Om fouten in facturen te corrigeren, is er de mogelijkheid om deze op een nette en controleerbare manier te crediteren.
Inhoud
1. Abonnementen crediteren
Ga naar Beheer > Dienstverlening > Facturatie – Definitieve factuurgrondslagen. Je hebt de autorisatie “Facturen inzien” nodig om dit overzicht te kunnen openen.
In dit overzicht kunnen abonnementsfacturen worden teruggedraaid. Hiervoor klik je eerst op de factuur die je wil bewerken. Vervolgens op de knop ‘Factuurgrondslag crediteren’.
Let op:
- Dit kan alleen bij abonnementsfacturen die nog niet eerder gecrediteerd zijn.
- Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers met de autorisatie “Facturen crediteren”.
Er verschijnt een overzicht van alle onderdelen binnen deze abonnementsfactuur. Daarbij wordt gevraagd een reden op te geven.
Wanneer niet de meest recente abonnementsfactuur wordt geselecteerd, worden automatisch ook de daaropvolgende facturen meegenomen, zodat er geen onderbreking ontstaat in de reeks abonnementsperiodes.
Na bevestiging wordt de factuurgrondslag definitief teruggedraaid. Vervolgens kan, indien nodig, een nieuwe abonnementsfactuurgrondslag worden gegenereerd nadat de benodigde gegevens zijn gecorrigeerd.
2. Verrichtingen crediteren
Ook factuurgrondslagen van verrichtingen kan je crediteren. Hierbij kan je op dezelfde manier als abonnementsfacturen de gehele factuur crediteren. Dit doe je door de juiste factuurgrondslag te selecteren en vervolgens te klikken op ‘Factuurgrondslag crediteren’.
Daarnaast kan je ook individuele regels crediteren. Dit doe je door de factuurgrondslag te selecteren en te klikken op ‘Factuurregels’.
Vervolgens krijg je een overzicht van alle factuurregels met daarbij de knop ‘Regels crediteren’.
Wanneer je hierop klikt, verschijnen er checkboxes voor de individuele regels. Door het aankruisen van de checkboxes kan je één of meerdere regels markeren die gecrediteerd moeten worden. Klik daarna op opslaan.
Je kan ook een enkele regel aanklikken. Je komt op de detailpagina van die regel. Hier zie je ook de knop om deze enkele regel te crediteren. Hierdoor wordt er één credietfactuur gemaakt van deze ene regel.
Wanneer je een selectie hebt gemaakt van wat er gecrediteerd mag worden, verschijnt er een overzicht. Hierin staan alle verrichtingfactuurregels die gecrediteerd worden én eventuele extra regels die automatisch meegenomen worden, zoals de verrichtingen gemaakt zijn tijdens de normtijdoverschrijding.
In dit overzicht kun je je keuze nog herzien en een toelichting invullen voor het crediteren. Wanneer je daarna opslaat zullen alle regels op één credietfactuur gezet worden. Eventueel kan je hierna nieuwe concept-factuurgrondslagen maken van de regels die je net hebt gecrediteerd.
3. BI-producten
Rapportages
De creditmogelijkheden zijn in de rapporten rondom verrichtingen en abonnementen verwerkt. In de rapporten 'AfsprakenOverzicht' en 'Uitgevoerde verrichtingen in periode' worden de verrichtingen niet getoond, die zijn gecrediteerd. Ze zijn immers ongedaan gemaakt.
In het rapport 'Controle_Verrichtingen' wordt de gecrediteerde - en de gerelateerde verrichting bij elkaar getoond onder de status 'Gecrediteerd'. In het rapport 'Factuurspecificatie_Verrichtingen' is het duidelijk zichtbaar gemaakt dat het een creditfactuur betreft, met een verwijzing naar de originele factuur en vice versa.
Datastreams
De informatie rondom credits zijn toegevoegd aan de Datastreams, in de bestanden Fact_UitgevoerdeVerrichtingen, Fact_VerrichtingenFactuur, Fact_AbonnementFacturen en Fact_AbonnementFactuurregels. Met deze kolommen kan herkend worden indien het een creditfactuur of creditfactuurregel betreft, en kan de relatie gelegd worden met de originele factuur(regel). Deze kolommen rondom crediteringen zijn beschreven in het rapport 'Overzicht Datastreams'.