INHOUDSOPGAVE

• Welkom bij de implemenatie van Xpert Suite!
  • 1. Het project in 5 overzichtelijke stappen
  • 2. Hoe werken we samen?
  • 3. Wat is slim om nu al te doen?
  • 4. Veelgestelde vragen

Welkom bij de implementatie van Xpert Suite!

Goed dat jullie er zijn! De komende tijd gaan we samen zorgen voor een succesvolle overstap naar Xpert Suite. 

Op deze pagina nemen we jullie stap voor stap mee door het project, zodat je precies weet wat je kunt verwachten – en wanneer.

Of je nu projectmanager bent, key user of IT-specialist: hier vind je per fase uitleg, acties en handige downloads. Zo houden we grip op het project, zonder dat je alles in één keer hoeft te begrijpen.

Vragen onderweg? Neem contact op met jullie projectmanager. Je ontvangt de contactgegevens van de projectmanager van Otherside at Work en we plannen een kennismaking in met jullie projectteam. 

1. Het project in 5 overzichtelijke stappen

Hieronder zie je de opbouw van het implementatieproject.

• Kick-off & voorbereiding
  Jullie team en ons team leren elkaar kennen en maken samen een plan van aanpak.
  
  
• Werkprocessen inrichten & testen
  We vertalen jullie werkprocessen naar Xpert Suite en testen die samen.
  
  
• Koppelingen opzetten, testen en klaarmaken voor de overgang
  Integraties tussen Xpert Suite en jullie systemen: denk bijvoorbeeld aan HR systemen en/of systemen van leveranciers.
  
  
• Datamigratie voorbereiden
  Vaak zit er een datamigratie inbegrepen in het project: we zetten de juiste data uit jullie oude systeem klaar voor de overstap in Xpert Suite.
  
  
• Go-live & nazorg
  De grote dag! En daarna: een korte periode van begeleiding bij vragen of aanpassingen.

Bekijk hier een uitgebreide beschrijving van alle projectfases.

2. Hoe werken we samen?

Een goede samenwerking maakt het verschil. Daarom:

• Jullie projectmanager is onze vaste contactpersoon;

• Wij begeleiden de technische en functionele implementatie;

• Jullie zorgen voor alle randzaken: communicatie over de overgang met stakeholders/leveranciers, en training van eindgebruikers.

Samen zorgen we dat het project goed loopt én breed wordt gedragen.

3. Wat is slim om nu al te doen?

• Zorg dat key users per afdeling die in jullie huidige systeem en straks in Xpert Suite werken bekend zijn;

• Vorm een projectteam wat de komende periode gaat meehelpen bij de implementatie. Zie hier wat meer uitleg over de rollen en verantwoordelijkheden van het projectteam;

• Informeer leveranciers die door het project geraakt worden en een rol moeten spelen;

• Reserveer tijd in de agenda’s de komende maanden voor voorbereidingen en inhoudelijke werksessies. Zie hier wat meer uitleg over inschatting van de tijdsinvestering aan jullie kant;

• Denk alvast na over: "Wie informeert onze eindgebruikers over de verandering?"

4. Veelgestelde vragen

• Hoeveel tijd kost het project gemiddeld?
  Gemiddeld 3-6 maanden, afhankelijk van de scope, met tussenfases waarin jullie tijd investeren in input en testen.
  
  
• Moeten we technische kennis hebben?
  Hoewel wij veel technisch begeleiden aan de kant van Xpert Suite, is het belangrijk dat sommige projectleden technische kennis hebben of dat je leveranciers met technische kennis om hulp kunt vragen. Denk dan aan het meewerken in het project door jullie functioneel beheerder die straks Xpert Suite moet onderhouden vanaf livegang. Of het aanleggen van koppelingen aan de kant van het systeem wat koppelt met Xpert Suite. Ook voor het samen uitwerken van het plan rondom livegang waarin datamigratie en koppelingen vaak samen komen is het handig technische kennis te hebben.
  
  
• Kunnen we onze planning aanpassen?
  We zijn flexibel, zolang we tijdig afstemmen. Jullie projectmanager denkt graag mee.