INHOUDSOPGAVE


Algemeen

XS Forms is een betaalde module waarmee de klant de mogelijkheid om publieke vragenlijsten in te richten en verzenden.
 

Stappen plan voor configuratie

Configureer een publieke vragenlijst in 4 eenvoudige stappen:

  • Stap 1: De vragenlijst
  • Stap 2: De antwoorden
  • Stap 3: De uitnodiging en herinnering(en)
  • Stap 4: De vervolgacties

 



Stap 1: Configureer de vragenlijst

Binnen het tabblad ‘Applicatie instellingen’ in Xpert Suite beheer komt met het activeren van de genoemde plugins de optie ‘Vragenlijst beheer’ beschikbaar. Binnen vragenlijstbeheer worden twee categorieën vragenlijsten onderscheiden (zie onderstaande schermprint):

  • Eigen vragenlijsten: Binnen deze categorie komen alle vragenlijsten terecht die een beheerder zelf nieuw aanmaakt.
  • Xpert Suite vragenlijsten: Binnen deze categorie worden alle vragenlijsten geplaatst die Otherside at Work als content aanbiedt.

 

Afbeelding met schermopname, tekst, software, Multimediasoftware

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Toevoegen van een nieuwe vragenlijst

Linksboven in het scherm is de optie ‘Toevoegen’ beschikbaar. Hier zijn de optie beschikbaar om een mappenstructuur vorm te geven en nieuwe vragenlijsten toe te voegen binnen de map ‘Eigen vragenlijsten’.

 

Afbeelding met schermopname, tekst, computer, software

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Nadat er gekozen is voor het toevoegen van een nieuwe vragenlijst, kan deze als concept worden aangemaakt door onderstaande gegegevens vast te leggen en inrichtingskeuzes te maken. Zie onderstaande schermprint ter illustratie.

 

  • Beheernaam: Kies hier een unieke beheernaam voor de vragenlijst waarmee deze binnen de mappenstructuur ‘Eigen vragenlijsten’ en op andere plekken in beheer herkenbaar is.
  • Naam: Kies hier een unieke naam die voor de eindgebruikers herkenbaar is.
  • Code: Kies hier een unieke en herkenbare code waaraan de vragenlijst binnen andere onderdelen van beheer herkenbaar is.
  • Bovenliggende map: Kies hier de map waarbinnen de vragenlijst dient te worden aangemaakt en opgeslagen.
  • Navigatie: Maak een keuze uit een van de volgende optie.
  • Alle vragen op één pagina: De vragen worden allemaal onder elkaar gezet en de categorieen dienen in dit geval meer als tusssenkopjes
  • Eén categorie per pagina: Iedere categorie krijgt een eigen pagina/ stap en bij het invullen van de vragenlijst doorloop je alle stappen.
  •  Voorblad: Vink deze optie aan als voorafgaande aan de eerste categorie eerst een voorblad getoond moet worden.
  • Koptekst voorblad: Vul hier de titel van het voorblad in
  • Beschrijving voorblad: Vul hier de tekstuele beschrijving in die op het voorblad getoond moet worden.
  •  Koptekst: Vul hier de titel van de vragenlijst in.
  • Titel boven elke vragenlijst pagina tonen: Vink deze optie aan wanneer de titel van de vragenlijst boven iedere pagina getoond moet worden (enkel van toepassing bij navigatie ‘Eén categorie per pagina’).
  • Beschrijving: Geef hier een beschrijving van de vragenlijst ten behoeve van de invuller.
  • Beschrijving per pagina tonen: Vink deze optie aan wanneer de beschrijving van de vragenlijst boven iedere pagina getoond moet worden (enkel van toepassing bij navigatie ‘’Eén categorie per pagina’)
  •  Medische informatie: Vink deze optie aan als de vragenlijst een of meerdere (medisch) vragen bevat die versleuteld moeten worden opgeslagen.
  • Versleutelen: Maak een keuze uit één van de volgende opties:
  • Hele vragenlijst versleutelen: Alle antwoorden binnen alle categorieen worden automatisch versleuteld opgeslagen.
  • Per categorie verlsueteling instellen: Per categorie kan de keuze gemaakt worden om de antwoorden op alle vragen binnen de categorie versleuteld op te slaan.
  • Per vraag versleuteling instellen: Per vraag kan de keuze gemaakt worden om het antwoorde versleuteld op te slaan.
  • Opslaan: Het eerste concept van de vragenlijst wordt aangemaakt en opgeslagen in de aangegeven map.

 

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Multimediasoftware

Automatisch gegenereerde beschrijving


Configureren van de vragenlijst

Nadat de vragenlijst in concept is toegevoegd kan de vragenlijst verder geconfigureerd worden. Hiervoor komen drie tabbladen beschikbaar:

  • Vragenlijst: Hier zijn de algemene eigenschappen van de vragenlijst zoals in voorgaande sectie beschreven in te zien en aan te passen, verdeeld over het openingsscherm en de knop Algemeen. Daarnaast is hier de optie ‘Publiceren’ te vinden. Deze optie wordt toegelicht in de sectie ‘Publiceren van de vragenlijst’.
  • Vragen: Hier kunnen de categorieen, vragen en afhankelijkheden worden toegevoegd en bewerkt.
  • Voorbeeld: Hier is een voorbeeldweergave van de geconfigureerde vragenlijst te vinden, die gebruik kan worden om de werking te testen.

 

  • Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving


Categorie toevoegen

Ieder vragenlijst heeft minstens 1 categorie en afhankelijk van de beoogde werking en de initiële keuze voor de navigatiewijze (zie sectie ‘Toevoegen van een vragenlijst’) kunnen dat er meer zijn. Kies voor de optie ‘Categorie toevoegen’ op het tabblad ‘Vragen’.

 

Afbeelding met software, tekst, Computerpictogram, Multimediasoftware

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Leg vervolgens de benodigde gegevens vast en maak de bijbehorende inrichtingskeuzes:

  • Naam: Geef hier de naam van de categorie op. Deze naam zal bovenaan de categorie getoond worden.
  • Beschrijving: Geen hier een optionele beschrijving van de categorie op. Deze naam wordt direct onder de naam van de categorie getoond
  • Positie: Geef hier de positie van de categorie binnen de vragenlijst aan.

Tip: Hiermee kan een categorie ook op een later moment in zijn volledigheid (inclusief de vragen binnen de categorie) worden verplaatst naar een andere positie binnen de vragenlijst.

  • Code: Geef de categorie een unieke, herkenbare code.

 

Belangrijke aandachtspunten:

  • De code (van een categorie) moet uniek zijn binnen de vragenlijst. Om die reden wordt de code vooringevuld met een unieke code, maar deze kan aangepast worden naar een meer betekenisvolle code.
  • Zorg voor een consequente opbouw van code om de herkenbaarheid op andere plekken te vergroten. Bijvoorbeeld “NaamVragenlijst_NaamCategorie”
  • Bij het opslaan van een categorie met een code die al voorkomt volgt een foutmelding.


NB. Op dit moment is de foutmelding nog ‘U bent niet geautoriseerd voor deze actie.’ De melding zal nog aangepast worden naar de correcte functionele melding.

 

  • Medische informatie: Vink deze optie aan als alle vragen binnen medisch zijn. Het aanvinken van deze optie betekent dat de optie ‘Versleutelen’ ook standaard aan staat.
  • Versleutelen: Vink deze optie aan wanneer alle vragen binnen de categorie versleuteld opgeslagen moeten worden.

Tip: Deze optie kan nuttig zijn wanneer de vragen niet medisch van aard zijn, maar wel gevoelige informatie uitvragen

 

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

  

Belangrijke aandachtspunten:

  • Een categorie wordt pas in de voorbeeldweergave (tabblad ‘Voorbeeld’) getoond als er een of meerdere vragen in zijn opgenomen.
  • Een categorie, die wel vragen bevat, maar geen actieve vragen bevat (doordat er niet aan de gestelde afhankelijkheden wordt voldaan), wordt wel getoond als stap. Hier dien je dus rekening mee te houden in de configuratie van de vragenlijst om te voorkomen dat men een stap zonder vragen gepresenteerd krijgt.

  

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

Meerdere categorieën binnen de vragenlijst

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Multimediasoftware

Automatisch gegenereerde beschrijving

Alle categorieën op één pagina

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

Alle categorieën op één pagina


Categorie bewerken en verwijderen

Bestaande categorieën kunnen bewerkt en verwijderd worden via de betreffende acties bij de categorie.

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving


Vraag toevoegen

Binnen een categorie kunnen één of meerdere vragen worden toegevoegd via de optie ‘Vraag toevoegen’ boven de categorie. Er kan een keuze gemaakt worden uit vijf verschillende vraagtypen en daarbinnen weer een aantal subtypen, namelijk:

  • Informatie tekstveld
  • Open vraag met subtypes:
  • Tekstveld
  • Groot tekstveld
  • Numeriek tekstveld
  • Gesloten vraag met subtypes:
  • Dropdown
  • Selectievakje
  • Radiobutton
  • Puntenschaal – Label in regel
  • Puntenschaal – Label boven regel
  • Multi-select
  • Datum veld
  • Tijd veld

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Vraagtype: Informatie Tekstveld

Bij een informatie tekstveld kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd en inrichtingskeuzes worden gemaakt:

  • Naam: Voer hier de naam in van het informatietekstveld of gebruik een spatie wanneer er geen tekst getoond hoeft te worden.
  • Tekst Voer hier de te tonen tekst in.
  • Toelichting: Geef hier een toelichting die achter de mouseover bij de betreffende vraag getoond worden.
  • Weergave variant: Maak een keuze uit een van de volgende opties. (Zie onderstaande schermprint voor het effect)
  • Als reguliere tekst:
  • Met een blauwe achtergrondkleur
  • Met een gele achtergrondkleur
  • Met een rode achtergrondkleur
  • Categorie: Geef aan binnen welke categorie de vraag geplaatst moet worden. Dit is default de vraag waarbinnen de vraag is aangemaakt, maar hiermee kan een vraag dus ook verplaatst worden naar een andere categorie.
  • ID: Geef de vraag een unieke, herkenbare identifier.

 

Bijzonderheden:

  • De ID (van een vraag) moet uniek zijn binnen de vragenlijst. Om die reden wordt de ID vooringevuld met een unieke code, maar deze kan aangepast worden naar een meer betekenisvol ID.
  • Zorg voor een consequente opbouw van de ID om de herkenbaarheid op andere plekken te vergroten. Bijvoorbeeld “NaamVragenlijst_Vraag”
  • Bij het opslaan van een vraag met een ID dat al voorkomt volgt een foutmelding.


NB. Op dit moment is de foutmelding nog ‘U bent niet geautoriseerd voor deze actie.’ De melding zal nog aangepast worden naar de correcte functionele melding.

 

  • Positie: Geef de positie van de vraag binnen de categorie aan. Default is dat de laatste positie in de categorie.
  • Afhankelijkheden: Zie latere secties over afhankelijkheden.

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

Impressie van het vraagtype Informatie tekstveld

 

Vraagtype: Open vraag

Bij een vraag van het vraagtype Open vraag kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd en inrichtingskeuzes worden gemaakt:

  • Vraagtype, maak een keuze uit de opties:
  • Tekstveld
  • Groot tekstveld
  • Numeriek tekstveld (enkel numerieke invoer mogelijk)
  • Vraag: Voer hier de beschrijving van de vraag of gebruik een spatie wanneer er geen tekst getoond hoeft te worden.
  • Toelichting: Geef hier een toelichting die achter de mouseover bij de betreffende vraag getoond worden.
  • Categorie: Geef aan binnen welke categorie de vraag geplaatst moet worden. Dit is default de vraag waarbinnen de vraag is aangemaakt, maar hiermee kan een vraag dus ook verplaatst worden naar een andere categorie.
  • ID: Geef de vraag een unieke, herkenbare identifier.

 

Bijzonderheden:

  • De ID (van een vraag) moet uniek zijn binnen de vragenlijst. Om die reden wordt de ID vooringevuld met een unieke code, maar deze kan aangepast worden naar een meer betekenisvol ID.
  • Zorg voor een consequente opbouw van de ID om de herkenbaarheid op andere plekken te vergroten. Bijvoorbeeld “NaamVragenlijst_Vraag”
  • Bij het opslaan van een vraag met een ID dat al voorkomt volgt een foutmelding.


NB. Op dit moment is de foutmelding nog ‘U bent niet geautoriseerd voor deze actie.’ De melding zal nog aangepast worden naar de correcte functionele melding.

 

  • Positie: Geef de positie van de vraag binnen de categorie aan. Default is dat de laatste positie in de categorie.
  • Verplicht veld: Vink deze optie aan als de vraag verplicht moeten worden ingevuld.
  • Medische informatie: Vink deze optie aan wanneer de vraag medisch is. Het aanvinken van deze optie betekent dat de optie ‘Versleutelen’ ook standaard aan staat.
  • Versleutelen: Vink deze optie aan wanneer de versleuteld opgeslagen moeten worden.
  • Tip: Deze optie kan nuttig zijn wanneer de vraag niet medisch van aard zijn, maar wel gevoelige informatie uitvragen
  • Afhankelijkheden: Zie latere sectie over afhankelijkheden.

 

  • Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

Impressie van het vraagtype Open vraag

 

Vraagtype: Gesloten Vraag

Bij een vraag van het vraagtype Open vraag kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd en inrichtingskeuzes worden gemaakt:

  • Vraagtype, maak een keuze uit de opties:
  • Dropdown: Keuze van 1 antwoordoptie uit een dropdownmenu
  • Selectievakje: Selecteer een of meerdere antwoordopties door deze aan te vinken.
  • Radiobutton: Keuze van 1 antwoordopties met behulp van een radiobutton
  • Puntenschaal – Label in regel: Schaalscore met waarde van de antwoordoptie naast de keuzeoptie
  • Puntenschaal – Label boven regel: Schaalscore met waarde van de antwoordoptie boven de keuzeoptie
  • Multi-select: Keuze van 1 of meerdere antwoordopties uit een multi-select pulldown menu.
  • Vraag: Voer hier de beschrijving van de vraag of gebruik een spatie wanneer er geen tekst getoond hoeft te worden.
  • Toelichting: Geef hier een toelichting die achter de mouseover bij de betreffende vraag getoond worden.
  • Categorie: Geef aan binnen welke categorie de vraag geplaatst moet worden. Dit is default de vraag waarbinnen de vraag is aangemaakt, maar hiermee kan een vraag dus ook verplaatst worden naar een andere categorie.
  • ID: Geef de vraag een unieke, herkenbare identifier.

 

Bijzonderheden:

  • De ID (van een vraag) moet uniek zijn binnen de vragenlijst. Om die reden wordt de ID vooringevuld met een unieke code, maar deze kan aangepast worden naar een meer betekenisvol ID.
  • Zorg voor een consequente opbouw van de ID om de herkenbaarheid op andere plekken te vergroten. Bijvoorbeeld “NaamVragenlijst_Vraag”
  • Bij het opslaan van een vraag met een ID dat al voorkomt volgt een foutmelding.


NB. Op dit moment is de foutmelding nog ‘U bent niet geautoriseerd voor deze actie.’ De melding zal nog aangepast worden naar de correcte functionele melding.

 

  • Positie: Geef de positie van de vraag binnen de categorie aan. Default is dat de laatste positie in de categorie.
  • Verplicht veld: Vink deze optie aan als de vraag verplicht moeten worden ingevuld.
  • Medische informatie: Vink deze optie aan wanneer de vraag medisch is. Het aanvinken van deze optie betekent dat de optie ‘Versleutelen’ ook standaard aan staat.
  • Versleutelen: Vink deze optie aan wanneer de versleuteld opgeslagen moeten worden.

Tip: Deze optie kan nuttig zijn wanneer de vraag niet medisch van aard zijn, maar wel gevoelige informatie uitvragen

  • Antwoordscore: Vink deze optie om bij individuele antwoorden een score bij te houden. Gebruik deze optie wanneer er afhankelijkheden op basis van scores gewenst zijn (zie sectie Afhankelijkheden) of er gewerkt gaat worden met scoregroeperingen (zie sectie Scoregroeperingen).
  • Opties: Hier kunnen de antwoordopties worden opgevoerd en gerangschikt. Bij een antwoordoptie dienen de volgende gegevens te worden vastgelegd:
  • Optie: Tekst van de antwoordoptie
  • Score: Numerieke score bij de antwoordoptie
  • ID: Uniek ID, zie toelichting bij ID hierboven
  • Afhankelijkheden: Zie latere sectie Afhankelijkheden.

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

Impressie van het vraagtype Gesloten vraag


Vraagtype: Datum & Tijdveld

  • Vraag: Voer hier de beschrijving van de vraag of gebruik een spatie wanneer er geen tekst getoond hoeft te worden.
  • Toelichting: Geef hier een toelichting die achter de mouseover bij de betreffende vraag getoond worden.
  • Categorie: Geef aan binnen welke categorie de vraag geplaatst moet worden. Dit is default de vraag waarbinnen de vraag is aangemaakt, maar hiermee kan een vraag dus ook verplaatst worden naar een andere categorie.
  • ID: Geef de vraag een unieke, herkenbare identifier.

 

Bijzonderheden:

  • De ID (van een vraag) moet uniek zijn binnen de vragenlijst. Om die reden wordt de ID vooringevuld met een unieke code, maar deze kan aangepast worden naar een meer betekenisvol ID.
  • Zorg voor een consequente opbouw van de ID om de herkenbaarheid op andere plekken te vergroten. Bijvoorbeeld “NaamVragenlijst_Vraag”
  • Bij het opslaan van een vraag met een ID dat al voorkomt volgt een foutmelding.


NB. Op dit moment is de foutmelding nog ‘U bent niet geautoriseerd voor deze actie.’ De melding zal nog aangepast worden naar de correcte functionele melding.

 

  • Positie: Geef de positie van de vraag binnen de categorie aan. Default is dat de laatste positie in de categorie.
  • Verplicht veld: Vink deze optie aan als de vraag verplicht moeten worden ingevuld.
  • Medische informatie: Vink deze optie aan wanneer de vraag medisch is. Het aanvinken van deze optie betekent dat de optie ‘Versleutelen’ ook standaard aan staat.
  • Versleutelen: Vink deze optie aan wanneer de versleuteld opgeslagen moeten worden.

Tip: Deze optie kan nuttig zijn wanneer de vraag niet medisch van aard zijn, maar wel gevoelige informatie uitvragen

  • Afhankelijkheden: Zie latere sectie over afhankelijkheden.

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

Impressie van het vraagtype Datum veld

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

Impressie van het vraagtype Tijd veld

 

Afhankelijkheden

Door middel van afhankelijkheden tussen vragen kan dynamiek worden toegevoegde waardoor de uitvraag gericht en geminimaliseerd kan worden.   Bij iedere vraag is de sectie ‘Weergave voorwaarden instellen beschikbaar’. Daar kunnen een of meerdere (combinaties van) afhankelijkheden van andere vragen worden geconfigureerd via de optie ‘Afhankelijkheid toevoegen’.

Vervolgens kunnen de afhankelijkheden stap voor stap worden geconfigureerd met de volgende keuzemogelijkheden:

  • Geef aan van welke vraag deze vraag afhankelijk is.
  • Geef aan of de afhankelijkheid wordt geconfigureerd op basis van een specifiek antwoord of een op basis van een score.
  • Geef aan welke vergelijking er moet plaatsvinden:
  • Gelijk of ongelijk voor antwoorden
  • Gelijk, ongelijk, kleiner dan of groter dan voor scores
  • Geef aan welk antwoord of welke score in de vergelijking moet worden meegenomen.

Vervolgens is het mogelijk om afhankelijkheden van meerdere vragen in voorwaarde te groeperen (EN-statement) en om meerdere groepen voorwaarden in te stellen (OF-statement).

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving


Scoregroeperingen

Naast scores op individuele vragen is het ook mogelijk om te werken met scoregroeperingen. Een scoregroepering is een zelfgedefinieerde subset van vragen die gezamenlijk leiden tot een score. Op basis van deze groepsscore kunnen ook vervolgacties in de vorm van triggers worden ingericht.


NB. Dit is een hoge prioriteit doorontwikkeling voor de brede productlaunch, maar op dit moment nog niet beschikbaar.


Meertaligheid

Bij de verschillende elementen van vragenlijsten (titels, beschrijvingen, vragen, toelichtingen, …) kunnen direct vertalingen worden ingericht door te klikken op het vertalingsicoon rechtsboven het betreffende element. Vervolgens kunnen voor alle actieve talen vertalingen worden ingevoerd. (Zie onderstaande scherm voor een impressie).


NB. Op dit moment is het nog niet mogelijk om vragenlijsten in een andere taal aan te bieden. Het mogelijk maken van vertalingen staat op de roadmap voor doorontwikkeling van XS Forms.

 


Publiceren van de vragenlijst

Een (nieuwe versie van een) vragenlijst komt binnen Xpert Suite beschikbaar voor gebruik, nadat deze gepubliceerd is. Op het tabblad ‘Vragenlijst’ kan een vragenlijst gepubliceerd worden via de optie ‘Publiceren’. Om een vragenlijst te publiceren dient een publicatiedatum gekozen te worden. Dat kan de huidige datum zijn, waarmee de vragenlijst direct beschikbaar komt, maar kan ook een datum in de toekomst zijn wanneer de wijzigingen aan een vragenlijst pas vanaf een bepaalde datum actief mogen worden. Tot dat moment blijft de eerdere versie van de vragenlijst, indien van toepassing, gebruikt worden.

 

Afbeelding met software, tekst, Multimediasoftware, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Nadat de vragenlijst gepubliceerd wordt, wordt de conceptversie een definitieve versie en wordt het versienummer automatisch opgehoogd.

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Zodra een vragenlijst gepubliceerd is, zal de gepubliceerde versie op alle plekken waar deze is ingezet beschikbaar komen en gebruikt worden wanneer de taak, waaraan de vragenlijst gekoppeld is, wordt gestart.

Een gepubliceerde vragenlijst kan opnieuw bewerkt worden door de optie ‘Bewerken’ op het tabblad ‘Vragenlijst’. Op dat moment wordt een er nieuwe conceptversie gegenereerd waar de gewenste wijzigingen in kunnen worden doorgevoerd en beproefd via de voorbeeld weergave op het tabblad ‘Voorbeeld’.


Stap 2: De Antwoorden

Om de vragenlijst te kunnen gaan versturen en de antwoorden te kunnen verwerken en gebruiken op verschillende plekken binnen Xpert Suite moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:


Maak formuliervelden aan voor alle vragenlijstantwoorden

De antwoorden op de vragen in de vragenlijst kunnen op diverse plekken worden hergebruikt. Voor een aantal van deze doeleinden is het noodzakelijk om de antwoorden op de vragen te mappen naar formuliervelden (zie volgende sectie ‘Maak een verslaglegginsplan aan’).

 

Maak voor iedere vraag/ antwoord een apart formulierveld aan in Klassiek beheer. Voor het overzicht is het handig om eerst een aparte map aan te maken en daarbinnen de verschillende formuliervelden.

 

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

Afbeelding met tekst, schermopname, software, nummer

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Bijzonderheden:

Let op! Maak de versleutelde (medisch) vragen uit de vragenlijst een formulierveld aan waarbij de encryptie aan staat, zodat ook deze formuliervelden op de juiste manier verwerkt worden.

 

Keuzes bij het aanmaken van formuliervelden

Het is altijd mogelijk om een vragenlijstantwoord te mappen naar een formulierveld van het type (groot) tekstvak. Dit is afdoende wanneer de antwoorden op de vragenlijsten enkel opgenomen dienen te worden in documenten of getoond dienen te worden op overzichtskaarten.

Wanneer vragenlijstantwoorden echter ook vooringevuld moeten worden in schermen, dan ik het van belang dat de mapping naar het juiste type formulierveld plaatsvindt. Zie onderstaande tabel voor de mappingsmogelijkheden.

 

Antwoordtype vragenlijst

Type formulierveld

Tekstveld

Tekstvak

Groot tekstvak

Groot tekstveld

Groot tekstvak

Numeriek tekstveld

Tekstvak

Groot tekstvak

Dropdown

Tekstvak

Groot tekstvak

Combobox

Selectievakje

Tekstvak

Groot tekstvak

Selectievakjes *

Radiobutton

Tekstvak

Groot tekstvak

Keuzerondjes

Puntenschaal – Label in regel

Tekstvak

Groot tekstvak

Keuzerondjes

Puntenschaal – Label boven regel

Tekstvak

Groot tekstvak

Keuzerondjes

Multi-select **

Tekstvak

Groot tekstvak

Datum veld

Tekstvak

Groot tekstvak

Datum veld (dd-mm-jjjj)

Datum veld (dd maand jjjj)

Tijd veld

Tekstvak

Groot tekstvak

*

1. Er bestaat een formulierveldtype ‘selectievakje’, maar hier kan niet naar gemapt worden. Gebruik deze dus niet.

2. Als meerdere antwoorden geselecteerd worden bij een vraag met antwoordtype ‘Selectievakjes’ dan worden deze antwoorden achter elkaar, gescheiden door een puntkomma, weggeschreven en getoond (voorbeeld: antwoord1;antwoord2;antwoord3). Hierdoor heb je al snel een groot tekstvak nodig. Als je gebruik wilt maken van individuele antwoorden zul je voor ieder afzonderlijk antwoord een aparte vraag moeten maken, aangezien meerdere antwoorden achter elkaar worden weggeschreven 

** 

Er is geen specifieke mappingsmogelijkheid voor het antwoordtype ‘multi-select’. Dit vraagtype dient altijd gemapt te worden naar een (groot) tekstvak. Bij meerdere geselecteerde antwoorden worden deze achter elkaar, gescheiden door een puntkomma weggeschreven en getoond (voorbeeld: antwoord1;antwoord2;antwoord3).

 

Maak een verslaglegginsplan aan

Binnen een verslaglegginsplan worden de uit te voeren acties in het kader van een specifieke activiteit vastgelegd. Voor het verzenden van een vragenlijst wordt de te verzenden vragenlijst gekoppeld aan het verslagleggingsplan en wordt binnen dit plan ook de mapping van vragenlijstresultaten naar formuliervelden ingericht. Als er op basis van een ingevulde vragenlijst ook direct een document gegenereerd moet worden, kan deze ook aan het verslagleggingsplan gekoppeld worden. 

Het aanmaken van een verslagleggingsplan bestaat (nu nog) uit het aanmaken van een nieuw spreekuursoort. Leg bij dit spreekuursoort minimaal de volgende gegevens en de inrichtingskeuzes vast:

  • Spreekuursoort is actief: Vink deze optie aan
  • AfspraakSoort: Kies voor Spreekuur
  • Naam: Kies hier een herkenbare naam waaruit blijkt dat het om een verslagleggingsplan voor een publieke vragenlijst gaat.
  • SpreekuurCode: Kies een herkenbare code waaruit blijkt dat het om een verslagleggingsplan voor een publieke vragenlijst gaat en die op andere plekken binnen het platform bruikbaar is.
  • Toegestane vormen van contact: Kies hiervoor ‘Spreekuur mag op fysieke locatie worden uitgevoerd’.
  • Oproepbrief: Kies hier voor de optie ‘Geen’
  • Opslaan: Sla het verslagleggingsplan op.

 

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

  • Vragenlijst toevoegen:
  • Selecteer de juiste vragenlijst
  • Standaard: Vink deze optie aan
  • Verplicht: Vink deze optie aan

Afbeelding met software, tekst, Multimediasoftware, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

  • Formuliervelden aan antwoorden uit de vragenlijst koppelen: Koppel de juiste vragen (en dus antwoorden) uit de vragenlijst aan de juiste formuliervelden door deze op te zoeken in de twee lijsten in de popo-up beschikbaar komen.

 

 

Stap 3: De uitnodiging en herinnering(en)

Om de vragenlijst op basis van het geconfigureerde vastleggingsplan te kunnen verzenden moeten de volgende stappen gezet worden:

  • Maak berichtsjablonen aan voor de verzending van de uitnodiging- en herinneringse-mail(s). Stel hier de juiste ontvangers in en gebruik voor het maken van een klikbare link de volgende tekst: 
[ OpenUrl ]

 

Afbeelding met tekst, software, Multimediasoftware, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

Afbeelding met tekst, software, Computerpictogram, Webpagina

Automatisch gegenereerde beschrijving

Afbeelding met tekst, schermopname, software, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

  • Maak een nieuwe taak aan:
  • Koppel onder ‘Uitvoering’ het juiste verslagleggingsplan aan de taak en vink de optie ‘Publiek beschikbaar’ aan. Hiermee wordt ingesteld dat de betreffende vragenlijst per e-mail (publiek) aangeboden kan gaan worden.
  • Voeg vervolgens onder ‘Gebeurtenissen en escalaties’ voor de verzending van de e-mails voor de uitnodiging en eventuele herinneringen voor ieder bericht een gebeurtenis toe:
  • Geef bij een gebeurtenis het gewenste startmoment voor de taak (en dus verzending van de uitnodigingse-mail) in.
  • Stel bij deze gebeurtenis in welke bericht verstuurd moet worden bij het startmoment van de taak.
  • Activeer de gebeurtenis, nadat deze configuratie is afgerond. Na activatie is de escalatie bij de taak actief, dus zodra de taak ergens binnen een traject actief wordt toegevoegd, zal de mail verzonden gaan worden.

 

Bijzonderheden:

Voor iedere actieve escalatie wordt automatisch een nieuwe trigger toegevoegd in triggerbeheer. Deze triggers zijn standaard niet te bewerken, maar door middel van de optie ‘Omzetten naar trigger’ wordt de bijbehorende trigger wel bewerkbaar. Deze optie kan gebruik worden wanneer er bijvoorbeeld meer voorwaarden aan het wel of niet verzenden van het bericht verbonden moeten worden of er meerdere vervolgacties gewenst zijn, naast de verzending van het bericht.

 

Afbeelding met tekst, software, Multimediasoftware, Computerpictogram

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

  • Tot slot! Voeg de taak toe aan het traject waarbinnen de vragenlijst verzonden moet worden of definieer de trigger waarmee de taak voor de vragenlijst aan het traject toegevoegd moet worden. Beschrijvingen van deze inrichtingsmogelijkheden zijn te vinden op het XSC.

 

Stap 4: De vervolgacties

De antwoorden van een vragenlijst kunnen op allerlei manieren worden binnen Xpert Suite worden benut. Zie hieronder de verschillende manieren, inclusief een toelichting op de inrichting en het gebruik.

 

Overzichtkaart

De ingevulde vragenlijst kan (read-only) worden getoond op een overzichtskaart, indien gewenst, samen met een of meer specifieke antwoorden uit de vragenlijst. Dit is op de gebruikelijk wijze te configureren via ‘Applicatie instellingen’ > ‘Overzichtsdocumenten’.


Vragenlijst in trajectendossier

De vragenlijst landt (nog) niet automatisch in het Trajectendossier van de medewerker. Voor het inzien van de vragenlijst kan naar een overzichtskaart genavigeerd worden.

 

Een alternatieve oplossing is dat er tijdens een vervolgactie (zoals een spreekuur) een apart document wordt gegenereerd waarin de antwoorden worden opgenomen.

NB. Dit is een hoge prio doorontwikkeling voor de brede productlaunch, maar op dit moment nog niet beschikbaar.

 

Documenten

De formuliervelden, waarnaar de antwoorden gemapt zijn, zijn beschikbaar om binnen hetzelfde traject te gebruiken als voorinvulling van schermen. Door deze formuliervelden op te nemen in het betreffende document wordt het document vooringevuld.

NB. Dit is een hoge prio doorontwikkeling voor de brede productlaunch, maar op dit moment nog niet beschikbaar.

 

Schermen

De formuliervelden, waarnaar de antwoorden gemapt zijn, zijn beschikbaar om binnen hetzelfde traject te gebruiken als voorinvulling van schermen. Door deze formuliervelden op te nemen in het betreffende document wordt het scherm vooringevuld en kunnen deze nog handmatig worden aangevuld of aangepast. 

Let op! De waarde in het formulierveld zal worden overschreven met de aangevulde of aangepaste waarde. Het oorspronkelijk ingevulde antwoord is dan enkel nog rechtstreeks in de vragenlijst terug te vinden (zie secties ‘Overzichtskaart’ en ‘Vragenlijst in trajectendossier’).

NB. Dit is een hoge prio doorontwikkeling voor de brede productlaunch, maar op dit moment nog niet beschikbaar.

 

Triggers

Op basis van (de antwoorden op) de vragenlijst kunnen triggers worden ingericht. Hiervoor zijn de volgende gebeurtenissen en voorwaarden specifiek voor vragenlijsten beschikbaar:

  • Gebeurtenis: ‘Er is een vragenlijst ingevuld’
  • Voorwaarde: ‘Vragenlijst heeft code X’

NB. Kies bij de ‘Waarde’ voor de ‘Score’ bij een antwoordoptie en niet voor het ‘ID’ of het antwoord zelf.

  • Voorwaarde: ‘De scoregroepering X heeft ruwe waarde van Y’

NB. Het is op dit moment nog niet mogelijk om gebruik te maken van scoregroeperingen. Zodra deze functionaliteit beheerbaar beschikbaar komt, kan ook deze trigger worden ingezet.