INHOUDSOPGAVE
- Doel van dit artikel
- Wat zijn datastreams?
- Inrichting: koppelingsaccount en datastream configuratie
- Medische en niet-medische datastreams
- Pseudonieme en niet-pseudonieme data
- Overige instellingen
Doel van dit artikel
Dit artikel legt uit hoe datastreams via Connect XS werken en welke keuzes gemaakt moeten worden bij de inrichting en aanmaken van datastreams.
Als je al een datastream hebt die je wilt aanpassen ga dan naar: Bewerken datastreams
Wat zijn datastreams?
Datastreams zijn exportbestanden met gegevens uit de Xpert Suite. Deze bestanden worden op een SFTP-locatie geplaatst en kunnen daar door andere systemen worden opgehaald. Ook kunnen ze naar een externe FTP-locatie gestuurd worden.
Per datastream kan worden ingesteld:
- welke gegevens (kolommen) worden opgenomen
- of de levering automatisch plaatsvindt
- of de levering volledig of incrementeel is
Nieuwe streams en nieuwe kolommen worden niet automatisch toegevoegd. De gebruiker moet deze zelf activeren om te voorkomen dat bestaande processen onverwacht veranderen.
Inrichting: koppelingsaccount en datastream configuratie
koppelingsaccount aanmaken
Navigeer naar:
Beheer → Koppelvlakken → Connect XS → Koppelingsaccounts
Maak een nieuw account aan en configureer:
- een herkenbare naam
- een type koppeling (SFTP)
Er zijn twee varianten:
- Otherside SFTP: er wordt een SFTP-account binnen het platform aangemaakt.
- Externe SFTP: je gebruikt een bestaande SFTP-locatie.
Onderaan het nieuw aangemaakt account kun je op 'Toevoegen Datastreams' klikken
Medische en niet-medische datastreams
Bij het aanmaken van een koppelingsaccount is er een belangrijke instelling:
“Account heeft toegang tot medische gegevens”
Deze keuze bepaalt of de datastreams medische gegevens mogen bevatten.
Alleen medische gebruikers kunnen dit vinkje aanzetten!
Niet-medische datastreams
Als deze optie niet is aangevinkt:
- bevatten de datastreams geen medische gegevens
- worden alleen algemene gegevens geleverd (Werknemers, werkuren, verzuimdatums, werkgever gegevens etc).
Dit is de standaard en meest veilige optie.
Gebruik dit wanneer:
- medische gegevens niet nodig zijn
- dataverwerking plaatsvindt buiten strikt medische context
- er geen expliciete toestemming of noodzaak is
Medische datastreams
Als deze optie wel is aangevinkt:
- Kunnen datastreams medische gegevens bevatten
- Worden extra gevoelige gegevens opgenomen in de exportbestanden
Belangrijke aandachtspunten:
- De bestanden zelf zijn niet standaard versleuteld (niet encrypted), deze optie raden wel ten strengste aan om te doen.
- Alleen gebruikers met medische rechten kunnen deze configuratie aanpassen
Gebruik dit alleen wanneer:
- Er een duidelijke functionele noodzaak is
- Dit is afgestemd met de applicatiebeheerder
Belangrijk verschil samengevat
| Onderdeel | Niet-medische datastream | Medische datastream |
|---|---|---|
| Inhoud | Geen medische gegevens | Bevat medische gegevens |
| Toegang | Standaard beschikbaar | Alleen met medische rechten |
| Risico | Laag | Hoog (privacygevoelig) |
| Advies | Standaard gebruiken | Alleen indien noodzakelijk |
Pseudonieme en niet-pseudonieme data
Naast de keuze voor medische gegevens, is er ook een instelling:
“Is pseudoniem”
Pseudonieme datastreams
- bevatten geen direct herleidbare persoonsgegevens (zoals naam en adres)
- personen zijn alleen indirect te herkennen
Het heet ‘pseudoniem’, omdat je met toegang tot de administratie in het HR systeem of in XS wel indirect nog zal kunnen afleiden welke persoon het betreft (door bijvoorbeeld de combinatie van 3 ziekmeldingen op een specifieke datum).
Advies: gebruik deze variant waar mogelijk.
Niet-pseudonieme datastreams
- bevatten direct herleidbare gegevens
- kunnen eventueel deels anoniem gemaakt worden door kolommen uit te zetten
- het is aan de klant zelf om hier met een door de AVG vereiste privacy impact assessment eigen keuzes in te maken.
Gebruik dit alleen als deze gegevens functioneel nodig zijn.
Overige instellingen
Automatische uitvoering
- zorgt voor automatische levering van bestanden
- standaard frequentie is wekelijks in het weekend (vrijdag op zaterdag óf zaterdag op zondag).
Incrementele uitvoering
- levert alleen wijzigingen sinds de vorige run
- voorkomt grote bestanden en lange verwerkingstijden
Volledige dump
- levert alle data in één keer
- bevat vaak grote hoeveelheden gegevens
Legacy bestandsnaam format
- De naamgeving van Datastreams bestanden gaat volgens een vast format: de naam van de entiteit gevolgd door de datum en tijd.
- Met deze optie kan de bestandsnaam in het legacy format worden aangeboden. In dit format wordt het tijdstip niet toegevoegd. Het wordt aanbevolen deze optie niet te gebruiken voor nieuwe configuraties.
standaard format
[entiteit]_[datum in yyyyMMdd]_[tijdstip in HHmmss], bijvoorbeeld dim_Employee_20240131_021500
legacy format
[entiteit]_[datum in yyyyMMdd], bijvoorbeeld dim_Employee_20240131
Metadata
Wanneer de optie metadata is ingeschakeld, wordt er naast de datastreambestanden een extra bestand toegevoegd met de naam metadata.txt.
Dit bestand bevat per datastreambestand de volgende gegevens:
- Het aantal records in het betreffende datastreambestand
- Het totaal aantal records dat aanwezig is na verwerking van het bestand
Met deze informatie kan worden gecontroleerd of het datastreambestand correct is verwerkt.
Dit is vooral relevant bij incrementele aanleveringen. In dat geval geeft het totaal aantal records inzicht in of opeenvolgende bestanden volledig en in de juiste volgorde zijn verwerkt.
Read-only scherm
Voor exportkoppelingen is een read-only scherm beschikbaar. Dit scherm biedt snel inzicht in de belangrijkste instellingen van een koppeling, zonder dat deze direct bewerkt kunnen worden.
In dit overzicht worden onder andere de volgende gegevens getoond:
- naam van de koppeling
- type koppeling
- status van de koppeling
Wanneer aanpassingen nodig zijn, kan via de knop Bewerken het reguliere bewerkscherm worden geopend.