INHOUDSOPGAVE

Introductie

Het gebruik van XS Absence is specifiek voor Otherside klanten die werken met internationaal Verzuim, zijnde niet-Nederlands. Binnen Nederland maakt men gebruik van de Nederlandse wetgeving inclusief WvP (Wet Poortwachter), dit proces geldt niet buiten Nederland. Specifiek voor Internationaal verzuim kent Xpert Suite Afwezigheden en Attesten (dokterbriefjes).


Op deze pagina vind je een overzicht van het gebruik van Afwezigheden en Attesten.


Korte samenvatting van afwezigheden en attesten


Een afwezigheidsmelding geeft een afwezigheidsperiode aan. Wanneer er een melding wordt gedaan van verzuim van 2 dagen, wordt er automatisch ook een afwezigheidsperiode aangemaakt van 2 dagen.


Wanneer er na 2 dagen van het verzuim direct een nieuwe melding wordt opgevoerd van 4 dagen verzuim, dan tellen deze meldingen zich bij elkaar op en ontstaat een totale afwezigheidsperiode van 6 dagen. Wanneer men losse afwezigheden wilt doorvoeren, dan kan daar geen overlap in bestaan. 


Een attest is in feite een doktersbriefje. Dit is een document wat wordt afgegeven door een huisarts die vervolgens wordt gecontroleerd door een controlearts. Een attest geeft aan wanneer een afwezigheid start en eindigt. In een melding in XS kan men ook direct optioneel een attest opvoeren. Een afwezigheid is zonder opvoer van attest, maar kan daar wel aan gerelateerd worden.


Meldingen+attesten mogen overlappen. Afwezigheden kunnen alleen aan elkaar aansluiten.

Afwezigheden

Een afwezigheid van werk kan als oorzaak hebben ziekte, arbeidsongeval of beroepsziekte. Een afwezigheid wordt doorgegeven via een melding bij de werkgever. Dit kan in combinatie met een attest (meer hierover hieronder), maar een melding kan eerder gemeld worden dan dat het attest er is.


Opvoeren afwezigheid

Via dossier acties kun je afwezigheden opvoeren en vind je ook het overzicht van alle afwezigheden. Het meldingen scherm met attest kan via een actielink benaderd worden, ''IllnessReportAttestation'' voor binnen het dossier en ''IllnessReportAttestationSearch'' die een dossier zoek functie heeft en dus buiten een dossier gebruikt kan worden. Voor het instellen van dossieracties verwijzen we naar de pagina Portals op het XSC.

Bij het opvoeren van een afwezigheid komen de volgende velden als eerst naar voren:

  • Start en einddatum
  • Een medewerker kan op de dag zelf later of eerder afwezig zijn. Door gehele eerste afwezigheidsdag uit te vinken komt de optie voor het specifieke tijdstip dat de medewerker afwezig is.
  • Afwezigheidspercentage geeft aan hoeveel procent de medewerker afwezig is (i.e. 50% werkt halve dagen of de helft van het normale FTE).


Ook kan er nog bij de afwezigheden een hospitalisatie of buitenlandverblijf worden aangegeven.

Overzicht afwezigheden

Op het overzicht van afwezigheden is een groot overzicht te zien van alle afwezigheden.
Hierin kan gesorteerd worden op:

  • start of eind
  • Afw%
  • Reden
  • Subkenmerk
  • Geattesteerd
  • Controlsetatus
  • Meldingsdatum
  • Klantsleutel

Door op de 3 puntjes naast een attest te klikken komen de volgende acties naar voren:

  • Details: laat overzicht zien van specifiek afwezigeheid
  • Bewerken: laat je de afwezigheid bewerken
  • Verwijderen: verwijdert de gehele afwezigheidsmelding


Melding & Attest

Naast het opvoeren van een afwezigheid kan ook een melding of attest worden opgevoerd.
Bij het registreren van een melding heeft men de optie om ook direct de attest op te voeren.


Melding opvoeren

Ook hier, zoals bij een afwezigheid, moet er een periode worden opgegeven voor de afwezigheid. Ook wordt de reden voor afwezigheid opgegeven.
Afwezigheidsreden:

  1. Ziekte
  2. Verlof
  3. Ongeval
  4. Arbeidsongeval

Bij een afwezigheid kan er ook een (sub)kenmerk zijn, in dit voorbeeld "geen bijzonderheden". 

Daaronder wordt aangegeven of de melding gaat om een belmelding.

Daarna wordt er opgegeven of er een attest is en of het gaat om nieuwe, verlenging of herval attest. Wanneer dit (nog) onduidelijk is kan er voor worden gekozen voor onbekend. Herval is het doorzetten van een vorige periode, ipv het starten van een nieuwe periode.




Waarna de attest is opgevoerd zijn er nog mogelijkheden om op te voeren of de medewerker in kwestie zijn woning mag verlaten. Ook kan je hier de attest uploaden. 

Zoals bij afwezigheidsoverzicht is er ook een meldingen overzicht die er als volgt uit ziet:

Werkhervatting

Hier kan ook een werkhervatting worden opgegeven. Een werkhervatting wordt opgevoerd wanneer een medewerker eerder gaat werken dan de einddatum van een melding of afwezigheidsperiode. Na het opvoeren van een werkhervatting wordt de afwezigheidsperiode met die einddatum gesloten.