voor het inplannen van een oproepverzoek
- 5. Formele aanvraagdatum oproepverzoek vastleggen
- 6. Deadline goedkeuring oproepverzoek
Binnen Xpert Suite heb je de mogelijkheid om oproepverzoeken aan te maken. Oproepverzoeken worden vervolgens klaargezet bij de planner welke deze vervolgens direct kan inplannen in de agenda zonder eerst nog alle informatie te hoeven vullen. Hier wordt verteld hoe de gebruiker een oproepverzoek kan inschieten, hoe de planner deze vervolgens in kan schieten en wat ervoor nodig is om de autorisaties goed te zetten.
1. Hoe maak je een oproepverzoek aan.
Stap 1.1 voeg de actielink ‘oproepverzoek’ toe aan de homepagina acties of dossieracties van een gebruiker welke deze in mag schieten. Voor meer informatie over hoe actielinks aan te maken zie ‘Actielinks’ onder ‘Portal’.
Stap 1.2 Mits de gebruiker de juiste autorisaties heeft mag deze er nu voor kiezen om een oproepverzoek in te schieten.
Om de actie 'Oproepverzoek' zichtbaar te krijgen en te kunnen uitvoeren zijn de volgende autorisaties benodigd:
- Klassiek beheer --> pagina 3 --> Spreekuur registratie: Oproep voor spreekuur registeren
- Nieuw beheer --> Beheer feature autorisaties agenda --> Goedkeuren openstaande oproepverzoeken
Stap 1.3 Vervolgens worden door de gebruiker dezelfde stappen doorlopen als welke worden besproken bij het direct inplannen van een afspraak in de agenda. Enige verschil is dat bij het opslaan van het oproepverzoek deze klaar wordt gezet voor de planner in de agenda. Na het opslaan van een oproepverzoek, wordt de status van dit oproepverzoek getoond. Dit kan 'aangevraagd' of 'ter goedkeuring' zijn.
2. Hoe plan je een oproepverzoek in
Stap 2.1 Als het oproepverzoek eenmaal is klaargezet kan de planner de agenda openen, op het oproepverzoek klikken en krijgt deze vervolgens de mogelijkheid om deze direct in te plannen, in te plannen via de wizard, te bewerken of te verwijderen.
Stap 2.2 Kies voor het direct inplannen. Dit brengt je naar het scherm waarin een spreekuur direct ingepland kan worden. Meer hierover wordt verteld in het onderdeel ‘Plannen’.
3. Afgekeurd oproepverzoek opnieuw aanbieden
Wanneer een gebruiker een afgekeurd oproepverzoek mag zien en een nieuw oproepverzoek aan mag maken, dan kan deze een afgekeurd oproepverzoek kopiëren als een nieuw oproepverzoek. Dit oproepverzoek heeft alle informatie voor ingevuld vanuit het afgekeurde oproepverzoek. Wanneer dit oproepverzoek opgeslagen wordt zal deze (afhankelijk van de inrichting) ter goedkeuring klaargezet worden of kan direct ingepland worden.
4. Autorisaties voor het inplannen van een oproepverzoek
Stap 3.1 Je hebt bij de gebruikersautorisaties in het beheer bij feature autorisaties de mogelijkheid om de volgende drie autorisaties toe te kennen aan een gebruiker.
Hierbij wordt met goedkeuren openstaande oproepverzoeken het mogen inplannen van oproepverzoeken bedoelt.
Het is nu mogelijk om bij het aanmaken van oproepverzoeken een traject standaard te selecteren of te starten. Welk traject dit moet zijn, kan in het spreekuursoortbeheer worden ingesteld. Hier kan een protocolvariatie gekozen worden samen met een bijbehorende actie die uitgevoerd moet worden bij het aanmaken van een oproepverzoek.
Wanneer er voor de actie ‘Altijd een nieuw traject starten’ wordt gekozen, wordt er automatisch een traject gestart. Als er al een bestaand traject van die protocolvariatie bestaat, dan kan het oproepverzoek alleen opgeslagen worden als meerdere trajecten van dezelfde protocol tegelijk mogen lopen. Bij de tweede actie wordt er een lopend traject gezocht van de ingestelde protocolvariatie. Als er géén lopend traject gevonden kan worden, wordt er automatisch een nieuw traject gestart. Voor deze twee acties krijg je een melding te zien bij het aanmaken van een oproepverzoek:
De actie ‘Handmatig kiezen’ kijkt of er een lopend traject van de ingestelde protocolvariatie bestaat. Als deze bestaat wordt deze voorgeselecteerd bij de trajectkeuze, anders wordt er de normale default selectie gedaan. De opties om een ander traject of een nieuwe te starten blijven zichtbaar zoals gewoonlijk.
In sommige situaties kunnen er geen voorkeurstrajecten gekozen en/of gestart worden. Dit kan bijvoorbeeld omdat het protocol niet gestart mag worden bij die werkgever, als de gebruiker de autorisaties mist voor het zien of starten van het trajectsoort, of wanneer het protocol niet gestart kan worden bij een oproepverzoek. In dat geval ziet de gebruiker de onderstaande melding bij het maken van een oproepverzoek:
Bij het oproepverzoek kan ook de gewenste specialist en uitgesloten specialisten gekozen worden:
Dit is een autorisatie op gebruikersniveau:
Beheer -> Gebruikers -> Autorisaties -> Beheer feature autorisaties voor Agenda:
Let op! Naast het aanzetten van alle autorisaties voor de gebruiker(sgroep) die de oproepverzoeken moet inplannen, moet dit ook nog aangezet worden op de spreekuursoort: Dit kan maar voor één gebruiker(sgroep).
Ga naar het beheer en klik op 'Dienstverlening' (1) en vervolgens op 'Spreekuursoorten (2)
Selecteer de betreffende spreekuursoort en klik op 'Gebruiker of Gebruikersgroep selecteren' (3)
Naast deze autorisaties is er nog een configuratieparameter die heet: 'AppointmentRequestApprovalConfiguration'. Bij deze parameter kun je ervoor kiezen dat oproepverzoeken standaard op concept- of op definitief staan.
Oproepenverzoeken van andere gebruikers inzien
Gebruikers kunnen oproepverzoeken inzien als de gebruiker het oproepverzoek heeft aangemaakt of iemand uit zijn/haar gebruikersgroep, indien deze de autorisatie heeft om oproepen van anderen te bewerken. Het is mogelijk om hier flexibeler autorisaties aan toe te kennen door de toegevoegde autorisatie om oproepverzoeken van anderen in te zien en te bewerken. De gebruikers met deze autorisatie hebben de mogelijkheid om hiermee oproepenverzoeken van anderen goed te keuren of af te keuren dan wel te bewerken.
5. Formele aanvraagdatum oproepverzoek vastleggen
Op oproepverzoeken is een nieuw veld toegevoegd waarop de formele aanvraagdatum van het verzoek kan worden vastgelegd. Standaard is dit veld vooringevuld met de datum van vandaag. Afhankelijk van of een gebruiker geautoriseerd is, kan deze aanvraagdatum gewijzigd worden.
De nieuwe autorisatie ‘Mag formele aanvraagdatum op oproepverzoek wijzigen’ is te vinden in het nieuwe beheer bij Gebruikersbeheer > Autorisaties > Beheer feature autorisaties voor Agenda. Standaard zal deze autorisatie uit staan bij alle gebruikers (behalve Superbeheerders).
6. Deadline goedkeuring oproepverzoek
Bij het aanmaken van een oproepverzoek die ter beoordeling aangeboden wordt, dient een gebruiker deze eerst goed te keuren voor deze ingepland mag worden door een planner of automatisch plannen. Dit is bedoeld om klanten te laten monitoren welke oproepverzoeken er aangevraagd zijn en welke hiervan ingepland mogen worden. Deze functionaliteit kan voor klanten ingezet worden die contractueel gelimiteerd zijn tot een beperkte set aan aanvragen per jaar. Vanaf nu is het mogelijk om deze aanvragen een deadline te geven, waarna deze afgekeurd worden indien de deadline overschreden is.