Het is mogelijk om een dossier te kopiëren door een afgescheiden dossier-kopie van de werknemer maken. Hierbij wordt de werknemer inclusief NAW- en dienstverbandgegevens gekopieerd en optioneel het lopende ziektetraject. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een externe ERD Ziektewet begeleider, zodat je deze begeleider een apart dossier kunt verstrekken. Zo heeft de externe begeleider geen inzage in oudere ziektetrajecten, en de (voormalig) leidinggevende van de werknemer heeft geen inzage in de begeleiding door de externe.

Wanneer je in een werknemersdossier zit, kies je voor Acties -> Overige Acties. Dit is de actielink Overige acties, die eventueel is toe te voegen indien die nog niet beschikbaar is (zie de aparte instructie bij Portals).

Selecteer de optie "Dossier kopiëren naar afgescheiden nieuw dossier".

Selecteer als eerste de afdeling waaronder de dossier-kopie van de werknemer moet komen. Het advies is om hiervoor een aparte fictieve afdeling aan te maken, waarover je enkel autorisaties verstrekt aan de externe(n) en degenen binnen de organisatie die het dossier van de externe mogen inzien. 

Als gebruikers de gewenste afdeling niet in het lijstje zien, kan het zijn dat de gebruiker niet geautoriseerd is voor deze afdeling of dat de afdeling nog niet bestaat in Xpert Suite. 

Indien er bij de huidige werknemer een lopend ziektetraject aanwezig is, heb je de mogelijkheid om dit ziektetraject mee te kopiëren. Bij de dossier-kopie zal er dan automatisch een nieuw ziektetraject worden gestart met dezelfde startdatum als bij de reeds bestaande werknemer. Dit kopie-traject is geheel blanco, dus zonder notities, opdrachten, documenten e.d. en zal enkel de taken bevatten die in de protocolvariatie staan opgenomen die bij deze aparte afdeling gebruikt moet worden (bv. een specifieke ERD Ziektewet protocolvariatie). 

Daarnaast kun je ook aangeven of het ziektetraject bij de huidige werknemer afgesloten moet worden. 

Tot slot kun je een ingangsdatum voor de kopie invoeren, deze datum zal worden gebruikt als startdatum van het dienstverband van de kopie-werknemer. 

LET OP: In Xpert Suite telt de kopie als aparte werknemer en ziekmelding, dus kies de plek waar je dit dossier plaatst zodanig dat het geen ongewenste effecten op de verzuimcijfers heeft. Het beste is om een afdeling te maken die buiten de werkgever-structuur valt. 

LET OP: Spreekuurdocumenten en uploaddocumenten zijn geen trajectdocumenten en worden dus ook niet mee gekopieerd wanneer je ervoor kiest om trajectdocumenten mee te kopiëren.