INHOUDSOPGAVE


1. Inleiding

Bij veel klanten is er behoefte om voor meerdere medewerkers tegelijkertijd begeleiding of een dienstverlening te starten. Denk hierbij aan keuringen (zoals een chauffeurs- of duikkeuring), maar ook andere soorten opdrachten zoals Preventief Medische Onderzoeken (PMO) en medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).


Om dit binnen Xpert Suite beter te ondersteunen hebben we Campagnes: een module die het mogelijk maakt om een verzameling van opdrachten op een gecontroleerde en gefaseerde wijze uit te zetten of in te plannen. Een campagne is dus een verzameling van opdrachten (voor 2 of meer gebruikers) die gefaseerd kan worden gestart en waarvan de voortgang en status centraal in de gaten gehouden kan worden.


2. Campagnetypes

Binnen Campaigns kennen we verschillende campagnetypes. Dit is een verzameling van oproepverzoeken of trajecten (opdrachten) die aangevraagd mogen worden bij het inplannen van een nieuwe campagne. Dit geeft de mogelijkheid aan geautoriseerde gebruikers om hun eigen campagne te starten en daarbinnen een beperkte lijst van opdrachten te selecteren.


Om een campagnetype te mogen beheren, is er een autorisatie die aangezet moet worden. Deze is te vinden in het gebruikersbeheer onder ‘Campagnes’, genaamd ‘Campagne types beheren’. Er is een beheerscherm om campagnetypes aan te maken. Dit beheerscherm is te vinden in het beheer via Dienstverlening > Dienstverlening > Campagne types. Via de knop ‘Toevoegen’ kan er een nieuwe campagnetype toegevoegd worden. Naast de naam kan er geselecteerd worden tot welke vorm het campagnetype behoort. Deze vorm bepaalt wat een opdracht moet starten in het systeem: een oproepverzoek of een traject. Daarnaast kan er, afhankelijk van de vorm, een beperking ingesteld worden welke spreekuursoorten en protocol(variaties) gestart mogen worden.

Let erop dat spreekuursoorten die geselecteerd worden een voorkeurstrajectsoort hebben dat gestart wordt wanneer het oproepverzoek aangemaakt wordt.




3. Campagnes


Aan een campagne kunnen opdrachten toegevoegd worden. Een opdracht bestaat uit één of meerdere aanvragen voor een individuele medewerker. De campagne zorgt ervoor dat alle gekoppelde opdrachten integraal inzichtelijk blijven en gebruikers de voortgang van de individuele aanvragen kunnen bijhouden.

 

Er is een actielink toegevoegd in het portalbeheer. Deze heet ‘Campaigns’. Daarnaast is er een autorisatie toegevoegd, namelijk ‘Campagnes gebruiken’. Indien een gebruiker deze autorisatie heeft, kan hij via de actielink naar het overzicht navigeren.



Vanuit het campagne-overzicht kunnen nieuwe campagnes aangemaakt worden. Hiervoor heeft een gebruiker de autorisatie ‘Campagnes beheren’ nodig. Bij het aanmaken van de campagne kies je het campagnetype en voer je de naam en een eventuele omschrijving in. Ook kies je een of meerdere werkgevers waarvoor deze campagne gestart wordt. Een gebruiker moet geautoriseerd zijn voor de werkgever om hem te mogen selecteren. Campagnes zijn flexibel in te richten en kunnen via naamgeving en omschrijving helder gecommuniceerd worden richting klanten. Zo kan er bijvoorbeeld een campagne aangemaakt worden voor alle keuringen die in Q1 2025 uitgevoerd moeten worden, een PMO voor de komende 4 maanden, of een campagne zonder einddatum die alomvattend alle keuringen bevat van een werkgever.

 

Er kan doorgeklikt worden op een specifieke campagne, waarin alle opdrachtregels te zien zijn. Hierin ziet men ook de status van de individuele regel. Hier kan ook weer worden doorgeklikt op een opdrachtregel om daar meer details van te zien.

 

Gebruikers die een campagne aangemaakt hebben, krijgen direct autorisatie om de campagne te mogen bekijken. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers van de arbodiensten alle campagnes mogen inzien, is er de autorisatie ‘Campagnes volledige toegang’. Met deze autorisatie mag de gebruiker alle campagnes inzien die in het systeem staan, ongeacht werkgeverautorisaties.



4. Opdrachten toevoegen


Binnen een bestaande campagne kunnen opdrachten toegevoegd, bekeken, bewerkt en verwijderd worden. Hier zijn autorisaties toegevoegd binnen het gebruikersbeheer, namelijk ‘Opdrachten bekijken’, ‘Opdrachten toevoegen’, ‘Opdrachten bewerken’ en ‘Opdrachten verwijderen’ om desbetreffende acties te mogen doen. 

 

Binnen een opdracht selecteert de gebruiker het oproepverzoek dan wel het traject dat als onderdeel van de opdracht moet worden uitgevoerd en de medewerkers waarop de opdracht van toepassing is. Daarnaast kan de gewenste periode waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd worden geselecteerd. Vervolgens kan de opdracht worden toegevoegd met een klik op de knop ‘Opslaan’. Hiermee wordt voor iedere geselecteerde medewerker een opdrachtregel aangemaakt, welke vervolgens direct ter beoordeling bij de geautoriseerde gebruiker(s) komt te liggen. 

 

Momenteel kunnen er alleen nog handmatig opdrachten toegevoegd worden. In een latere release wordt de mogelijkheid toegevoegd om opdrachten in bulk op te voeren, op basis van (Excel) lijsten.


  • Traject


  • Spreekuur

Het kan voorkomen dat er bij binnen een campagne een spreekuursoort aangevraagd wordt waar additionele keuringsverklaringen afgegeven worden. Bijvoorbeeld als iemand een chauffeurskeuring doet en ook meteen een aanhangerverklaring wil krijgen in hetzelfde spreekuur. Daarnaast kan er bij het opvoeren van een opdrachtregel nog overige vraagstellingen voor de specialist opgevoerd worden, wat kan in het tekstveld ‘Vraagstelling specialist’. Hier kan informatie opgevoerd worden die relevant is voor de uitvoerende specialist. Wanneer de opdracht doorgezet wordt en een oproepverzoek aangemaakt, dan zal informatie vastgelegd worden binnen de vraagstelling specialist van het oproepverzoek. 



5. Opdrachten beoordelen


De gebruiker, verantwoordelijk voor de beoordeling van de opdrachten, kan alle of een deel van de opdrachtregels van een opdracht goedkeuren. Omdat het, in het geval van een opdracht op basis van een oproepverzoek, kan voorkomen dat er meer opdrachten zijn dan beschikbaarheden van uitvoerende specialisten kan de periode voor uitvoering worden aangepast. Hoe dat werkt, zie je in onderstaande voorbeelden:

 

De werkgever vraagt een keuring aan die in de periode tussen 1 januari en 1 maart uitgevoerd moet worden. De beoordelende gebruiker weet dat de betreffende professionals in januari al volgepland zijn. De gebruiker kan dan bij het goedkeuren van de opdrachten een afwijkende periode aangeven, bijvoorbeeld van 1 februari – 1 maart.

 

Indien de gebruiker de autorisatie ‘Opdrachten beoordelen’ heeft, kan deze een opdracht goedkeuren. Dat kan op verschillende manieren. Ten eerste kan een individuele opdrachtregel goedgekeurd worden. Daarnaast kan binnen een campagne in bulk een of meerdere opdrachtregels goedgekeurd worden. Daarnaast is er een scherm met alle nog niet goedgekeurde opdrachten. Deze is te vinden in het campagneoverzicht via de tab ‘Te beoordelen opdrachten’.

 

Met dit overzicht kan de medewerker nieuwe opdrachten goedkeuren. Er kan in dit overzicht gefilterd worden op een specifieke campagne, soort, werkgever en de gewenste planperiode. Vervolgens kunnen er meerdere opdrachtregels aangevinkt worden en meteen doorgezet worden. Indien gewenst kan de gebruiker nog de ingangsdatum aanpassen.

 

Nadat de opdracht beoordeeld en goedgekeurd is, wordt het corresponderende traject gestart dan wel het oproepverzoek gegenereerd. Het traject kan vervolgens door geautoriseerde gebruikers worden opgevolgd dan wel het oproepverzoek kan worden ingepland.


 

We willen voorkomen dat er bij een campagne spreekuursoorten geselecteerd kunnen worden bij het toevoegen van een opdracht die niet in de dienstverleningsovereenkomst van de werkgever staat staan. Bij het toevoegen van opdrachten wordt dus naast de controle uit welke spreekuursoorten gekozen mag worden, ook gecontroleerd of de spreekuursoorten in de dienstverleningsovereenkomst staan. Als dat niet zo is, kan het spreekuursoort niet geselecteerd worden bij het toevoegen van opdrachten.


6. Opdracht toevoegen via een bestand

Naast handmatig opvoeren, is het ook mogelijk om via een bestand opdrachtregels toe te voegen aan een campagne. Zo kunnen gebruikers snel grote hoeveelheden (bijvoorbeeld 1000) opdrachtregels tegelijkertijd invoeren. Handmatig toevoegen blijft ook mogelijk voor het later toevoegen van losse opdracht (i.e. een nieuwe medewerker toevoegen).


Bij het invoeren van opdrachtregels is de optie om een bestand te uploaden. Bovenin zie je een knop om een templatebestand te downloaden. Het is belangrijk om dit template per campagne te downloaden, omdat het automatisch wordt gevuld met de juiste keuzemogelijkheden binnen die campagne. Denk bijvoorbeeld aan welke trajecten of oproepverzoeken je mag selecteren of voor welke werkgever je dat mag doen binnen die campagne. Vervolgens kan je het bestand invullen en daarna uploaden. Het systeem controleert het bestand. Bij grote bestanden kan deze validatie en het toevoegen van de opdrachten even duren, maar je kunt ondertussen verder werken in de Xpert Suite. Het systeem gaat op de achtergrond door met de verwerking. 



Verder is er een overzichtspagina voor alle geüploade bestanden. Hier kun je zien of een bestand succesvol is verwerkt of dat er fouten zijn opgetreden. Bij fouten kun je doorklikken voor meer informatie en tips om het probleem te verhelpen, zodat je het bestand vervolgens kunt aanpassen en opnieuw kunt uploaden.