Wat gaan we doen?
Vanaf versie 8.28 (18-07-2024) is het niet meer mogelijk om emailsignaaltaken aan te maken obv een Word-sjabloon. De emailsignaaltaken die een Word-sjabloon gebruiken zullen NIET meer werken na versie 9.9 (29-05-2025).
Emailsignalen zijn nu Word documenten/sjablonen, deze moeten omgebouwd worden naar nieuwe context aware emailsjablonen. Hierbij stappen we af van Word en stappen we over naar markdown (html).
Met Word documenten zijn er veel stappen die niet nodig zijn. Denk aan het opstellen van een Word document, inladen van de velden, document weer uploaden, etc. Met de markdown editor kun je dit binnen de applicatie houden.
Welke voordelen zijn er?
- Maken gebruik van standaard mastersjablonen, dus ziet er mooier uit.
- Makkelijker te beheren.
- Staat in een lijstje met emailsjablonen.
- Controle bij opslaan zodat er minder fouten in de sjablonen zitten.
- Meer performance, minder bugs.
- Makkelijker vindbaar op titels, ontvangers, etc.
Waar moet ik op letten?
De markdown editor ondersteund beperkte opmaak zoals Headers, bold, italic, Quote, links (url) en lijsten. Word ondersteund meer soorten opmaak. Bij de overstap hierdoor is het waarschijnlijk dat er opmaak wegvalt.
Welke stappen moet ik nemen?
- Navigeer naar de taakbibliotheek
- Selecteer een taak van het soort 'Emailsignaal'
- Klik bij emailinstellingen op bewerken
- Klik bij e-mailsjabloon document op 'DOCUMENTENBEHEER'.
- zoek het bijbehorende sjabloon
- download het sjabloon
- kopieer de tekst van het sjabloon
- Ga terug naar de taak en wijzig het type naar 'Berichtsjabloon'
- Ga naar 'BERICHTSJABLOONBEHEER'
- Sjabloon toevoegen
- Klik op 'Bewerken' bij Berichtsjabloon
- Selecteer de ontvangers en klik op opslaan
Let op: de ontvangers die je hier instelt zijn extra ontvangers. Hier kun je bijvoorbeeld kiezen voor de contactgegevens van een werkgever of van een werknemer.
Daarnaast zijn de ontvangers van het emailsignaal ook altijd de gebruikers die in XS beheer geautoriseerd zijn voor de emailsignaaltaak. - Klik op 'Bewerken' bij Email Sjabloon
- Vul het onderwerp, plak de tekst in de inhoud, klik op opslaan.
- Ga terug naar de taakbibliotheek (van stap 3) selecteer het zojuist aangemaakte berichtsjabloon en klik op opslaan.