INHOUDSOPGAVE
- Overzicht documentmanagement artikelen
- Structuur documenten, schermen, formuliervelden en datavelden.
- Spreekuur- en traject documenten
- Medisch- en niet-medische documenten
Overzicht documentmanagement artikelen
In de volgende instructies zullen we nader ingaan op hoe een document aangemaakt kan worden, maar ook bijvoorbeeld hoe je autorisaties kan instellen voor een document. In onderstaand overzicht vind je per onderwerp de verwijzing naar de desbetreffende pagina.
| Onderwerp | Korte omschrijving | Linkjes |
| Aanmaken documenten | Documentsjabloon aanmaken | Documentsjablonen / Document aanmaken |
| Documentenbeheer | Beschrijving van het beheer van bestaande documenten. | Documentenbeheer |
| Data- en formuliervelden | Beknopte uitleg over data- en formuliervelden en over hoe formuliervelden aan te maken | Data- en formuliervelden |
| Datavelden | Overzicht van de bestaande datavelden | datavelden |
| Schermen | Hoe schermen aangemaakt kunnen worden. | Schermen |
| Autoriseren van documenten | Gebruikers dienen geautoriseerd worden voor documenten, maar ook bijbehorende taken, formuliervelden, schermen en spreekuursoort. | Autorisaties / Autoriseren voor submappen (documentkenmerken) |
| Document uploaden | Verschillende manieren van uploaden documenten | Actielink document uploaden |
| Spreekuur documenten | Aanmaken van spreekuur documenten | Medisch Dossier: Spreekuursoorten, medische documenten, oproep-brieven en -locaties |
| Conditional statements in documenten | In Word kan gebruik gemaakt worden van statements om het document op basis van datavelden of formuliervelden automatisch te laten vullen. Bijvoorbeeld voor meertalige documenten is dit een handige hulpmiddel. | Conditional statements in documenten |
Structuur documenten, schermen, formuliervelden en datavelden.
De Xpert Suite (XS) bevat standaard een scala aan documenten en schermsjablonen welke aangevuld of aangepast kunnen worden om de dossiervorming vrijwel geheel in XS te kunnen opbouwen. In een scherm kunnen alle benodigde gegevens in een formulierveld ingevuld worden. Al deze ingevulde gegevens in het scherm worden automatisch in het document ingevuld.
In Xpert Suite maken we dus onderscheid tussen documenten en schermen. Tevens wordt er gebruik gemaakt van formuliervelden om gegevens in een document op te slaan. Daarnaast kunnen datavelden toegevoegd worden aan het document om het aan te vullen met informatie uit Xpert Suite.
Definitie scherm: Met schermen bedoelen we alle vensters binnen XS waarin men fysiek tekst kan typen waarbij in het beheer een bijbehorend sjabloon voor kan worden ingericht. Denk hierbij aan complete vragenlijsten zoals je die vaak ziet bij spreekuurverslaglegging of kleine invulschermen die je vanuit bepaalde taken kunt openen en invullen.
Definitie formulierveld: Een formulierveld voegt gegevens toe in de database. Met formuliervelden kun je op maat gemaakte velden maken waarin je informatie kunt invullen wat in een document of scherm wordt toegevoegd. Dit maakt het makkelijk om scherm en documenten aan te vullen met benodigde informatie.
Definitie dataveld: Met datavelden kan standaard aanwezige informatie vanuit Xpert Suite worden toegevoegd aan het scherm en/of document. Dit maakt het makkelijk om scherm en documenten aan te vullen met benodigde informatie. Een dataveld bevat dus bestaande informatie uit Xpert Suite (bijvoorbeeld naam werknemer) en een formulierveld is niet bestaande informatie in Xpert Suite, maar tijdens een taak ingevuld kan worden in een scherm.
Definitie document: Nadat een invulscherm is ingevuld en opgeslagen, zal dat in bijna alle gevallen ervoor zorgen dat een document wordt gegenereerd, welke uiteindelijk aan het dossier van de medewerker wordt toegevoegd. Vanuit de tab Trajectendossier in het werknemersdossier kun je zo’n definitief opgeslagen document inzien, bewerken, als bijlage aan een email toevoegen en downloaden. In het beheer kan een documentsjabloon ingericht worden. Na uitvoering van een taak of spreekuur zal er een document gegenereerd worden op basis van dit sjabloon.
Structuur:
- Aanmaken van formuliervelden (=input van schermen en documenten)
- Scherm/document (=input voor taken en spreekuren)
Spreekuur- en traject documenten
Documentensjablonen kunnen in beheer gekenmerkt worden als spreekuur- en trajectdocumenten. Een spreekuur document is bedoeld voor spreekuren en kan enkel gekoppeld worden aan een spreekuur. Een trajectdocument is bedoeld om te koppelen aan een taak.
Trajectdocumenten worden in klassiek beheer onder 9. documenten aangemaakt. Dit zijn documenten die je bijvoorbeeld aan taken kunt toevoegen (eventueel in combinatie met een bijhorend invulscherm).
Spreekuurdocumenten worden in klassiek beheer onder 11. Medische Protocol Module aangemaakt en kan als enige documentsoort worden gebruikt voor spreekuurverslagen bij spreekuursoorten. Deze documenten zijn niet uitsluitend bestemd voor medische informatie. Zo worden de terugkoppelingen naar werkgevers (naar aanleiding van een bezocht spreekuur door een medewerker ook onder dit punt aangemaakt/beheerd.
Medisch- en niet-medische documenten
Documentsjablonen kunnen in Beheer medisch of niet-medisch gekenmerkt worden. Voor de hand liggend bevat een medisch document medische informatie en mag alleen door medisch geautoriseerde gebruikers worden ingezien. In beheer kan aangemerkt worden of een document medisch, niet medisch of zowel medisch als niet-medisch is.
