Inleiding

Wanneer leidinggevenden toegang dienen te krijgen tot de XpertSuite is er de mogelijkheid om de gebruikersaccounts en autorisaties van deze gebruikersaccounts via een gebruiker autorisatie (GA) koppeling aan te maken en te onderhouden. In dit document wordt beschreven hoe je een GA koppeling aan kunt leggen. 


Belangrijk aandachtspunt: 
Belangrijk om je te realiseren wanneer je gebruik maakt van een GA koppeling is dat de koppeling handmatige acties voor leidinggevenden overschrijft. Dit betekent dat accounts die handmatig zijn aangemaakt, maar niet in de aanlevering vanuit AFAS zitten, automatisch verwijderd zullen worden. Daarnaast kunnen de autorisaties voor leidinggevenden alleen op groepsniveau beheerd en aangepast worden.


Een GA-koppeling gaat altijd samen met tenminste een koppeling van de gegevensstroom Organisatie Structuur (afdelingen) en Medewerkers. De uitleg van het aansluiten van deze gegevensstromen zonder GA koppeling staat omschreven in dit document.


Voordat je begint

Controleer de volgende punten: 



Configuraties toevoegen (Werknemer en Organisatie met GA).


Wanneer je naar jouw aangemaakte account gaat kun je hier een nieuwe Import Configuratie toevoegen.

 

Selecteer jouw account en klik op: + Nieuwe configuratie.



 


Je komt nu in een scherm waarmee je een configuratie toe kan voegen en een gegevensstroom kunt koppelen.

 

Afdelingen en Werknemers met GA koppelen:


Kies bij Opties voor de optie ‘AFAS werknemer’. Je komt dan bij het volgende scherm:

 

 

Hier kan je de volgende gegevens invullen:


Gegevensstroom:

Hier vul je de naam van de gegevensstroom in. Kies voor iets herkenbaars, zoals ‘werknemers met GA’ of ‘Afdelingen en Werknemers met GA’.


Opties: 

Kies voor AFAS Werknemer.


Afwijkende OrganisatieStructuur: 


Dit vink je aan wanneer je meerdere werkgevers in AFAS hebt, die gekoppeld dienen te worden naar meerdere werkgevers in de XpertSuite, mét ieder een unieke organisatiestructuur (Situatie 2 optie 2).


Organisatie*:

Hier vul je de naam van de OG-getconnector in.


Werknemer*: 

Hier vul je de naam van de MDW-getconnector in.


Uren: 

Hier vul je de naam van de Rooster-getconnector in.


Configuratie: 

Hier kan je kiezen uit meerdere opties. Kies hierbij wat bij deze werknemer(s) van toepassing is: AFAS Organisatie, Werknemer en Gebruikerautorisaties mét of zónder formatieverdeling.

 

Standaard of custom mapping: 

Omdat het om een GA koppeling gaat kies je hier voor Custom mapping. Wanneer je dit aan vinkt verschijnt er hieronder de mapping van alle velden waar de koppeling naar kijkt. Het veld 'Mapnaam' is belangrijk voor de GA koppeling. Vul hier de naam in van de map in waar je de gebruikersaccounts in wil plaatsen (in het voorbeeld in de afbeelding hieronder heet de map 'Leidinggevende'). Meer informatie Custom Mapping.





Daarnaast zijn er nog enkele extra velden die je kunt invullen nadat je voor custom mapping hebt gekozen: 



Belangrijk aandachtspunt:
Als je nu of in de toekomst gebruik wil maken van een documentenkoppeling of verzuimexport van Xpert Suite naar Afas dan mogen de categorieklassen 3 en 4 bij Werknemer & Dienstverband niet gewijzigd worden in de custom mapping. Voor deze koppelingen dient in categorieklasse 3 het personeelsnummer ([Medewerker]) en in categorieklasse 4 het dienstverbandID ([Dienstverband]) te staan.


Let op:
Als je op 'mapping leegmaken' klikt worden alle velden van de mapping leeggemaakt. Wees hier dus voorzichtig mee!


Aanleveringsperiode in maanden (i.v.m.bewaartermijnen):

Dit betreft het aantal maanden dat de koppeling de gegevens meeneemt van medewerkers die uit dienst zijn.


Unieke identificatie van een dienstverband: 

Laat deze altijd op Startdatum, dienstverband en Afdeling staan.


Autorisatie voor het dienstverband: 

Laat deze op de default instellingen staan.


Autorisatie element:

Hiermee kan je aangeven op welk niveau de autorisaties worden ingesteld. Kies je bijvoorbeeld voor 'Afdeling' dan zijn de leidinggevenden geautoriseerd voor alle medewerkers die op de afdeling werken waar zij leiding aan geven. 


Unieke identificatie van een gebruiker: 

Hiermee geef je aan welke gegevens de koppeling gebruikt om een unieke gebruiker te vinden binnen de gebruikersgroep(en) waarvoor gebruiker accounts worden aangemaakt. 


Het kan zijn dat de klant meerdere gebruikersgroepen heeft (bijvoorbeeld 1 per werkgever). In dit geval moet je de gebruikersgroep & gebruikerscode aanvinken omdat het kan zijn dat een gebruikerscode (= personeelsnummer) meerder keren voor kan komen. Is dit niet het geval en is er maar 1 gebruikersgroep, kies dan voor: 'Gebruikerscode'.


Voorvoegsel inlognaam (indien leeg valt terug op klantaccount):

Hiermee kan je een prefix toevoegen aan de inlognaam die automatisch worden aangemaakt voor leidinggevenden. Standaard wordt de inlognaam gegenereerd:

- [Naam Klantaccount (gedeelte voor een spatie)].[Initialen][Achternaam]

Indien niet uniek wordt dit uitgebreid met de gebruikersgroep

- [Naam Klantaccount (gedeelte voor een spatie)].[Initialen][Achternaam][Gebruikersgroep]


Indien nog niet uniek wordt dit uitgebreid met 2 cijfers, beginnend met 01

- [Naam Klantaccount (gedeelte voor een spatie)].[Initialen][Achternaam][Gebruikersgroep]01


Het gedeelte van [Naam Klantaccount (gedeelte voor een spatie)] wordt met deze setting vervangen.


Het is ook mogelijk om de Inlognaam vast te leggen via custom mapping. Zodra deze ingesteld is bij het veld Inlognaam, is deze optie leidend.



VerstuurUitnodigingsMailVariant: 

Het kan zijn dat je meerdere E-mailsjablonen hebt aangemaakt voor het versturen van de inloggegevens aan gebruikers. Wanneer dit het geval is kan je hier de sjabloon code invullen van het E-mailsjabloon dat je wilt gebruiken. Wanneer je hier niks invult zal het standaard template gebruikt worden.


Logs:

Dit kan je aanvinken als je alle technische logging op het API logverslag wil zien.

 

+ Schedule toevoegen: 

Wanneer je dit aan vinkt kom je op het volgende scherm:




Hierbij kan je aangeven hoe vaak en wanneer de koppeling actuele gegevens mag ophalen uit AFAS. Wanneer je ‘iedere dag’ aan vinkt, draait hij iedere dag op het tijdstip dat je hier instelt. Kies je voor ‘Specifieke dag(en)’, dan kan je zelf de dagen aanvinken dat de koppeling mag lopen. Je kunt de koppeling ook meerdere keren per dag laten draaien. In dit geval voeg je meerdere schedules toe. Het verzoek is daarbij om een maximum van 3 keer per dag aan te houden.


*Als alles in ingevuld klik je op opslaan, de koppeling loopt nu op aangegeven tijd. Belangrijk is wel om even na te gaan of de koppeling goed werkt. Om dat te doen kan je de meldingen op het Logverslag controleren. Meer over deze meldingen kan je vinden op deze pagina. 


Let op: 
Laat de koppeling minimaal 3 keer lopen voordat je de meldingen op het Logverslag gaat nalopen. Sommige meldingen zullen ontstaan omdat de koppeling het aangeleverde bestand van A tot Z inleest. De koppeling kan de eerste keren een melding geven dat het bepaalde afdelingen of werknemers niet herkent, omdat het pas later in het bestand voorkomt. De volgende keer dat de koppeling draait, zal hij de gegevens wel beschikbaar hebben om alle gegevens op de goede manier te verwerken in de Xpert Suite.



Gebruikersautorisaties werkgever overstijgend


Bij gebruikerskoppelingen kan het voorkomen dat leidinggevenden op een andere juridische entiteit (werkgever) werkzaam zijn dan de werknemers waar zij leidinggevende van zijn. 

 Een gebruikersaccount van een leidinggevende mag alle afdelingen in zien van de doorgegeven OE waarover een gebruiker de leidinggevende is ongeacht onder welke juridische entiteit deze OE valt. Uiteraard is dit wel beperkt tot de juridische entiteiten die binnen de scope vallen van het klantaccount. 

Deze functionaliteit werkt alleen indien alle juridische entiteiten zijn voorzien van dezelfde organisatiestructuur.