De Xpert Suite kan op heel veel onderdelen aangepast worden aan de bedrijfsprocessen die de applicatie ondersteunt. Functioneel beheerders van de Xpert Suite kunnen de configuratie zelf aanpassen. Onder configuratie wordt verstaan de inrichting van de applicatie waardoor de functionele werking wordt bepaald. Daarnaast kennen we stamdata die net als de configuratie niet heel frequent wijzigt en in de transactionele processen gebruikt wordt. Stamdata beïnvloed de werking van de applicatie niet of heel beperkt.
De primaire omgeving van de Xpert Suite waarin alle gebruikers werken, is de Productieomgeving. Indien gewenst kan een kopie van deze omgeving gemaakt worden en dienen als test of Acceptatieomgeving. Hierin kunnen aanpassingen van de configuratie voorbereid, getest en de impact bepaald worden, waarna deze aanpassingen ook in de Productieomgeving doorgevoerd kunnen worden. Niet in alle gevallen is het nodig om aanpassingen in een Acceptatieomgeving te testen. De Xpert Suite biedt mogelijkheden om op een verantwoorde manier in de Productieomgeving aanpassingen door te voeren en te beoordelen alvorens deze "in productie" worden genomen. Het borgen van de continuïteit van de processen is altijd bepalend in de keuzes. Een en ander is uiteraard ook afhankelijk van het beleid wat binnen de organisatie op het gebied van configuratie management gevoerd wordt.
De volgende punten kunnen als voorbeeld voor configuratie management in de Xpert Suite gehanteerd worden:
- Wijzigingen die bij voorkeur eerst op acceptatieomgeving moeten worden gedaan:
- Wijzigingen aan (gebruikers)rollen.
- Wijzigingen aan portal-inrichting.
- Wijzigingen aan protocollen.
- Wijzigingen aan documentsjablonen.
- Wijzigingen aan spreekuursoorten.
- Wijzigingen aan triggers.
- Configureren van nieuwe (of aangepaste) imports.
- Acties die direct op productieomgeving kunnen worden gedaan, zijn bijvoorbeeld:
- Aansluiten van een nieuwe klant met bestaande dienstverleningen etc.
- Nieuwe gebruikers toevoegen aan bestaande rollen danwel dossier-autorisaties van gebruikers wijzigen.
- Een spelfout uit een documentsjabloon halen. Maar let op: zodra je met de velden of IF-constructies in aanraking komt: wel eerst via acceptatieomgeving.
- Een kortingsmodel of het budgetbedrag van een klant aanpassen (belangrijk om dit altijd met verantwoordelijke voor contracten en/of facturatie af te stemmen).
- En uiteraard de op acceptatieomgeving goedgekeurde configuratiewijzigingen (punt 1)
Tip! Als je de configuratie aanpast, is het raadzaam te documenteren van WAT je hebt aangepast. Raadpleeg ook altijd de instructies op het Xpert Support Center.