In de XpertSuite is het mogelijk om de agenda te koppelen met je persoonlijke agenda in Outlook. Volg daarvoor het onderstaande stappenplan:

INHOUDSOPGAVE

• Acties uit te voeren in Outlook
  • 1. Start Outlook.
  • 2. Ga links onderaan naar de agenda weergave.
  • 3. Klik met de rechtermuisknop op je eigen agenda (Agenda of Calender).
  • 4. Klik op “Eigenschappen”.
  • 5. Een nieuw eigenschappen scherm is nu in beeld verschenen.
  • 6. Klik op de knop “Toevoegen”. 
  • 7. Je ziet nu de interne adreslijst van Outlook.
  • 8. Je bent nu weer in het scherm met machtigingen.
• Acties uit te voeren in Xpert Suite voor de Outlook agenda
  • 1. Ga links in de navigatiebalk naar Instellingen:
  • 2. Kies het tabblad Email & Agenda
  • 3. Scroll naar beneden naar Agenda Synchroniseren
  • 4. Resultaat in XS agenda
  • 5. Handmatig synchroniseren
• Agenda afspraken filteren op basis van status
  • Instellen van de configuratieparameters

Acties uit te voeren in Outlook

1. Start Outlook.

2. Ga links onderaan naar de agenda weergave.

3. Klik met de rechtermuisknop op je eigen agenda (Agenda of Calender). Deze staat over het algemeen bovenaan in de lijst onder “Mijn agenda’s”. Achter Agenda of Calender staat over het algemeen ook je eigen mailadres.

4. Klik op “Eigenschappen”.

5. Een nieuw eigenschappen scherm is nu in beeld verschenen. Ga hierin naar het tabblad “Machtigingen”.

6. Klik op de knop “Toevoegen”. 

7. Je ziet nu de interne adreslijst van Outlook. In het geval van Exchange kun je bovenin de naam van de gebruiker invullen die staat ingevuld bij de externe mailkoppeling. Deze gebruiker wordt nu als zoekresultaat getoond. Kies deze gebruiker en klik onderaan het scherm op “Toevoegen”. Klik hierna op “OK”.

Deze gebruiker vind je via beheer > koppelvlakken > Externe E-mailkoppeling:

8. Je bent nu weer in het scherm met machtigingen. Zorg dat de zojuist toegevoegde gebruiker is geselecteerd en kies bij          “Machtigingsniveau” voor “Publicerend auteur”. Klik hierna onderaan op “OK”.

Acties uit te voeren in Xpert Suite voor de Outlook agenda

1. Ga links in de navigatiebalk naar Instellingen:

2. Kies het tabblad Email & Agenda

3. Scroll naar beneden naar Agenda Synchroniseren

    Vink het vakje aan

    En kies Anders

    Controleer  het gekoppelde e-mailadres en sla op.

Klik op F5 om de pagina te vernieuwen.

Negeer de melding

NB: het kan een aantal uren duren voordat de agenda’s volledig zijn gesynchroniseerd!!

4. Resultaat in XS agenda

   Na het synchroniseren worden externe afspraken in de XS agenda zichtbaar. Deze kan je herkennen aan de grijze blokken 

   met beschrijving 'Afspraak in externe agenda'. Mocht er een locatie aan de afspraak in de externe agenda zijn toegevoegd,    dan is deze ook zichtbaar. Verdere details van de afspraak zie je zodra je op de afspraak klikt:

5. Handmatig synchroniseren

   De synchronisatie met de externe agenda is niet continu. Ongeveer elke drie uur wordt deze automatisch geüpdatet. 

   Dit kan je ook handmatig doen door middel van de actieknop in de XS agenda. 

Agenda afspraken filteren op basis van status

Sinds release 8.36 Tin is er een functionaliteit toegevoegd die het mogelijk maakt om agenda afspraken gemakkelijk te filteren zodat alleen afspraken met een bepaalde status worden overgenomen in Xpert Suite. Hierdoor kunnen afspraken die je in je Outlook agenda vastlegt als bijvoorbeeld 'Free/Beschikbaar' of 'Working Elsewhere/Werkt ergens anders' de beschikbaarheid in de XS-agenda niet verstoren. Om dit te realiseren zijn er vijf configuratieparameters toegevoegd waarbij je per afspraak-status kunt aangeven of deze wel of niet geïmporteerd moet worden in Xpert Suite. Deze configuratieparameters zijn aangemaakt in overeenstemming met de standaard 'Show as/Weergeven als' statussen in Outlook, namelijk:

• Free
• Working Elsewhere
• Tentative
• Busy
• Out of Office

Instellen van de configuratieparameters

Ga naar Beheer > Applicatieinstellingen > Configuratieparameters en selecteer parametergroep ExternalAgenda. Stel vervolgens per parameter in of dat type agenda afspraak wel of niet geïmporteerd moet worden door middel van een numerieke waarde. De betreffende parameters zijn:

• Sync exchange appointments of type 'Free'
• Sync exchange appointments of type 'Tentative' 
• Sync exchange appointments of type 'Busy' 
• Sync exchange appointments of type 'OutOfOffice' 
• Sync exchange appointments of type 'WorkingElsewhere'

Hierbij geldt het volgende:

Status 1 = Outlook afspraken met deze 'show as' status worden wel geïmporteerd in de XS agenda
Status 0 = Outlook afspraken met deze 'show as' status worden niet geïmporteerd in de XS agenda

Deze configuratieparameters zijn standaard ingeschakeld (waarde 1) conform de voorgaande werking van de externe agenda koppeling met Outlook.