Het is mogelijk om werknemers zelf afspraken kunnen laten inplannen zonder een account nodig te hebben of in te loggen in XS. Hiervoor wordt een publieke link gebruikt die in een emailsjabloon of oproepbrief verwerkt kan worden. Deze functionaliteit bestaat uit 2 onderdelen: 

De functionaliteit voor herplannen door werknemer, maakt het voor werknemers mogelijk om zelf afspraken te verzetten indien ze verhinderd zijn. Werknemers hoeven dan geen contact op te nemen met de planners, waarmee tijd bespaard kan worden bij onze klanten. 

De functionaliteit voor het plannen door werknemer maakt het, voor werknemers die opgeroepen worden, mogelijk om zelf een afspraak in te plannen. Voor werknemers heeft dit het voordeel dat ze zelf een geschikt moment kunnen kiezen voor de afspraak. Hierbij is dan geen tussenkomst van een planner benodigd, tenzij de werknemer niet reageert.

Wijzigingen in spreekuursoortbeheer en werkgeverbeheer

Om in te kunnen stellen voor welke spreekuursoorten en voor welke werkgevers de afspraken (her)plant kunnen worden, zijn er wijzigingen aangebracht aan desbetreffende beheerschermen. Bij beide beheerschermen is een knop ‘Afspraakinstellingen beheren’ toegevoegd. Via deze knop kan naar het beheer genavigeerd worden. 

Binnen dit beheer zijn er 2 instellingen te vinden, een voor het plannen op basis van oproepverzoek en een voor het herplannen van afspraken. Via de bewerken knop kan er per gegeven ingesteld worden of (her)plannen mag. De combinatie van het spreekuursoort en werkgever bepaald vervolgens of een medewerker de desbetreffende afspraak zelf mag gaan (her)plannen. 

Beheerschermen

Voor beheerders zijn dus concreet de volgende instellingen beschikbaar in werkgeverbeheer en spreekuursoortbeheer. 

• Werkgeverbeheer: instelling plannen afspraak o.b.v. oproepverzoek werknemers. Via Beheer > Organisatie > Werkgever zoeken > Bewerken > Afspraakinstellingen beheren, is de instelling toegevoegd dat werknemers van deze werkgever zelf een afspraak in mogen plannen op basis van een oproepverzoek.
  
  

• Spreekuursoortbeheer: Instelling plannen afspraak o.b.v. oproepverzoek door werknemers. Via Beheer > Dienstverlening > Spreekuursoorten > Een geselecteerde spreekuursoort > (Her)plannen instellingen beheren, is de instelling toegevoegd dat werknemers zelf deze spreekuursoort in mogen plannen op basis van een oproepverzoek.

• Oproepverzoek aanmaken - Veld ‘in te plannen door werknemer.’ Als er in het werkgever- en spreekuursoortbeheer is ingesteld dat een werknemer zelf een afspraak mag plannen dan komt er bij het veld 'In te plannen door werknemer' 'Ja' te staan. Als één van deze instellingen niet aangevinkt is, dan zal het veld 'Nee' weergeven

Datavelden voor publieke links

Wanneer de werknemer zelf mag (her)plannen, dan wordt er vanzelf een publieke link gegenereerd. Om deze link te gebruiken in emailsjablonen of oproepbrieven, zijn datavelden gemaakt.

Deze zijn ‘AppointmentRequest Public Url’, voor het plannen van oproepverzoeken, en ‘Public Url that allows employee to reschedule the event (appointment)’, voor het herplannen van een afspraak.

Bij de sjablonen, die in de context van ‘agenda afspraak’ of ‘oproepverzoek’ zijn, kunnen deze datavelden toegevoegd worden zodat in het bericht naar de werknemer deze link getoond kan worden indien deze mag (her)plannen. Daarnaast is er een dataveld ‘Employee is allowed to reschedule the event (appointment)‘ toegevoegd. Deze controleert of een medewerker mag herplannen. Hiermee kan dit veld binnen een if- statement gebruikt worden, zodat dezelfde uitnodiging gebruikt kan worden voor medewerkers die wel of niet een afspraak mogen herplannen.

Nieuwe triggervoorwaardes rondom (her)plannen

Om ervoor te zorgen dat uitsluitend berichten verstuurd kunnen worden naar werknemers die daadwerkelijk een afspraak mogen plannen of herplannen zijn de volgende triggervoorwaardes toegevoegd: 

Middels deze triggervoorwaardes kan gecontroleerd worden of er bij het spreekuur en bij de werkgever ingesteld is of de werknemer mag (her)plannen, en zal deze triggervoorwaarde afgaan. 

Let op! De triggervoorwaarde ‘Werknemer mag zelf oproepverzoek inplannen‘ gaat af wanneer er een oproepverzoek aangemaakt wordt ongeacht de status van dit oproepverzoek. Dus ook bij oproepverzoeken die ter goedkeuring aangeboden worden. Indien van deze functionaliteit gebruik gemaakt wordt, dan moet er nog een triggervoorwaarde gebruikt worden die controleert wat de status van het oproepverzoek is. 

Let op! Dit geldt tevens voor de triggervoorwaarde ‘werknemer mag herplannen’ wanneer een afspraak als concept aangemaakt wordt.

(Her)plannen van een afspraak door medewerker 

Een werknemer komt op een inlogpagina na het klikken op de link uit het verzonden bericht. Na het invullen van MFA ontvangt de werknemer via mail of sms een code die ze kunnen gebruiken om door te gaan. Op het scherm dat volgt krijgt de werknemer de beschikbare afspraakmogelijkheden te zien. Dit werkt hetzelfde als de planning assistent functionaliteit met een paar visuele wijzigingen, zoals het niet tonen van de naam van de specialist en het samenvoegen van een combinatieafspraak. Daarnaast is het scherm geschikt om via mobiel te benaderen.