Connect XS is een integratieplatform binnen de Xpert Suite. Dit platform is voor superbeheerders bereikbaar via de beheerpagina van Connect XS. Via dit platform kunnen gebruikers zelf een (sftp) connectie opzetten met de Xpert Suite, en via de opgezette infrastructuur de gewenste data uitwisselen. Connect XS kan worden gebruikt voor eenmalige en voor structurele bestandsuitwisselingen. Het gebruik van datastreams verloopt ook via het Connect XS platform. Via deze beheer pagina kunnen de gewenste streams geconfigureerd worden.


Daarbij kan de superbeheerder zelf instellen welke streams men graag wil afnemen en op bestandniveau aangeven welke velden in de bestanden wel en niet wil ontvangen. Als er nieuwe streams beschikbaar komen zal de superbeheerder deze zelf moeten toevoegen. Dit zodat een lopend verwerkingsproces niet verstoord wordt door een update die vanuit Otherside at Work gedaan wordt.

Datzelfde geldt daarom voor als er nieuwe kolommen beschikbaar komen in bestanden. De nieuwe kolommen staan niet standaard aan maar moeten bewust door de superbeheerder worden aangevinkt. Bij de eerstvolgende run zullen deze nieuwe kolommen zijn toegevoegd aan de bestanden.


Door de aanlevering van datastreams via Connect XS configurabel te maken wordt de ingebruikname van nieuwe streams en doorontwikkelingen van bestaande streams eenvoudiger en wordt de afhankelijkheid van Otherside at Work bij de transitie verkleind.


Gebruik maken van datastreams via Connect XS


Voor afnemers van de module Datastreams komt voor een superbeheerder binnen Connect XS de optie beschikbaar om de datastreams te activeren. De eerste stap is om op Connect XS een koppelingsaccount aan te maken (Koppelvlakken > Connect XS > Koppelinsgaccounts).


Voor het aansluiten van de datastreams moet dus eerst een klant account worden aangemaakt. Voor de meest actuele handleiding omtrent het klantaccount, kan het beste gekeken worden op het https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000036854-xs-connect-klantaccount. 

Voor de configuratie van datastreams gelden daarbij de volgende uitgangspunten:

  • Naam account:

Dit is een vrij te kiezen naam voor het klantaccount. Geef het account een zo herkenbaar mogelijke naam omwille van het beheer.


  • Type account: 

Het type account geeft een keuzelijst van verschillende typen koppelingen. Datastreams zijn enkel beschikbaar via SFTP. Hierin bestaan 2 varianten.

  1. Otherside FTP – hierbij kun je via Connect XS een SFTP account aanmaken waarop de bestanden geplaatst kunnen worden.
  2. Externe FTP – hierbij kun je de credentials invullen van een bestaand SFTP account waar de bestanden geplaatst dienen te worden.

NB. Indien er gekozen is voor het type account ‘Otherside SFTP’ dan dient er op het nieuwe klant account eerst een SFTP account geconfigureerd te worden. Bekijk hier op het XSC voor een beschrijving van de werkwijze.


  • Taal:

Voor datastreams is deze setting niet relevant.


  • Ontvanger(s) logverslag e-mail

Voor datastreams is deze setting niet relevant.


  • Medische gegevens:

Als de gebruiker (die het klantaccount aanmaakt) medische rechten heeft in de Xpert suite kan er gekozen worden om “Account heeft toegang tot medische gegevens”. Als deze is aangevinkt dan bevatten de streams die later gegenereerd worden ook gegevens die zijn gekenmerkt als medisch. De CSV bestanden zijn niet encrypt dus wees hier voorzichtig mee en bij twijfel laat het vink boxje leeg.


Let op: Als hier “ja” wordt gekozen is de configuratie alleen nog aanpasbaar voor superbeheerders met medische rechten. Als medische streams noodzakelijk zijn overleg dit dan altijd eerst met de applicatiebeheerder van Otherside.


  • Autorisaties:

Met autorisaties wordt normaal gesproken bepaald welke werkgevers er in scope zijn voor de import- of                     exportconfiguraties. Dit is echter voor de datastreams nog niet mogelijk. Op dit moment zijn de streams enkel op database niveau dus kies hier altijd “Alle werkgevers”.


  • Gebruikersimport:

Voor datastreams is deze setting niet relevant. Het vinkje kan dus uit blijven. Aanzetten heeft geen effect op de werking.

 

Na het aanmaken van een koppelingsaccount kan onderaan het klantaccount scherm een nieuwe datastream configuratie worden toegevoegd. Het is mogelijk om meerdere configuraties toe te  voegen aan het klant account. Bijv één voor productie doeleinden en een andere om een proef dump te genereren met een andere configuratie. Iedere configuratie zal in een aparte map van op het SFTP account verschijnen zodat je kan herkennen vanuit welke configuratie de bestanden afkomstig zijn.




Bij de configuratie van de datastreams kunnen de volgende eigenschappen worden ingesteld:

  • Naam:

Dit is een vrij te kiezen naam voor de datastream configuratie. Geef de configuratie een zo herkenbaar mogelijke naam

omwille van het beheer. Indien er gekozen is voor ‘Otherside SFTP’ dan is deze naam tevens de mapnaam op het SFTP account waarin de bestanden geplaatst worden.


  • Versie:

Klanten die overstappen van oude versies van de datastreams naar de XS Connect variant, kunnen hier kiezen voor de

versie die ze nu ook ontvangen. Zo wordt de overgang zo makkelijk mogelijk gemaakt aangezien op deze manier de inhoud van de bestanden niet afwijken van de voorgaande bestandsformaten. Het advies is wel om over te stappen naar de nieuwste versie aangezien dat ook de versie is waar nieuwe streams en velden worden toegevoegd. Oude versies worden niet meer doorontwikkeld en worden nog maximaal 1 jaar ondersteund.


  • Is pseudoniem:

Geeft aan of de datastreams wel of niet pseudoniem worden aangeleverd.

 

Pseudoniem of niet pseudoniem?

De streams zijn in pseudonieme en niet pseudonieme vorm verkrijgbaar. Met als belangrijk verschil dat in de pseudonieme variant geen direct naar de persoon herleidbare gegevens staan (NAW etc.). Het heet ‘pseudoniem’, omdat je met toegang tot de administratie in het HR systeem of in XS wel indirect nog zal kunnen afleiden welke persoon het betreft (door bijvoorbeeld de combinatie van 3 ziekmeldingen op een specifieke datum). Ons advies is om, behalve als je specifieke te onderbouwen doelen hebt waar de direct persoonsgegevens voor nodig zijn, altijd voor de pseudonieme variant te kiezen. Maar het is aan de klant zelf om hier met een door de AVG vereiste privacy impact assessment eigen keuzes in te maken.

 

Het is ook mogelijk om in de niet pseudonieme versie kolommen uit te vinken die naar de persoon herleidbare gegevens bevatten. Op die manier kun je per bestand kiezen of je deze wel of niet pseudoniem wil hebben.

  • Streams

Vink de themas aan die je wil genereren. De documentatie van wat er in de betreffende streams zit is op te vragen via het rapport Datastreams – documentatie onder statistiek.


  • Automatische uitvoering

Vink deze optie aan als je wilt dat de datastreams automatisch worden geleverd zodra deze zijn bijgewerkt. De standaard aanleveringsfrequentie wekelijks, maar het is mogelijk om (tegen meerprijs) een dagelijks aanlevering te krijgen.


Let op:  kies ervoor om maximaal 1 configuratie op automatische uitvoering in te stellen. Dit om onnodig dataverkeer te voorkomen.


  • Incrementele uitvoering

Deze optie staat default aan en betekend dat er steeds een dump wordt klaargezet van de mutaties sinds de laatste run. Als deze uit staat, wordt er een volledige dump klaargezet. Een volledige dump bevat meestal erg veel data. Om de doorlooptijden te beperken, adviseren wij een incrementele uitvoering, zeker in combinatie met een automatische uitvoering van de bestandsgeneratie.


  • Legacy bestandsnaamformat gebruiken

De naamgeving van Datastreams bestanden gaat volgens een vast format: de naam van de entiteit gevolgd door de datum en tijd. Met deze optie kan de bestandsnaam in het legacy format worden aangeboden. In dit format wordt het tijdstip niet toegevoegd. Het wordt aanbevolen deze optie niet te gebruiken voor nieuwe configuraties. 


standaard format

[entiteit]_[datum in yyyyMMdd]_[tijdstip in HHmmss], bijvoorbeeld dim_Employee_20240131_021500


legacy format

[entiteit]_[datum in yyyyMMdd], bijvoorbeeld dim_Employee_20240131


  • Metadata

Deze optie zorgt voor een extra .txt bestand onder de naams metadata.txt en bevat een lijst met per bestand 2 kenmerken: 

1. hoeveel records er in ieder datastream bestand zitten 

2. hoeveel records er in totaal aanwezig zijn nadat het bestand verwerkt is. 

Hiermee kan gevalideerd worden of het datastream bestand goed verwerkt is. Het tweede aantal is vooral van belang bij het gebruik van de incrementele aanlevering, omdat hiermee gecontroleerd kan worden of verwerking van de opvolgende incrementele bestanden goed uitgevoerd is.