Het is mogelijk om rapportages automatisch periodiek te laten mailen vanuit Xpert Suite. 


Let op: Momenteel dienen alle rapportages die je wilt laten mailen vanuit Xpert Suite hiervoor geschikt gemaakt te worden door OSAW. Hier kunnen kosten aan verbonden zitten. Neem voor de mogelijkheden contact op met de Xpert Desk.


Er zijn wel enkele voorwaarden verbonden aan het mailbaar maken van het rapport, en dat heeft te maken met de ingestelde filters in het rapport:

  • De mailfunctionaliteit moet weten met welke ingestelde filters het rapport verzonden moet worden, en dit dienen generieke logische filters te zijn. Er kan dus niet voor een specifieke afdeling gemaild worden, behalve als de gebruiker ook alleen de autorisaties heeft voor die afdeling. 
  • Per rapport zal bekeken moeten worden, wat de meest logische standaard filters zijn om voor te vullen. Uiteraard houdt het rapport wel al rekening met de autorisaties van de gebruiker. Zo krijgt hij/zij alleen de data te zien, waar hij of zij ook recht op heeft. 


Is aan de voorwaarden van de filters voldaan en is het rapport mailbaar gemaakt? Dan volgt hier het stappenplan om dit in te stellen:

Stap 1: Controleer of er een berichtsjabloon is om rapportages te mailen. Staat de map 'Rapport verzend mail' er niet tussen? Maak dan een nieuw sjabloon aan:


    1. Klik op 'Sjabloon toevoegen'

    2. Kies bij 'Doel' voor 'Rapport verzend mail'





Stap 2: Open het Beheer en ga naar Applicatieinstellingen – Rapportage mailing.

 

 

Stap 3: Bij het instellen van de mailing kun je kiezen:


- Welke mailsjabloon gebruikt wordt voor het versturen 

- Frequentie van de mailing, dit is later NIET aan te passen. Wil je een andere frequentie? Verwijder dan de mailing    en stel een nieuwe mailing in. 

- Einddatum, dit is optioneel



Stap 4: Klik op 'Rapportage toevoegen' en selecteer de gewenste rapportage. Vervolgens kan je kiezen tussen een PDF of Excel versie.

 


Stap 5: Klik vervolgens op 'ontvanger toevoegen' en selecteer een gebruikersgroep (of een losse gebruiker) als ontvanger



Stap 6: Voeg eventueel een voorwaarde toe op de rapportage mailing. Als je dit instelt zal het rapport enkel verzonden worden als aan de voorwaarde wordt voldaan.