Inleiding

In dit artikel kun je een aantal standaard templates vinden ten behoeve van de communicatie op drie momenten in het project implementatie XS:


1. Initiële aankondiging overgang XS

2. Aankondiging overgang XS kort voor livegang

3. Aankondiging overgang XS kort na livegang 



Initiële aankondiging overgang XS

Dit template kun je gebruiken bij de initiële aankondiging overgang XS.



Overstap [OUD VERZUIMSYSTEEM] naar nieuw verzuimregistratiesysteem Xpert Suite 

Beste klant, 
 

We willen u graag op de hoogte brengen van een belangrijke ontwikkeling binnen onze organisatie

met betrekking tot ons online verzuimregistratiesysteem. 

 

Graag informeren wij u via deze weg dat het huidige systeem voor online verzuimregistratie [OUDE VERZUIMSYSTEEM] over gaat naar een nieuw systeem voor online verzuimregistratie: Xpert Suite.  

 

De reden waarom we voor Xpert Suite gekozen hebben is [REDEN EN VOORDELEN OVERSTAP].

 

Wat is Xpert Suite? 

Xpert Suite is het meest complete verzuimsysteem van Nederland en integraal toepasbaar voor de ziektewet en WGA. Het betreft een portal voor zowel medewerkers, leidinggevenden, HR-professionals, bedrijfsartsen, volmachten als verzekeraars. Iedere gebruiker krijgt een eigen toegang die volledig is ingericht op zijn specifieke behoeften. Autorisatie is ingeregeld op de specifieke rol en rechten die iemand heeft. Voor meer informatie kunt u kijken op de website van Otherside at Work:

https://www.othersideatwork.nl/. 

 

Wat betekent dit voor uw organisatie? 

Ook voor u en uw collega’s zal er wat veranderen. U zult moeten wennen aan de nieuwe software en mogelijk ook een iets andere werkwijze. Xpert Suite zal naar verwachting in per [DATUM LIVEGANG] live gaan, waarna [OUDE VERZUIMSYSTEEM] niet meer/beperkt beschikbaar is. 

Benoem de concrete wijzigingen nieuwe situatie t.o.v. huidige situatie. Neem hierin ook de specificaties rondom wijziging ten aanzien van huidige koppelingen met HR systemen van de klant mee, en maak eventueel onderscheid in de vertaling van speciale klantafspraken.  

Wij als dienstverlener zullen u meenemen in de overgang en zorgen voor de juiste begeleiding. Uiteraard zult u voor livegang van Xpert Suite training krijgen in het gebruik van Xpert Suite. 

 

Implementatie Xpert Suite 

De komende tijd zullen wij, samen met Otherside at Work, de software gaan implementeren. We streven ernaar om deze overgang zo naadloos mogelijk te laten verlopen, met minimale verstoring van uw dagelijkse werkzaamheden. In hoofdlijnen zullen we de volgende stappen doorlopen voor de implementatie van Xpert Suite en uitfasering van [OUD VERZUIMSYSTEEM]:

Stap 1. 

Stap 2.

Stap 3.

Momenteel zitten we in stap X.


Het zou kunnen dat we u vragen om input of ondersteuning voor bijvoorbeeld het realiseren van koppelingen.  Mochten dit zo zijn dan zullen we u hiervan tijdig op de hoogte brengen. We moedigen u ook aan om eventuele vragen, zorgen of suggesties met ons te delen, zodat we deze kunnen adresseren en zorgen voor een soepele overgangsperiode. 

Tijdens de periode van overgang naar Xpert Suite houden we u uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen. Dat doen wij als volgt: [CONTACTMOMENTEN BENOEMEN]. 

 

Vragen?

Heb je vragen over deze wijziging? Dan kun je contact opnemen met [CONTACTGEGEVENS].

 

Bedankt voor uw begrip en medewerking. Samen kijken we uit naar de voordelen die Xpert Suite zal bieden voor onze dienstverlening. 



Aankondiging overgang XS kort voor livegang

Dit template kun je gebruiken bij de aankondiging overgang XS kort voor livegang:



Overstap [OUD VERZUIMSYSTEEM] naar nieuw verzuimregistratiesysteem Xpert Suite 

Beste relatie, 
   
Op [DATUM] ontving je het bericht dat jouw organisatie bij verzuim van medewerkers binnenkort te maken krijgt met een nieuw systeem voor online verzuimregistratie: Xpert Suite. Volgens onze gegevens beschik je over een gebruikersnaam en inlogcode van het huidige verzuimsysteem. Daarom vertellen we je hieronder graag hoe de overstap naar Xpert Suite voor jou in zijn werk gaat. 

 

De reden waarom we voor Xpert Suite gekozen hebben is [reden en voordelen overstap]. 

  
De overstap naar Xpert Suite in een notendop 

  • Overstapmoment: het nieuwe systeem staat voor je klaar op [DATUM]. In de dagen ervoor verhuizen wij alle gegevens van je organisatie naar het nieuwe systeem. 

  • Inloggegevens: Rond de dag van de overstap ontvang je instructies over het inloggen in Xpert Suite. Deze informatie ontvang je in een e-mail afkomstig van [email protected]. Hiervoor activeer je alleen je nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord. Anonieme accounts zijn niet toegestaan; de gebruikersnaam en het emailadres moeten dus persoonsgebonden zijn. 

  • Let op: De te ontvangen activatielink is 7 dagen geldig; 

  • Tip: Vergeet niet om je gegevens te bewaren of op te slaan, dat voorkomt ongemak op een later moment. 

  • In Xpert Suite zijn anonieme gebruikersaccounts niet toegestaan. Wanneer je account in ons oude systeem gekoppeld was aan een onpersoonlijk e-mailadres dan heb je niet automatisch inloggegevens voor Xpert Suite ontvangen. Is toegang wel nodig, neem dan even contact met ons op via telefoonnummer [0123456789] of door een e-mail te sturen naar [[email protected]]. 

  • Gebruiksgemak: met Xpert Suite krijg je maximaal grip op verzuim en arbeidsongeschiktheid. Je geeft verzuim eenvoudig door en houdt gemakkelijk het overzicht over de voortgang en jouw verplichtingen. 

 

Planning van de overstap 
Om de impact voor de gebruikers te beperken, plannen we de overgangsperiode zo kort mogelijk. Dit verkleint de kans dat je tijdens de omzetting in het verzuimsysteem moet zijn. Van [DATUM] tot en met [DATUM] heb je beperkt toegang tot het oude systeem. Je kan dan wel raadplegen, maar niet invoeren of wijzigen. 
  
HR-koppeling 

Bij aanwezigheid van een actieve koppeling tussen het HR-systeem van jouw organisatie en ons systeem voor online verzuimregistratie, hebben we afspraken gemaakt over het opzetten van een nieuwe koppeling naar Xpert Suite. Het is belangrijk dat deze afspraken uiterlijk één week voor de geplande overgang zijn afgerond. Mocht dit niet lukken dan kunnen wij niet garanderen dat de koppeling direct na de overstap naar Xpert Suite actief is. 

 

Heb je in deze periode toch een verzuimmelding? 
Dan kan je deze beter even bewaren tot de overstap is afgerond. Op deze manier kan je je melding direct invoeren in Xpert Suite. Wel zo handig! 
En als zich toch een verzuimsituatie voordoet waarbij je direct wilt melden, neem dan gerust telefonisch contact met ons op via telefoonnummer [1234567890]. Wij helpen je graag zo snel mogelijk verder met deskundig advies, zoals je dat van ons gewend bent. 
   
Vragen over of problemen bij het werken met Xpert Suite 
Kijk voor meer informatie over Xpert Suite op Gebruik van de Xpert Suite : othersideatwork. [EIGEN INFORMATIELINK INVOEGEN] Daar vind je uitleg, een handleiding, instructievideo’s en antwoorden op veel gestelde vragen. Ook vertellen we je wie je verder kan helpen voor het geval je toch vastloopt. Je kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer [0123456789] of door een e-mail te sturen naar [[email protected]]. 



Aankondiging overgang XS kort na livegang

Dit template kun je gebruiken bij de aankondiging overgang XS kort na livegang:


Overstap [OUD VERZUIMSYSTEEM] naar nieuw verzuimregistratiesysteem Xpert Suite 

 

Beste relatie, 
   
Op [DATUM] is de overstap naar ons nieuwe systeem voor online verzuimregistratie: Xpert Suite 

afgerond. Volgens onze gegevens heb je instructies ontvangen over het inloggen in Xpert Suite. Alle gegevens van je organisatie die aanwezig waren in [OUDE VERZUIMSYSTEEM] zijn overgezet naar Xpert Suite.  

 

Heb je een verzuimmelding die je tijdens de overstap nog niet hebt gemeld? 
Deze melding kun je per direct invoeren in Xpert Suite. Zorg dat je hierbij de juiste datum van verzuim invult. Heb je hulp nodig bij het invoeren van de verzuimmelding? Via deze link [EIGEN INFORMATIELINK TOEVOEGEN] kom je bij de uitleg over het invoeren van een verzuimmelding. 
  
Inloggegevens 

Op [DATUM] heb je een e-mail ontvangen afkomstig van [email protected] met instructies voor

het inloggen. We hopen dat je inmiddels al een keer ingelogd bent in Xpert Suite. Is dat niet het geval, zorg dan dat je deze instructie zo snel mogelijk volgt zodat je toegang tot Xpert Suite hebt.  Anonieme accounts zijn niet toegestaan; de gebruikersnaam en het emailadres moeten dus persoonsgebonden zijn. 

  • Let op: De te ontvangen activatielink is 7 dagen geldig; 

  • Tip: Vergeet niet om je gegevens te bewaren of op te slaan, dat voorkomt ongemak op een later moment. 

Mocht het je niet gelukt zijn om binnen 7 dagen de activatielink te gebruiken, neem dan even contact met ons op via telefoonnummer [0123456789] of [[email protected]] zodat wij je kunnen helpen. 

 

Vragen over of problemen bij het werken met Xpert Suite 
Kijk voor meer informatie over Xpert Suite op Gebruik van de Xpert Suite : othersideatwork. [EIGEN INFORMATIELINK INVOEGEN] Daar vind je uitleg, een handleiding, instructievideo’s en antwoorden op veel gestelde vragen. 


Mocht je toch vastlopen: Je kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer [0123456789] of door een e-mail te sturen naar [[email protected]].