GEBRUIK VAN RAPPORTAGES

BELANGRIJKE NOTITIE: Voor beheerders is het essentieel dat voor klantgebruikers enkel de Basisrapporten 3.1 aan staan! Wil je andere mappen/rapporten aanzetten voor klantgebruikers? Ga dan eerst na of dit niet voor veiligheidsproblemen zorgt. Vraag dit desnoods na bij de Xpert Desk.

INHOUDSOPGAVE

• 1. Instructie voor het gebruik van rapportages
  • Stap 1. Log in bij XS, kies RapportageXpert op de startpagina. 
  • Stap 2. Kies de gewenste rapportage.
• 2. Basis Rapportages
  • 2.1 XS_Basis_Statistieken 
  • 2.2 XS_Beschikbaarheid Werknemers
  • 2.3 XS_Leeftijdscategorie
  • 2.4 XS_Niet_Verzuimers
  • 2.5 XS_Top25_Meldingsfrequentie
  • 2.6 XS_Top25_Verzuimduur
  • 2.7 XS_Top25_Verzuimklassen
  • 2.8 XS_Verzuimduurcategorie
  • 2.10 XS_Verzuimvenster
  • 2.11 Verzuim_per_organisatorische eenheid
  • 2.12 Verzuim_per_organisatorische eenheid inclusief verzuim categorieën 
  • 2.13 No Risk / LKV overzicht
  • 2.14 Verzuim per Medewerker
  • 2.15 Monitoring schoning naar aanleiding van Bewaartermijnen
  • 2.16 AangeslotenTrajectenPerDuurcategorie
  • 2.17 KPI_Dashboard_Verzuim
  • 2.18 KPI_Dashboard_Verzuim_handmatig
  • 2.19 Overzicht_verzekeraars
  • 2.20 OverzichtVerzuimPerMedewerker
  • 2.21 TakenOverzichtMetFormuliervelden
  • 2.22 Trajectenlijst_met_formuliervelden en uitgevoerde taken
  • 2.23 Trajectenoverzicht
  • 2.24 TrajectHistorie
  • 2.25 Verzuimanalyse_totaal
  • 2.26 Verzuimsamenvatting_jaar
  • 2.27 XS_Meldingscategorie
  • 2.28 XS_verzuim-langer-dan-x-dagen
  • 2.29 XS_verzuimmeldingenranglijst
  • 2.30 XS_verzuimpercentage_per_maand
  • 2.31 XS_verzuimverdeling
  • 2.32 Ziektetrajecten_per_verzekeraar
  • 2.33 Ziektetrajecten_per_werkgever_met…
  • 2.34 Ziektewet_Instromers
  • 2.35 AfgeslotenTrajectenPerDuurcategorie
  • 2.36 Overzicht einde wachttijd dossiers
• 3. Algemene begrippen
• 4. Korte uitleg over berekening verzuimcijfers
  • 4.1 Ziekteverzuimpercentage (ZVP)
  • 4.2 Ziekmeldingsfrequentie (ZMF)
  • 4.3 Gemiddelde Ziekteverzuimduur (GZVD)
• 5. Verzuimcijfers Opsplitsen
  • 5.1 Verzuimcijfers per organisatie-eenheid 
    • A.           Verzuimpercentage per organisatie-eenheid.
    • B.           Ziekmeldingsfrequentie per organisatie-eenheid
    • C.           Gemiddelde verzuimduur per organisatie-eenheid
  • 5.2 Verzuimcijfers per verzuimduurklassen
  • 5.3 Verzuimcijfers per ziekmeldingsklasse
  • 5.4 Leeftijdscategorie
• 6. Bijlage: Uitgebreide uitleg rekenmethodes
  • 6.1 Verzuimpercentage
  • 6.2 Meldingsfrequentie
    • 6.2.1 In formulevorm
  • 6.3 Gemiddelde verzuimduur
    • 6.3.1 In formulevorm

1. Instructie voor het gebruik van rapportages

In de module Rapportages kun je diverse statistische rapporten opvragen voor de organisatieonderdelen waarvoor je in Xpert Suite geautoriseerd bent.

Wanneer je bent ingelogd in Xpert Suite dan kun je RapportageXpert openen via de knop in het menu aan de linkerkant.

Stap 1. Log in bij XS, kies RapportageXpert op de startpagina. 

Vervolgens wordt er een nieuw scherm geopend met de mappen waarvoor je geautoriseerd bent, of indien je voor 1 map geautoriseerd bent dan verschijnt meteen een lijst met de beschikbare rapporten.

Stap 2. Kies de gewenste rapportage.

Wanneer je een rapport gekozen hebt, dan verschijnen (bij de meeste rapporten) de volgende filtermogelijkheden.

Organisatiestructuur filters

Met het filter ‘Te tonen niveaus’ kun je regelen dat de andere organisatiefilters diepere lagen in de organisatie-hiërarchie zullen krijgen zodat je diepere niveaus kunt kiezen. 'Lege' organisatieonderdelen worden ook getoond die ingericht zijn in de organisatiestructuur. Denk hierbij aan mappen waar geen organisatieonderdelen onder hangen, of werkgevers zonder afdelingen. Voorheen werden alleen organisatieonderdelen getoond waar daadwerkelijk actieve dienstverbanden onder hingen, omdat dit ook de enige onderdelen zijn waar verzuimcijfers op te berekenen zijn. In dit artikel wordt er uitgebreider uitleg gegeven over de werking van de organisatiestructuur filters.

Rapportageperiode

De rapportageperiode wordt opgegeven met een ‘van datum’ en een ‘tot en met datum’. Het rapport berekent de verzuimcijfers over alle medewerkers die gedurende de rapportageperiode direct of indirect een dienstverband met een van de geselecteerde organisatie-eenheden had. Een medewerker heeft een indirect dienstverband met een organisatie-eenheid als hij/zij een dienstverband heeft met een van de onderdelen van die organisatie-eenheid. Indien het rapport informatie over trajecten toont, worden alleen de verzuimdagen meegenomen waarop er zowel een lopend traject, als een actief dienstverband aanwezig was.

Berekeningsmethode

Bij berekeningsmethode heb je de keuze uit Kalenderdagen en Werkdagen. In het geval van Kalenderdagen wordt de berekening gedaan alsof er 7 dagen per week gewerkt kan worden, bij Werkdagen wordt ervan uit gegaan dat er enkel van maandag t/m vrijdag gewerkt wordt.

Exportmogelijkheden

Wanneer je een rapport hebt opgevraagd, kun je deze exporteren naar bijvoorbeeld Excel:

2. Basis Rapportages

2.1 XS_Basis_Statistieken

 

De basis statistieken geven het verzuimpercentage, de gemiddelde verzuimduur en de ziekmeldingsfrequentie, onderverdeeld per geslacht. De volgende definities worden gebruikt:

·         ZVP%: Ziekteverzuimpercentage =  (Ziekteomvang / Dienstverbandomvang) * 100%

·         ZMF: Ziekmeldingsfrequentie = (aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal werknemers) * (365 / periode duur).Dit betreft de enkelvoudige trajecten die zijn afgesloten in de geselecteerde periode. 

·         GZVD: gemiddelde ziekteverzuimduur = (verzuimduur / aantal hersteldmeldingen). De ziekteomvang is het aantal uren die behoren bij het dienstverband van de medewerker. Er wordt gerekend met de kalenderdagen methode. 

·         Er worden alleen ziektetrajecten berekend, geen andere protocollen zoals vangnet / zwangerschap.

2.2 XS_Beschikbaarheid Werknemers

Deze rapportage toont de beschikbaarheid van de werknemers in de geselecteerde periode, onderverdeeld naar geslacht (beschikbare dagen en beschikbaarheidspercentage). Beschikbaarheidspercentage is het tegenovergestelde van ziektepercentage. 

2.3 XS_Leeftijdscategorie

Deze rapportage toont de basis statistieken onderverdeeld naar de leeftijdscategorieën en geslacht. Bij een medewerker die in de geselecteerde periode jarig is en in een andere categorie zou vallen, worden de statistieken naar rato berekend. 

2.4 XS_Niet_Verzuimers

De niet verzuimers zijn de medewerkers die in de geselecteerde periode geen verzuim hebben geregistreerd. (let op; ook hier geldt alleen verzuim volgens het ziekte WVP protocol. Een medewerker kan wel andere trajecten hebben gehad.)

2.5 XS_Top25_Meldingsfrequentie

Deze rapportage toont de 25 medewerkers met de hoogste meldingsfrequentie in de geselecteerde periode. 

2.6 XS_Top25_Verzuimduur

Deze rapportage toont de 25 medewerkers met de hoogste verzuimduur in de geselecteerde periode. Indien trajecten nog geen einddatum kennen, wordt de verzuimduur bepaald op basis van datum opvragen rapport (lees: vandaag).

2.7 XS_Top25_Verzuimklassen

Deze rapportage toont de 25 verzuimoorzaken met de hoogste verzuimduur in de geselecteerde periode. Als er minder dan 25 verzuimoorzaken worden gebruikt, worden ze allen getoond. 

2.8 XS_Verzuimduurcategorie

Deze rapportage toont de aantallen verzuimmeldingen, gerangschikt naar verzuimduur. Indien trajecten nog geen einddatum kennen, worden ze ingedeeld in de categorie waar ze tot datum opvragen rapport (lees: vandaag) in zouden zitten. 

2.9 XS_Verzuimpercentage per maand

Deze rapportage toont de aantallen verzuimpercentage per maand.

2.10 XS_Verzuimvenster

Deze rapportage vereist andere parameters. Er wordt een grafiek gemaakt die als nulpunt de verzuimnorm%/meldingsfrequentienorm van de organisatie heeft. De verticale as is het verzuimpercentage, en de horizontale as de meldingsfrequentie. Het bereik van deze assen kun je instellen (hoe groot het venster word). 

Rapportage is per maand, waar de eerste en de laatste maand kunnen worden ingesteld. De middelingsmaanden kunnen worden gebruikt om evt. pieken eruit te filteren; het nummer staat voor de maanden waarover het gemiddelde wordt berekend. (voorbeeld; bij 3 middelingsmaanden word het gemiddelde genomen van de verslagmaand en de vorige 2 maanden).

In deze rapportage kunnen trends worden geïdentificeerd over de organisatieonderdelen (bv afdelingen). In het volgende voorbeeld zien we dat “area 20” een hoog verzuimpercentage heeft, maar dat wel dalende is. De verzuimduur is ook hoger dan de norm, en neemt ook toe. Deze afdeling zou nader moeten worden onderzocht. 

De kwadranten zijn als volgt te omschrijven:

Kwadrant 1: laag verzuim (lage frequentie, laag percentage)

Kwadrant 2: langdurig verzuim (lage frequentie, hoog percentage)

Kwadrant 3: frequent verzuim (hoge frequentie, laag percentage)

Kwadrant 4: problematisch verzuim (hoge frequentie, hoog percentage)

2.11 Verzuim_per_organisatorische eenheid

Deze rapportage toont de meest standaard verzuimgetallen zoals ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde verzuimduur en het verzuimpercentage, uitgesplitst naar de gehele organisatiestructuur en tevens gesommeerd op de diverse niveau’s. De niveau’s zijn open te klappen tot het diepste organisatieniveau.

2.12 Verzuim_per_organisatorische eenheid inclusief verzuim categorieën 

Deze rapportage toont dezelfde gegevens als de rapportage “Verzuim per organisatorische eenheid”, uitgebreid met diverse verzuimduurcategorieën en hun bijdrage aan het verzuimpercentage, alsmede een tweetal extra grafische weergaves van verzuimpercentage en meldingsfrequentie per afdeling.

De tabel op het eerste blad is open te klappen tot het diepste organisatieniveau.

Op blad 2 is het verzuimpercentage per afdeling te vinden. Het donderker groene staafdiagram vormt een grafische weergave van de eerste twee niveaus van het gekozen organisatieonderdeel.

Op blad 3  de meldingsfrequentie per afdeling te vinden.

De donkerder oranje staafdiagrammen geven de ziekmeldingsfrequentie weer van de eerste drie niveaus van het gekozen organisatieonderdeel.

2.13 No Risk / LKV overzicht

Er zijn een tweetal nieuwe standaardrapporten ontwikkeld met betrekking tot de uitvraag van de No-Risk / LKV status. Hierin wordt gekeken naar de antwoorden op de No-Risk / LKV vragenlijst en de relatie tussen werknemers die de vragenlijst hebben ingevuld en die volgens de administratie in de Xpert Suite daadwerkelijk een No-Risk of LKV status hebben. Indien de No/Risk / LKV vragenlijst afgenomen wordt, is slechts een kleine configuratie nodig om deze rapporten naar wens te gebruiken. Het rapport is (door het hebben van een overzicht met indiensttredingen) tevens te gebruiken om te checken of het automatisch versturen van de No-Risk / LKV vragenlijst bij het nieuw in dienst treden van een werknemer goed werkt. Daarnaast zijn de totaalcijfers te controleren door erop door te klikken. Er wordt dan een detaillijst werknemers getoond, waardoor de cijfers zijn te verifiëren en het mogelijk wordt te acteren op bijvoorbeeld een slechte respons.

Na doorklikken:

Na doorklikken:

Na doorklikken:

2.14 Verzuim per Medewerker

Dit nieuwe standaardrapport bevat een detaillijst van alle verzuimregels voor de werknemers van de geselecteerde organisatie-eenheden en is vooral bedoeld om de resultaten van andere verzuimrapporten te controleren en eventueel na te rekenen. Men kan hier een uitsplitsing zien van alle enkelvoudige trajecten die voor een medewerker lopen of gelopen hebben, met het bijbehorende verzuimpercentage. Mochten er meerdere verzuimoorzaken van toepassing zijn, dan zijn daar ook meerdere regels voor opgenomen in het rapport. Ook is er de optie om via een parameter de volledige trajecthistorie te zien van de specifieke werknemers. Als deze op ‘Nee’ staat, dan worden alleen de enkelvoudige trajecten getoond die voldoen aan de selectiecriteria; als deze op ‘Ja’ staat, dan worden ook de overige enkelvoudige trajecten getoond die bij het hoofdtraject horen, ook als deze niet aan de selectiecriteria voldoen. 

Twijfel je over de juistheid van een cijfer op een standaardrapport? Gebruik dan voortaan deze lijst om na te rekenen waar het getal vandaan komt en wat dus de waarschijnlijke reden is van de onverwachte getallen.

2.15 Monitoring schoning naar aanleiding van Bewaartermijnen

Binnen de automatische schoning (ter bewaking van bewaartermijnen) zit al de werking dat een mislukte schoning van een traject (om wat voor reden dan ook) ertoe leidt dat deze werknemer of dit traject de volgende accordering gewoon weer getoond wordt als ‘te schonen’. Het kan echter daardoor wellicht niet opvallen dat dit een eerder al geaccordeerd, maar niet succesvol geschoond, traject was. In dit nieuwe standaardrapport worden de geschoonde batches van werknemers en trajecten getoond n.a.v. de bewaartermijnen die in XS ingesteld zijn binnen de selectieperiode. Het hoofdrapport toont informatie over de batches zelf, zoals de soort batch (werknemer of traject), het aantal items dat er in de batch zit en hoeveel hiervan daadwerkelijk geschoond zijn (of een andere status hebben gekregen). Vervolgens kan men doorklikken om de precieze details van de batch te zien. Er is tevens een parameter waarin je kunt instellen of je ook batches wil zien die nog niet geschoond, maar alleen geaccordeerd zijn. Na de release Stibitz is het ook mogelijk om de batches te zien die nog niet geaccordeerd zijn.

Vanwege privacyredenen en omdat er simpelweg geen gegevens meer van aanwezig zijn in sommige gevallen, worden hier alleen trajectIDs getoond. Met de trajectID-zoekwidget kan voor mislukte schoon-acties echter snel worden genavigeerd naar het betreffende probleemdossier.

2.16 AangeslotenTrajectenPerDuurcategorie

Dit overzicht toont voor de geselecteerde organisatie onderdelen een aantal gegevens, voor enkelvoudige ziektetrajecten die in de selectieperiode zijn afgesloten, uitgesplitst naar de verzuimduurcategorieen. Een enkelvoudig traject wordt geteld in de verzuimduurcategorie waarin het traject viel op de einddatum van het traject.

Alleen afdelingen waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is, worden meegenomen in de cijfers.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.17 KPI_Dashboard_Verzuim

Deze rapportage bevat verzuimgegevens, onderverdeeld in verschillende categorieën, over alle afdelingen, waarvoor de gebruiker geautoriseerd is, van het gekozen organisatie-onderdeel in de geselecteerde periode. In de parameters kun je ook kiezen voor benchmark sector. Hiermee kan er met de eigen verzuimcijfers een benchmark gedaan worden met de sector.   

De sectoren die je in het rapport kan kiezen zijn sectoren van werkgevers die in je selectie zitten, waarbij diegene waar de meeste dienstverbanden onder vallen bovenaan staat. Het CBS levert per SBI code periodiek gegevens aan en wij mappen die dan op onze sectoren. 

2.18 KPI_Dashboard_Verzuim_handmatig

Deze rapportage bevat verzuimgegevens, onderverdeeld in verschillende categorieën, over alle afdelingen, waarvoor de gebruiker geautoriseerd is, van het gekozen organisatie-onderdeel in de geselecteerde periode. Hieronder staat een uitgebreide beschrijving van de verschillende gegevens die getoond worden en de bijbehorende definities.

Boven aan de rapportage staan de selectieparameters waarmee de rapportage is aangeroepen, zijnde de selectieperiode en het geselecteerde organisatie-onderdeel. In het overzicht wordt naast de selectieperiode, wat een periode is tussen twee geselecteerde maanden, ook gerapporteerd over dezelfde periode in het jaar ervoor en over het gehele afgelopen jaar. Deze periodes staan ook boven aan de rapportage weergegeven.

Verder is er de mogelijkheid om het totaal aantal FTEs in de rapportageperiode en het gemiddeld aantal werknemers in de rapportageperiode voor het geselecteerde organisatie-onderdeel in te geven, zodat deze gebruikt wordt in het berekenen van o.a. het verzuimpercentage. Het kan namelijk zo zijn dat in XS alleen gegevens van (ooit) verzuimende werknemers vastgelegd zijn, wat resulteert in een b.v. incorrect verzuimpercentage. Door deze gegevens zelf in te voeren kunnen completere en correctere gegevens getoond worden.

2.19 Overzicht_verzekeraars

Het rapport toont alle verzuimtrajectverloopregels die binnen de opgegeven periode lopend zijn of waren.

De verzuimtrajectverloopregels zijn gegroepeerd naar verzekeraar, arbodienst, werkgever, werknemer, eerste verzuimdag en datum geheel herstel van het enkelvoudig verzuimtraject.

Datum geheel herstel is de in XS geregistreerde laatste verzuimdag + 1 dag.

Per verzuimtrajectverloopregel wordt aangegeven:

- de melddatum

- initieel percentage arbeidsongeschikt 

- de startdatum van het gedeeltelijk herstel 

- de startdatum van het werkhervattingsadvies 

- de startdatum van werken op AT basis

- indicatie prive-ongeval

- indicatie bedijfsongeval

- indicatie schuld door derden

- indicatie arbeidsconflict

- indicatie vangnet

Bij de parameter Werkgever worden alleen werkgevers getoond 

waarvoor de gebruiker is geautoriseerd en

waarvan er werknemers met verzuimtrajecten in de opgegeven periode voorkomen.

Verzekeraar- en arbodienstgegevens worden in XS op afdelingsniveau vastgelegd.

De weergegeven verzekeraar- en arbodienstgegevens behoren bij de afdeling waar de werknemer in de periode werkzaam is.

2.20 OverzichtVerzuimPerMedewerker

Deze rapportage toont de enkelvoudige ziektetrajecten :

• waarvoor de ingelogde gebruiker is geautoriseerd en 
• van medewerkers die in de rapportageperiode een dienstverband hadden met een of meer van de geselecteerde organisatieonderdelen.
• die een met de rapportageperiode (gedeeltelijk) samenvallende periode bevatten waarvoor een van de geselecteerde verzuimoorzaken en de geselecteerde vangnetsituatie van toepassing is.

Als binnen een enkelvoudig traject meer verzuimoorzaken van toepassing zijn, worden daar meer regels voor opgenomen in het overzicht

De lijst is gerangschikt op afdeling, achternaam van de medewerker en startdatum van het traject.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de geselecteerde organisatieonderdelen geselecteerd waarvoor de gebruiker in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

Sinds de release 7.36 Sofia is de kolom 'Werkgevergroepen' toegevoegd. Hierin worden alle werkgevergroepen getoond waarin de werkgever valt. Als dit er meerdere zijn, dan zijn de namen van de werkgevergroepen achter elkaar gezet, gescheiden door een komma.

2.21 TakenOverzichtMetFormuliervelden

Dit rapport toont alle taken die in de selectieperiode gestart zijn. Alleen taken met de geselecteerde namen en de geselecteerde status worden getoond. Verder kan ook op protocol gefilterd worden. Alleen taken en trajecten waarvoor de ingelogde gebruiker geautoriseerd is worden getoond. Ook worden alleen afdelingen getoond waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is. De werknemer wordt getoond waar hij op de startdatum van het traject het leidend dienstverband (i.e. dienstverband met de meeste uren) had. 

Het is daarnaast mogelijk om door een consultant een set van formuliervelden te laten configureren voor een protocol, welke dan als kolommen dynamisch getoond worden in het rapport.

2.22 Trajectenlijst_met_formuliervelden en uitgevoerde taken

Dit rapport toont alle trajecten van het geselecteerde protocol die overlap hebben met de selectieperiode. Het is mogelijk om door een consultant een set van formuliervelden te laten configureren voor een protocol, welke dan als kolommen dynamisch getoond worden in het rapport. Verder is het ook mogelijk om andere, niet geconfigureerde protocollen te kiezen. Het is ook mogelijk om door een consultant uitgevoerde taken te laten configureren, welke dynamisch als kolommen getoond worden. Van deze taken zal dan de naam en de laatste uitvoerdatum van de taak getoond worden. Verder kan nu ook via een parameter gekozen worden of het trajectverloop getoond moet worden. Dit is wel alleen van toepassing op het standaard verzuimtraject. Ook zijn er een aantal kolommen toegevoegd omtrent bijvoorbeeld het aantal verzuimdagen. Let op: het rapport is niet realtime, maar zal iedere week bijgewerkt worden, zoals ook bij de andere verzuimrapporten het geval is.

Sinds de release 7.36 Sofia is nu de mogelijkheid toegevoegd om de toegewezen begeleiders die in het verzuimteam van de werknemer zitten dynamisch te laten tonen. De toegewezen begeleiders uit de casemanagementteams die getoond moeten worden dienen door een BI consultant geconfigureerd te worden daar hier nog geen mogelijkheid voor is om dit binnen XS te kunnen instellen. Daarnaast was het al mogelijk om uitgevoerde taken en formuliervelden dynamisch te tonen in dit rapport. Hier is nu de mogelijkheid aan toegevoegd om ook de volgorde waarin ze getoond dienen te worden vast te laten leggen. Door deze wijzigingen is de rapportage nog flexibeler gemaakt en kan nog beter inzicht gekregen worden in de trajecten die lopen of gelopen hebben.

Er is ook een parameter voor het kiezen van de berekeningsmethode van de duur. Naast de bestaande optie kalenderdagen is er de mogelijkheid om te kiezen voor werkdagen. Daarnaast zijn de volgende detailgegevens mogelijk:

• Aantal dienstverbanduren
• Aantal FTE

Plaats in de structuur: gebaseerd op de afdeling waar de werknemer het leidend dienstverband heeft op de start van het traject.

2.23 Trajectenoverzicht

Dit overzicht toont alle WvP-trajecten die geheel of gedeeltelijk samenvallen met de opgegeven rapportage periode. De afdeling die wordt getoond is de afdeling t.t.v. de start van het traject. Hierdoor kan de historie van trajecten worden getoond. Verder worden van de trajecten de actuele gegevens getoond, dat wil zeggen de gegevens zoals ze gelden bij het opvragen van het rapport. Met de selectieparameters kan de set te tonen trajecten verder worden beperkt. Als er sprake is van samengesteld verzuim (d.w.z. binnen het traject komen periodes voor van volledig herstel die ten hoogste 28 dagen duren) worden ook de enkelvoudige trajecten binnen het samengestelde traject getoond. Elke regel uit het overzicht heeft dus betrekking op een enkelvoudig traject.

2.24 TrajectHistorie

Dit overzicht toont alle trajectverlopen van trajecten van de geselecteerde protocollen, die overlap hebben met de gekozen selectieperiode. Alleen trajecten worden getoond van werknemers waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is. Ook kunnen alleen protocollen gekozen worden waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is. Het traject wordt geteld bij de afdeling waar de werknemer op de startdatum van het traject het leidend dienstverband (i.e. dienstverband met de meeste uren) had. 

Indien er voor een van de geselecteerde trajecten een relevante verzuimpolis (conventioneel of stoploss) aanwezig is, dan worden er additionele kolommen met gegevens over deze polis getoond.

In deze rapportage staat onder andere de kolom ‘Type dienstverband’. Deze kolom geeft het soort dienstverband aan, zoals een bepaald type uitzendkracht of oproepkracht. Met name voor de uitzendbranche is deze informatie noodzakelijk.

In deze rapportage wordt de meldingsdatum van het trajectverloop getoond. Als een medewerker binnen 28 dagen zich opnieuw ziekmeldt, wordt met deze aanpassing de nieuwe ziekmeldingsdatum getoond. Tevens is deze meldingsdatum te wijzigen vanuit XS, mits hiervoor de klantplugin hiervoor aanstaat. Indien deze klantplugin niet aan staat, zal de trajectverloop meldingsdatum leeg zijn. Daarom is ook de traject aanmaakdatum aanwezig, dit is de datum waarop het traject is aangemaakt (en daarmee dus ook gemeld). Deze datum is niet te wijzigen vanuit XS.

Als een medewerker binnen 28 dagen zich opnieuw ziek meldt, wordt met deze aanpassing de nieuwe ziekmeldingsdatum getoond.

2.25 Verzuimanalyse_totaal

Deze rapportage laat zowel het absolute verzuim (in dagen) als het relatieve verzuim (verzuimpercentage) zien en maakt doorsnedes op verzuimduurklasse, geslacht en leeftijdsklasse. In de laatste kolom vind je het nulverzuim. De kolom 'aantal verzuimde dagen (absoluut)' toont het absoluut aantal verzuimdagen, dus indien een persoon maar 25% ziek is en 0,5 FTE werkt, dan telt deze toch mee als één dag. Deze definitie wijkt af van die van Verzuimsamenvatting_jaar omdat daar wel rekening wordt gehouden met het ziektepercentage en parttimers.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.26 Verzuimsamenvatting_jaar

Deze rapportage is een samenvatting van alle primaire statistieken, uitgesplitst naar een aantal relevante kenmerken van het verzuim c.q. de betrokken medewerkers. Onder andere wordt het 'Aantal verzuimdagen' getoond, hierbij wordt er rekening gehouden met het ziektepercentage en parttimers. Deze definitie wijkt af t.o.v. het aantal verzuimdagen in het rapport 'Verzuimanalyse_totaal' aangezien daar alleen hele dagen worden gerekend.

Het rapport is niet gebaseerd op de actuele database maar op de aan het begin van het overzicht genoemde momentopname van de database.

2.27 XS_Meldingscategorie

Deze rapportage geeft de belangrijkste verzuimcijfers weer, uitgesplitst naar meldingscategorie.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.28 XS_verzuim-langer-dan-x-dagen

Het rapport toont alle werknemers met een ziekte- en/of zwangerschapstraject dat overlapt met de opgegeven periode en dat op de einddatum van die periode wel en/of niet nog loopt (parameterinstelling) en waarbij de medewerker op of voor de eindatum van die periode meer dan of gelijk aan het opgegeven aantal dagen afwezig is geweest. De werknemer wordt getoond bij de afdeling waar hij op de startdatum van het traject het leidend dienstverband had.

2.29 XS_verzuimmeldingenranglijst

Deze rapportage toont alle medewerkers gerangschikt op hoogste aantal meldingen, daarbinnen op de meeste verzuimdagen en daarbinnen op de grootste beschikbaarheid. Let op: het beschikbaarheidspercentage kan alleen worden getoond als alle verzuimoorzaken en de trajecten (inclusief vangnet) zijn geselecteerd.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.30 XS_verzuimpercentage_per_maand

Deze rapportage toont het verzuimpercentage per maand op 3 manieren:

• Per individuele maand
• Cumulatief per maand: het gemiddelde verzuim per maand vanaf Januari tot aan de 'laatste rapportagemaand' van hetzelfde jaar.
• Voortschrijdend per maand: het gemiddelde verzuim per maand over een periode van 12 maanden (met de 'laatste rapportagemaand' als laatste maand)

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.31 XS_verzuimverdeling

Dit rapport laat voor de gekozen kalendermaanden de belangrijkste verzuimcijfers zien, te weten het verzuimpercentage, de meldingsfrequentie en de gemiddelde verzuimduur. De cijfers worden uitgesplitst naar een aantal kenmerken van medewerkers, te weten het geslacht, de leeftijd, de functie en het dienstverbandtype en -omvang.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.32 Ziektetrajecten_per_verzekeraar

In dit overzicht selecteert men naast alleen een of meerdere werkgevers en een selectieperiode, ook een of meerdere verzekeraar. De ziektetrajectverloopregels worden dan gegroepeerd naar verzekeraar, waar een trajectverloopregel getoond wordt bij een verzekeraar als de bijbehorende werkgever een (potentieel) relevante polis heeft bij die verzekeraar. Dit betekent wel dat een trajectverloopregel (en dus een werkgever) bij meerdere verzekeraars voor kan komen. De bepaling van de kolommen 'Eerste verzuimdag' en 'Laatste verzuimdag' zijn gewijzigd naar de start- en
einddatum van het samengestelde traject. Mocht een traject uit meerdere ziekmeldingen bestaan waarvan de laatste nog lopend is, zal de kolom 'Laatste verzuimdag' nog leeg zijn. Tevens is de kolom ‘Traject meldingsdatum'  ervoor met daarin de datum waarop het traject gemeld is.

2.33 Ziektetrajecten_per_werkgever_met…

Dit rapport toont alle verzuimtrajectverloopregels die overlap hebben met de selectieperiode, van de werknemers die onder de geselecteerde werkgevers vallen. Als er sprake is van samengesteld verzuim, i.e. het traject bestaat uit meerdere enkelvoudige trajecten, dan worden nog steeds alleen de trajectverloopregels van de enkelvoudige trajecten getoond die overlap hebben met de periode. Alleen trajectverloopregels die onder een verzuimpolis (stoploss of conventioneel) vallen worden getoond.

Enkel werkgevers waarvoor de ingelogde gebruiker geautoriseerd is worden getoond in het overzicht, tevens worden alleen trajecten getoond van werknemers waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is.

In XS wordt de arbodienst op afdelingniveau vastgelegd, als er meerdere arbodiensten per werkgever vastgelegd zijn (i.e. verschillende afdelingen bij een werkgever hebben verschillende gekoppelde arbodiensten), dan worden deze apart getoond, samen met de werknemers/traject(verlop)en die erbij horen. Een werknemer wordt gerekend bij de afdeling waar hij op het einde van de selectieperiode het leidend dienstverband (i.e. dienstverband met de meeste uren) heeft.

2.34 Ziektewet_Instromers

Dit rapport toont de werknemers die in de selectieperiode ziek uit dienst zijn gegaan, of waarbij binnen 28 dagen na de laatste dienstdag een verzuimtraject is gestart. Alleen werknemers worden getoond waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is. Tevens worden alleen werknemers getoond die op de startdatum van het traject het leidend dienstverband (i.e. dienstverband met de meeste uren) hadden bij een van geselecteerde afdelingen.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

2.35 AfgeslotenTrajectenPerDuurcategorie

Dit overzicht toont voor de geselecteerde organisatie onderdelen een aantal gegevens, welke hieronder verder toegelicht worden, voor enkelvoudige ziektetrajecten die in de selectieperiode zijn afgesloten, uitgesplitst naar de verzuimduurcategorieen. Een enkelvoudig traject wordt geteld in de verzuimduurcategorie waarin het enkelvoudig traject viel op de einddatum van het enkelvoudig traject.

Alleen afdelingen waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is, worden meegenomen in de cijfers.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname.

Na de release 7.32 Sofia is de kolom 'Gemiddeld AO percentage' toegevoegd. Dit gegeven wordt berekend door van ieder trajectverloop binnen een enkelvoudig traject de duur te bepalen, dit te vermenigvuldigen met het ziektepercentage en vervolgens deze uitkomsten op te tellen. Dit getal wordt dan gedeeld door de duur van het hele enkelvoudig traject om het gemiddelde AO-percentage van dat enkelvoudige traject te krijgen. Deze waardes worden gemiddeld over alle enkelvoudige trajecten die binnen de selectie vallen en vervolgens opgesplitst naar duurcategorie.

Het gemiddelde AO-percentage kan van afgesloten trajecten een goed inzicht geven hoe hoog ziektepercentage gemiddeld was gedurende het traject.

2.36 Overzicht einde wachttijd dossiers

Dit rapport toont verzuimtrajecten die in de selectieperiode de einde wachttijd (730e verzuimdag) bereikt hebben en op de einde wachttijd datum een ziektepercentage groter dan 0 hebben (dus de werknemer is nog niet volledig hersteld). Alleen trajecten waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is, worden getoond. Het traject wordt getoond bij de afdeling waar de werknemer op de startdatum van het traject het leidend dienstverband (i.e. dienstverband met de meeste uren) had. 

Verder is er de mogelijkheid om inzichtelijk te maken of er tijdens het verzuimtraject nog trajecten van andere protocollen aanwezig zijn/waren voor de werknemer en of deze op de momentopname van de database nog lopend zijn. Indien er meerdere trajecten van een protocol geldig waren tijdens het verzuimtraject, dan kijken we naar de laatste.

De te tonen protocollen dienen geconfigureerd te worden door een BI consultant. Deze protocollen, nadat ze geconfigureerd zijn, worden verder alleen getoond indien de ingelogde gebruiker ervoor geautoriseerd is.

Boven aan het overzicht wordt de datum getoond waarop de momentopname is gemaakt van de XS-database. Het overzicht geeft de situatie weer zoals die op dat moment was geregistreerd in XS. Ook als het overzicht pas op een later moment wordt opgevraagd. In het overzicht worden alleen de medewerkers van de afdelingen betrokken waarvoor de gebruiker bij het opvragen van het overzicht in XS is geautoriseerd. Dus de huidige autorisaties gelden, NIET die ten tijde van de database moment opname

3. Algemene begrippen

In onderstaande tabel worden een aantal basisbegrippen gedefinieerd, die bij het definiëren van de verzuimcijfers van nut zijn. 

Voorbeeld:

4. Korte uitleg over berekening verzuimcijfers

4.1 Ziekteverzuimpercentage (ZVP)

Het ziekteverzuim % is gedefinieerd als:   

     ZVP = [Verzuimomvang]/[Dienstverbandomvang] * 100%

Bepaling van de verzuimomvang.

De verzuimomvang is gelijk aan het totaal aantal in de verslagperiode verzuimde uren.  Het totaal aantal verzuimde uren is de som van de verzuimde uren per dienstverband. Het aantal verzuimde uren per dienstverband is weer gelijk aan som van het aantal verzuimde uren per dienstverbanddag. Het aantal verzuimde uren per dienstverbanddag is gegeven door de volgende uitdrukking:

Verzuimde uren per dienstverbanddag = ziekte % op die dag X aantal te werken uren op die dag

Bij het gebruik van de kalenderdagenmethode geldt:

Aantal te werken uren op een kalenderdag =   deeltijdfactor (DTF[1]) * FTE[2] / 7 

Bij het gebruik van de werkdagen methode geldt:

Aantal te werken uren op een werkdag = deeltijdfactor (DTF¹) * FTE² / 5

Iedere kalenderdag van een enkelvoudig verzuimtraject draagt bij aan de verzuimomvang. 

Tenslotte: als een verzuimtraject langer dan twee jaar duurt dragen de dagen die na die twee jaar vallen en waarin nog wel steeds verzuimd wordt, niet meer bij aan de verzuimomvang. Dat betekent dat vanaf de 730^e verzuimde dag (geteld vanaf de startdatum) van een (samengesteld) verzuimtraject de dan nog verzuimde dagen geen bijdrage meer leveren aan de verzuimomvang. 

Dus alleen de kalenderdagen die aan de hieronder staande eisen voldoen dragen bij aan de verzuimomvang van een dienstverband:

·         de kalenderdag valt binnen de rapportageperiode

·         de kalenderdag valt binnen de dienstverbandperiode

·         op de kalenderdag is de medewerker nog niet 100% hersteld ( is een verzuimdag)

·         het aantal verzuimde dagen voor dat traject bedraagt op die dag niet meer dan 730 kalenderdagen.

Bepaling van de dienstverbandomvang van een organisatieonderdeel:

De dienstverbandomvang van een organisatieonderdeel is gelijk aan het totaal aantal uren dat in de verslagperiode voor dat organisatieonderdeel gewerkt moet worden.  Dat is weer de som van de uren die iedere individuele medewerker op grond van zijn dienstverband voor het organisatieonderdeel moet werken.  

Het aantal uren dat een medewerker op grond van zijn dienstverband voor het organisatieonderdeel moet werken, wordt als volgt bepaald:

Aantal dienstverbanddagen van de medewerker dat valt binnen de rapportageperiode

X

gemiddeld aantal te werken uren per dag

Gemiddeld aantal te werken uren per dag  = Aantal uren te werken per week / 7

Aantal uren te werken per week is vastgelegd bij het dienstverband van de medewerker (= deeltijdfactor X FTE ).

4.2 Ziekmeldingsfrequentie (ZMF)

De ziekmeldingsfrequentie (ZMF) is gedefinieerd als het aantal keren dat medewerkers zich gemiddeld op jaarbasis ziek melden. De ziekmeldingsfrequentie is dus gedefinieerd als:

( aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal medewerkers ) X (365 / duur rapportageperiode)

Bepaling van het aantal ziekmeldingen.

Het aantal ziekmeldingen is het aantal keren dat medewerkers die tot dan toe volledig aan het werk waren, in de rapportageperiode worden ziek gemeld. Als een medewerker in de 28 dagen voorafgaand aan de  ziekmelding ook al ziek is geweest, is er weliswaar sprake van samengesteld verzuim, maar telt de ziekmelding toch mee. (CBS definitie 2004).

Bepaling van het gemiddeld aantal medewerkers in de rapportageperiode.

Het gemiddeld aantal medewerkers wordt verkregen door het aantal medewerkers per dag te middelen over de dagen uit de rapportageperiode. De deeltijdfactor speelt daarbij geen rol. Het gemiddeld aantal medewerkers is dus gegeven door:

Gemiddeld aantal medewerkers = aantal werknemer dagen in de rapportage periode / duur rapportageperiode

Het aantal medewerker dagen is het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode in dienst is, gesommeerd over alle medewerkers.

Bepaling van de ‘duur rapportageperiode’.

Het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode.

Bovenstaande berekening is conform de CBS definitie.

4.3 Gemiddelde Ziekteverzuimduur (GZVD)

De gemiddelde ziekteverzuimduur wordt alleen berekend over de enkelvoudige verzuimtrajecten die in de rapportageperiode worden hersteld gemeld. De verzuimduur van een hersteld gemeld enkelvoudig traject is gelijk aan het aantal verzuimdagen van dat traject. Verzuimdagen die niet in de rapportageperiode vallen maar ervoor, tellen daarbij ook mee. De gemiddelde verzuimduur is dus gedefinieerd als:

     GZVD = totaal van de verzuimduur van de in de rapportageperiode hersteld gemelde enkelvoudige trajecten /

                  aantal in de rapportageperiode hersteld gemelde trajecten

Bepaling totale verzuimduur van een hersteld gemeld enkelvoudig traject.

Aantal kalenderdagen dat deel uit maakt van het enkelvoudig traject. Echter vanaf de 730^e verzuimde dag van het traject, waarvan het enkelvoudig traject deel uit maakt, tellen de kalenderdagen niet meer mee, ook al maken ze wel deel uit van het enkelvoudig traject. De verzuimduur van een enkelvoudig traject kan dus minder zijn dan het aantal kalenderdagen waaruit het bestaat.

5. Verzuimcijfers Opsplitsen

5.1 Verzuimcijfers per organisatie-eenheid 

De organisatieonderdelen van een bedrijf of groep van bedrijven vormen vaak een hiërarchische structuur. 

Een specifieke medewerker kan bovendien in de rapportageperiode met meerdere organisatieonderdelen, zelfs tegelijkertijd, een dienstverband hebben. Bij het bepalen van de verzuimcijfers per organisatieonderdeel moeten we er rekening mee houden, dat we geen dubbeltellingen krijgen. Stel een organisatie-eenheid bestaat uit een aantal subeenheden, dan worden de verzuimcijfers van die organisatie-eenheid als volgt bepaald:

A.           Verzuimpercentage per organisatie-eenheid.

De dienstverbandomvang van de organisatie-eenheid krijgen we door de dienstverbandomvang van de subeenheden bij elkaar te tellen, en te vermeerderen met de dienstverbandomvang van de medewerkers die rechtstreeks een dienstverband hebben met de organisatie-eenheid (zie 4.1). Hetzelfde geldt voor de verzuimomvang van de afdeling.  Het verzuimpercentage is dan gegeven door:

Verzuimpercentage = verzuimomvang/dienstverbandomvang x 100%

B.           Ziekmeldingsfrequentie per organisatie-eenheid

Voor de ziekmeldingsfrequentie van een organisatie-eenheid geldt de volgende formule (zie 4.2):

( aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal medewerkers ) X (365 / duur rapportageperiode)

Het aantal ziekmeldingen per organisatie-eenheid is het aantal keren dat medewerkers die direct of indirect een dienstverband hebben met de organisatie-eenheid, zich ziek hebben gemeld. Als een medewerker op het moment van ziekmelden met meer dan een subeenheid een dienstverband heeft, telt die ziekmelding toch maar een keer mee..

Het gemiddeld aantal medewerkers van de organisatie-eenheid is gegeven door: 

aantal contractdagen/aantal rapportage dagen.

Het aantal contractdagen is gelijk aan de som van de contractdagen van de individuele medewerkers. Een contractdag is een dag waarop een medewerker met de organisatie-eenheid zelf of een van de subeenheden een dienstverband heeft. Als een medewerker op een bepaalde dag met meer dan een subeenheid een dienstverband heeft, telt die dag toch maar als één contractdag.

C.           Gemiddelde verzuimduur per organisatie-eenheid

De gemiddelde verzuimduur is gegeven door (zie 4.3):

     GZVD = totaal van de verzuimduur van de in de rapportageperiode hersteld gemelde enkelvoudige trajecten /

                  aantal in de rapportageperiode hersteld gemelde trajecten

Een hersteld gemeld traject draagt alleen bij aan de gemiddelde verzuimduur van de organisatie-eenheid waar de medewerker op de laatste verzuimdag van het traject in dienst was. Als de medewerker op de laatste verzuimdag bij meer subeenheden van een organisatie-eenheid in dienst is, draagt het traject toch maar een keer bij aan de gemiddelde verzuimduur van de organisatie-eenheid 

5.2 Verzuimcijfers per verzuimduurklassen

Vaak wordt het verzuimpercentage verdeeld over verzuimduurklassen. De klassen die worden onderscheiden zijn:

Volgens de CBS definitie, wordt als volgt de indeling in verzuimduurklassen bepaalt:

“De duur van het verzuim is het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van het verzuim tot de hersteldatum (of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend geval is)”.

Hiermee is CBS in haar beschrijving niet helemaal duidelijk: wat wordt bedoeld? Moeten trajecten die op de einddatum van de rapportageperiode nog lopend zijn als lopend worden beschouwd? Wat betekent dat de einddatum van de rapportageperiode gebruikt wordt voor de bepaling van de verzuimduur en de indeling in verzuimduurklassen, of moeten we gebruik maken van de herstel datum als we die al kennen ook al ligt die (ver) na het einde van de rapportageperiode? In dat geval wordende verzuimcijfers over een periode erg gevoelig voor het moment van opvragen. Als we later wel weten wanneer het traject is beëindigd komt hij in volgende rapportages plotseling in een andere verzuimduur categorie.

Daarom hebben we gekozen voor de eerste interpretatie. Enkelvoudig trajecten worden ingedeeld in verzuimduurklassen aan de hand van de verzuimduur die ze aan het einde van de periode hebben. 

Het verzuimpercentage van de in categorie Y bestaat dus uit de bijdrage aan het verzuimpercentage van alle enkelvoudig trajecten die op het einde van de rapportageperiode deel uit maken van categorie Y.

5.3 Verzuimcijfers per ziekmeldingsklasse

Naast de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie, worden medewerkers ook vaak ingedeeld in meldingsklassen. Bij het indelen in meldingsklassen wordt uitgegaan van het feitelijk aantal ziekmeldingen, niet genormeerd naar de rapportageduur van één jaar. Een overzicht bevat bijvoorbeeld:

het gemiddeld aantal medewerkers dat zich in de rapportageperiode

·         0 keer heeft ziek gemeld

·         1 tot 3 keer heeft ziek gemeld 

·         Meer dan drie keer heeft ziek gemeld. 

Het gemiddeld aantal medewerkers per klasse wordt weer bepaald door het aantal medewerkersdagen van de medewerkers die vallen in de betreffende meldingsklasse te delen door de duur van de rapportageperiode. 

Per meldingscategorie Is de verzuimomvang (respectievelijk dienstverbandomvang) gelijk aan de som van de verzuimomvang (respectievelijk dienstverbandomvang) van de medewerkers die horen tot die meldingscategorie.

5.4 Leeftijdscategorie

Verzuimcijfers kunnen ook naar leeftijdscategorieën worden onderverdeeld. Voor het verzuimpercentage wordt de bijdrage van een dienstverbanddag aan de verzuimomvang, de dienstverbandomvang en het gemiddeld aantal medewerkers bij een van de leeftijdscategorieën ondergebracht aan de hand van de leeftijd die de medewerker op de betreffende dag heeft. Voor de ziekmeldingsfrequentie is de leeftijd van de medewerker op de   startdag van het enkelvoudig traject bepalend voor de leeftijdscategorie waar de ziekmelding wordt meegeteld. 

Voor iedere melding wordt bepaald wat de leeftijd van de medewerker is op de 1^e ziektedag. Als een medewerker zich 3 keer ziek meld en voor de 1^e  ziekmelding in leeftijdscategorie 1 valt  en voor de 2^e  en de 3^e  ziekmelding in categorie 2, dan draagt de 1^e  ziekmelding alleen bij aan de ZMF van categorie 1 en de 2^e en 3^e ziekmelding aan de ZMF van categorie 2.

6. Bijlage: Uitgebreide uitleg rekenmethodes

6.1 Verzuimpercentage

Het verzuimpercentage geeft een indicatie van het percentage aan beschikbare werktijd dat verloren is gegaan aan verzuim.

In het rapport verzuimpercentage toont VerzuimXpert het verloop van het verzuimpercentage door per opeenvolgende periode uit het rapportagetijdvak het verzuimpercentage in een grafiek te tonen. Het verzuimpercentage wordt berekend voor de geselecteerde werkgever, afdeling of medewerker. In de berekening van het verzuimpercentage voor een afdeling of werkgever worden alle medewerkers van de afdeling én alle subafdelingen in de berekening betrokken.

Berekeningsstappen:

·         De organisatorische eenheid waarvoor het verzuimpercentage wordt berekend, wordt geselecteerd in de organisatiestructuur van XS.

·         Van de geselecteerde organisatorische eenheid wordt bepaald welke medewerkers tijdens de betreffende periode direct of indirect (= bij een subafdeling van geselecteerde organisatorische eenheid) een dienstverband hadden.

·         Van de geselecteerde medewerkers, wordt de omvang van het dienstverband bepaald. De omvang van het dienstverband is het aantal kalenderdagen dat de medewerker in betreffende periode in dienst is geweest, vermenigvuldigt met zijn deeltijdfactor.

·         De dienstverbandomvang van de organisatorische eenheid is de omvang van de dienstverbanden van de geselecteerde medewerkers bij elkaar geteld.

Toelichting 1

Stel het rapportagetijdvak is van 1 januari 2005 tot en met 30 juni 2005. Er wordt over dat tijdvak in maandelijkse periodes gerapporteerd. Rapportage tijdvak bestaat dan uit 181 kalenderdagen. Stel verder dat werknemer X vanaf 1 april 2005 tot en met 31 augustus  2005 voor 50% (= de deeltijdfactor) verbonden is geweest aan afdeling A. De medewerker is in de rapportageperiode dus 91 dagen voor 50% verbonden geweest aan de afdeling. Zijn dienstverbandomvang voor het hele tijdvak bedraagt dan 45,5 dagen, als volgt over de maanden verdeeld: januari: 0; februari: 0; maart: 0; april: 15; mei: 15,5; juni: 15.

·         Van de geselecteerde medewerkers wordt het aantal ziektedagen bepaald.

·         Het aantal ziektedagen is gelijk aan het aantal kalenderdagen in het rapportage tijdvak, waarop de medewerker als ziek stond geregistreerd.

·         De eerste en laatste ziektedag tellen mee als één volledige ziektedag, ook als de medewerker die dag slechts gedeeltelijk heeft verzuimd.

·         Aan de hand van het aantal ziektedagen wordt het aantal gewogen ziektedagen van een medewerker bepaald. Het aantal gewogen ziektedagen is het aantal ziektedagen gecorrigeerd voor de deeltijdfactor en het ziektepercentage.

Toelichting 2

Het kan voorkomen dat iemand door zijn ziekte niet volledig ongeschikt is om werk te verrichten maar dat hij/zij nog voor een deel zou kunnen doorwerken. Dat wordt uitgedrukt in het ziekte percentage. Is iemand 100% ziek dan is hij niet tot werken in staat is iemand 10% ziek, dan kan hij nog voor 90% van zijn tijd werken.

·         Het aantal gewogen ziektedagen van de organisatorische eenheid is de gewogen ziektedagen van de geselecteerde medewerkers bij elkaar geteld

·         Het verzuimpercentage van een organisatorische eenheid voor een periode is dan het aantal gewogen ziektedagen gedeeld door de dienstverbandomvang.

Toelichting 3

Stel de in toelichting 3 genoemde medewerker X is in de rapportageperiode 2 maal ziek geweest, eenmaal gedurende 4 dagen in april  voor 100% en eenmaal gedurende 5 dagen voor 50% in mei en aansluitend 5 dagen voor 50% in juni . Dan is voor hem/haar het aantal ziektedagen in het gehele rapportagetijdvak 4 + 5 + 5 = 14. Het aantal gewogen ziektedagen is dan ( 4*100% + 10* 50%) * 50%( de deeltijdfactor) = 4,5. Per maand wordt dat het aantal gewogen ziektedagen: januari t/m maart: 0; april 2: mei 1,25; juni 1,25.

Toelichting 4

Het verzuimpercentage voor medewerker X voor het hele rapportage tijdvak is 4,5/45,5 = 9,89% (= aantal gewogen ziektedagen gedeeld door de dienstverbandomvang). Per maand wordt dat januari t/m maart: 0% (maar ook 0 dienstverbandomvang); april 13,33% (=2/15); mei 8,06%(=1,25/15,5); juni 8,33%(=1,25/15).

6.1.1 In formulevorm

Verzuimpercentage van de organisatorische eenheid (OE)

= (gewogen aantal ziektedagen van de OE) / (dienstverbandomvang van de OE)

Waarbij:

gewogen aantal ziektedagen van de OE

= (het gewogen aantal ziektedagen per medewerker ) gesommeerd over alle medewerkers.

gewogen aantal ziektedagen per medewerker 

=  deeltijdfactor * [ (aantal ziektedagen per periode) * (100% - ziekte% van de periode ) gesommeerd over alle ziekteperiodes ]

deeltijdfactor 

= het percentage dat de medewerker in deeltijd werkt. Bij een volledige werkweek van 36 uur en een dienstverband van 12 uur is de deeltijdfactor 12/36 =  33¹/₃%.

aantal ziektedagen per periode

= aantal kalenderdagen van de rapportageperiode waarop de medewerker als ziek staat geregistreerd

ziekte% = percentage van de werktijd dat iemand op grond van zijn ziekte niet kan werken.

dienstverbandomvang van de OE

= (dienstverbandomvang per medewerker) gesommeerd over alle medewerkers

dienstverbandomvang per medewerker

=          (aantal dagen in dienst) * deeltijdfactor

aantal dagen in dienst 

=          het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode aan de organisatorische eenheid is verbonden

Opmerking

Op deze wijze berekenen van het verzuimpercentage komt overeen met de definities van het CBS. Voor een discussie over de nauwkeurigheid waarmee dit percentage een benadering geeft van de verzuimde werktijd verwijzen we naar de brochure van het CBS. Daar kunt u vinden dat deze benadering in vrijwel alle gevallen verbazend nauwkeurig is.

6.2 Meldingsfrequentie

De Meldingsfrequentie is het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker in de gekozen periode. Het aantal ziekmeldingen per periode is natuurlijk sterk afhankelijk van de lengte van de periode. Hoe langer de periode, hoe meer ziekmeldingen. Om de meldingsfrequentie van uiteenlopende periodes toch zinvol met elkaar te kunnen vergelijken, wordt het gemiddeld aantal ziekmeldingen genormeerd op één jaar (conform de CBS standaard). 

In de rapportage meldingsfrequentie toont VerzuimXpert het verloop in de tijd van de meldingsfrequentie door per opeenvolgende periode de meldingsfrequentie in een grafiek te tonen. De meldingsfrequentie wordt berekend voor de geselecteerde werkgever, afdeling of werkgever en een periode uit het geselecteerde tijdvak. In de meldingsfrequentie voor een afdeling worden alle medewerkers van die afdeling én van alle subafdelingen in de berekening betrokken.

Berekeningsstappen:

·         De organisatorische eenheid waarvoor de meldingsfrequentie wordt berekend, wordt geselecteerd in de organisatiestructuur van XS.

·         Van de geselecteerde organisatorische eenheid wordt welke medewerkers tijdens de betreffende periode direct of indirect (= bij een subafdeling van geselecteerde organisatorische eenheid) een dienstverband hadden.

·         Aan hand van de geselecteerde medewerkers, wordt het gemiddeld aantal medewerkers in dienst bij die afdeling in die periode, bepaald. Dit gaat als volgt:

-        Bepaal van iedere medewerker in dienst, het aantal dienstverbanddagen dat hij/zij heeft in de betreffende periode bij die afdeling.

-        Bepaal het totaal aantal dienstverbanddagen van de afdeling voor die periode door die van de medewerkers bij elkaar te tellen.

-        Bepaal het gemiddeld aantal medewerkers in dienst door het totaal aan dienstverbanddagen te delen door het aantal kalenderdagen van de betreffende periode.

Toelichting 1:

Stel een afdeling heeft in de maand januari 3 medewerkers in dienst. Waarvan er één pas vanaf 15 januari in dienst is gekomen. Van de andere twee heeft er een een deeltijddienstverband van 50%. Het aantal dienstverbanddagen voor de maand januari is dan: 2 x 31 + 17 = 79. Het gemiddeld aantal medewerkers in januari is dus 79/31 = 2,55. Bij het gemiddeld aantal medewerkers in een periode bij een afdeling wordt geen rekening gehouden met de deeltijdfactor.

·         Van de geselecteerde medewerkers wordt bepaald hoe vaak zij zich in de betreffende periode hebben ziek gemeld. Ziekte trajecten die al gestart zijn voor de aanvang van de periode worden niet meegeteld.

·         Bij samengesteld verzuim worden de enkelvoudige gevallen waaruit het samengesteld verzuim is opgebouwd individueel mee geteld.

·         Een ziektetraject dat overgaat in zwangerschaps- of bevallingsverlof eindigt op de dag waarop het zwangerschapsverlof ingaat. 

·         Als het zwangerschaps- of bevallingsverlof eindigt terwijl de medewerkster nog ziek is,  moet als een ziekmelding worden meegeteld. 

·         Het zwangerschapsverlof zelf geldt niet als een ziekmelding. 

·         Overgang van volledig naar gedeeltelijk verzuim wordt niet als een aparte ziekmelding meegeteld.

·         Door het totaal aantal ziekmeldingen te delen door het gemiddeld aantal medewerkers in de betreffende periode krijg je het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker.

·         De ziek meldingsfrequentie ontstaat door het gemiddeld aantal ziekmeldingen te schalen naar één jaar. 

6.2.1 In formulevorm

Berekeningen: meldingsfrequentie 

     =                                      [ (aantal ziekmeldingen)             / gemiddeld aantal medewerkers) ]

                                                                        X

[ (aantal kalenderdagen per jaar)  /   (aantal kalenderdagen van de rapportageperiode) ]

Waarbij: 

gemiddeld aantal medewerkers

=          [ (aantal dagen in dienst) gesommeerd over alle medewerkers ]/( aantal kalenderdagen van de rapportageperiode )

aantal dagen in dienst 

=          het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode aan de organisatorische eenheid is verbonden.

Voorbeeld 1:

Stel op een afdeling  zijn vanaf 1 januari 4 medewerkers in dienst. Op 1 februari worden twee nieuwe medewerkers aangenomen, terwijl op 1 maart er één medewerker uit dienst gaat. Dan is het gemiddeld aantal medewerkers voor die afdeling voor het eerste kwartaal (= 90 kalenderdagen):

4 + 2 x (28 + 31)/90 – 1 x 31/90 = 4 + 1,31 + 0,34 = 5,65 medewerkers

Voorbeeld 2: 

Stel op een afdeling werken  30 medewerkers die zich het eerste kwartaal samen 12 maal hebben ziek gemeld, dan bedraagt het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker voor dat kwartaal bij die afdeling 12/30 = 0,4. De meldingsfrequentie is dan genormeerd:  0,40 *   365 / (31 + 28 + 31)  = 1,62. 

6.3 Gemiddelde verzuimduur

De gemiddelde verzuimduur heeft betrekking op de duur van de ziekte. 

De lijst in VerzuimXpert toont: de gemiddelde verzuimduur in dagen voor de geselecteerde werkgever of afdeling in de   geselecteerde periode. Soort: grafiek.

Uitgangspunten:

·         Meegenomen wordt in de geselecteerde periode
- alle verzuimdagen van de in de periode beëindigde verzuimgevallen.
- alle in de periode beëindigde verzuimgevallen.
  - verzuimgevallen van 104 weken waarbij de einddatum in de geselecteerde periode valt.

·         Nieuwe ziekmeldingen in de periode worden niet meegenomen.

·         Beëindigde gevallen zijn verzuimgevallen waarvan de hersteldatum in de periode valt. 

·         Ziektedagen van beëindigde gevallen zijn alle dagen vanaf de aanvangsdag van verzuim tot aan de hersteldatum. Dus ook de ziektedagen die vóór de periode vallen worden meegerekend.

·         Een partiële verzuimdag geldt als één dag. 

·         Heeft een werknemer in korte tijd meerdere ziekteperioden met begin en einddatum dan worden de periodes als verschillende verzuimgevallen geteld.

·         Gaat een werknemer van 100% ziekte weer gedeeltelijk werken, dan geldt dit als één verzuimgeval, die pas eindigt als de werknemer weer voor 100% aan het werk gaat.

·         Pt en ao worden niet meegenomen in de berekening. 

·         Meegeteld worden alleen de ziekmeldingen die werden beëindigd in de geselecteerde periode. Hierbij wordt géén rekening gehouden met de omvang van het dienstverband.

 

6.3.1 In formulevorm

Gemiddelde verzuimduur = 

[ (de duur per ziektegeval) gesommeerd over alle ziektegevallen, beëindigd in de rapportageperiode ] 

                                                            /

                         totaal aantal beëindigde ziektegevallen in periode t

duur per ziektegeval 

=          aantal aaneengesloten kalenderdagen dat de medewerker als ziek of gedeeltelijk ziek staat geregistreerd

De gemiddelde ziekteverzuimduur is dus gebaseerd op de beëindigde verzuimgevallen in de rapportageperiode. De duur van een verzuimgeval is gegeven door het aantal kalenderdagen vanaf de aanvangsdatum van het ziekteverzuim tot de hersteldatum (tot en met de laatste ziektedag).

Gedeeltelijke verzuimdagen gelden als hele verzuimdagen. Per definitie valt de hersteldatum

dus binnen rapportageperiode.

Gaat een medewerker weer aan het werk en wordt hij na een paar dagen weer ziek, dan worden beide periodes als verschillende ziektegevallen geteld. Gaat een medewerker na een periode van volledige ziekte weer voor halve dagen werken, dan wordt dat als één ziektegeval gezien, die pas eindigt als de medewerker weer volledig aan het werk gaat. 

Bij de bepaling van de verzuimduur van deeltijders wordt de deeltijdfactor niet toegepast. Met andere woorden: hij wordt dus als fulltimer meegerekend. Een deeltijder (werkt maandag en vrijdag de hele dag, dinsdag en donderdag halve dagen en woensdag niet – deeltijdfactor is 24/40 = 0,60) die twee weken niet werkt wegens ziekte is dus veertien dagen ziek.

Voorbeeld:

Op een afdeling werken 4 mensen, één ervan is langdurig ziek geweest (100 dagen). In de maand januari is hij na deze lange ziekte periode weer aan het werk gegaan. Van de andere drie medewerkers is er één op 28 januari ziek geworden. Deze medewerker is op 4 februari weer aan het werk gegaan. Dan is het aantal beëindigde ziektegevallen in de maand januari dus slechts 1. De gemiddelde verzuimduur voor de maand januari is dan dus 100 dagen. De gemiddelde verzuimduur kan dus langer zijn dan de lengte van de periode waarover gerapporteerd wordt!

[1] Zie hoofdstuk 2, er wordt per dag gerekend met de deeltijdfactor voor die dag.

[2] Zie algemene begrippen