In Connect XS is het mogelijk om traject- en/of spreekuurdocumenten te versturen naar AFAS.

INHOUDSOPGAVE

• Inleiding - hoe werkt de koppeling?
• Randvoorwaarden
• Stap 1. Inrichting in AFAS
• Stap 2. Inrichting in de Xpert Suite
  • De conversiegroep
  • Het klantaccount
  • De exportkoppeling

Inleiding - hoe werkt de koppeling?

Zodra je in de Xpert Suite een in de koppeling opgenomen traject- of spreekuurdocument definitief maakt, wordt daarvan een documentbericht opgesteld en naar AFAS verstuurd. In dat bericht wordt additionele informatie meegestuurd aan de hand waarvan AFAS onder andere het type document herkent en in het juiste dossier kan plaatsten.

Indien je in XS een extra beoordelingsronde hebt ingericht, zal de koppeling daar rekening mee houden en worden enkel goedgekeurde documenten verstuurd.

Randvoorwaarden

Om documenten naar AFAS te kunnen versturen, wordt door de Xpert Suite de knSubject-UpdateConnector aangeroepen, ook wel bekend als 'Dossier'. Deze dient in AFAS beschikbaar te zijn gesteld aan de inzendende partij en hiervoor dienen credentials beschikbaar te zijn

Stap 1. I

nrichting in AFAS

Om deze UpdateConnector succesvol aan te kunnen roepen, dienen de inzendende en ontvangende partij de volgende zaken af te stemmen voor wat betreft inrichting van AFAS en de Xpert Suite:

• wordt er ingestuurd op de CRM-bestemming 0 (Organisatie - Persoon) of 2 (Medewerker)? 'Medewerker' is hierbij verreweg de meest gebruikte optie. Het verdient de aanbeveling om in AFAS de verbinding vanuit XS te autoriseren voor zowel de combinatie 'Medewerker - Verzuim' als enkel 'Medewerker'.
  Bij elk document zullen we zowel een medewerkernummer als het volgnummer van het verzuimgeval zoals dat in AFAS bekend is meesturen - zo deze bij ons bekend is. Mocht dat verzuimvolgnummer niet bij ons bekend zijn, zullen we enkel het medewerkernummer mee (kunnen) sturen. Als XS ook geautoriseerd is voor enkel 'Medewerker' zal AFAS altijd het document vanuit XS accepteren en vindt er zo min mogelijk uitval plaats
• in AFAS dient een gebruiker voor de inzendende partij gecreëerd te worden. De koppeling zal de gebruiker (format <AFAS deelnemernummer>.<gebruikersnaam>, bijvoorbeeld 12345.XpertSuite) gebruiken als identificatie, zodat in AFAS inzichtelijk is dat het document afkomstig is van de inzendende partij 
• welke documenttypen dienen er uitgewisseld te worden?
  • De inzender stelt eerst een lijst op met alle typen documenten die men graag vanuit XS zou willen versturen
  • De ontvanger beoordeelt die lijst en laat enkel de documenttypen staan die men daadwerkelijk wenst te ontvangen; de overige typen worden uit de lijst verwijderd
  • de ontvanger vult de resulterende lijst vervolgens - al dan niet per type document - aan met de volgende informatie:
    • het dossiertype waarop het document ingestuurd dient te worden
    • het documentkenmerk, of de documentkenmerken (maximaal 3 per documenttype) waarop ingestuurd dient te worden

Zie onderaan een documentenlijst als voorbeeld: de geelgekleurde kolommen zijn de documenten zoals deze in de Xpert Suite zijn ingericht, waar deze door de ontvanger in de blauwe kolommen worden aangevuld met inrichtingsinformatie vanuit AFAS.

Stap 2. Inrichting in de Xpert Suite

In Connect XS dienen drie hoofdzaken te worden ingericht:

1. een conversiegroep (per dossiertype) per ontvangende partij
2. een klantaccount per ontvangende partij
3. een exportkoppeling (per dossiertype) binnen het klantaccount bij 2

De conversiegroep

Voordat je begint aan het configureren van de daadwerkelijke koppeling, dien je een conversiegroep aan te maken. In deze conversiegroep ga je instellen:

• welke documenttypen uitgewisseld gaan worden
• met welke documentkenmerk(en) dat document naar AFAS verstuurd dient te worden

Meer informatie over conversiegroepen vind je hier.

Omdat voor elke klant de inrichting van de documentkenmerken in AFAS zal verschillen, is het belangrijk dat voor iedere klant een aparte conversiegroep wordt aangemaakt. Als die klant in zijn documentenlijst heeft aangegeven dat hij op méér dan een dossiertype wil insturen, dien je hiervoor ook meerdere conversiegroepen aan te maken.

Let op: 

Wanneer je een conversiegroep aanmaakt voor de documenten dan dient deze niet aan een extern systeem gekoppeld worden.

Creëer een nieuwe conversiegroep en selecteer 'Toevoegen gegeven' om een conversiesleutel toe te voegen:

Selecteer in de lijst ‘Documenten’ en bevestig:

Klik nu op de gecreëerde conversiesleutel 'Documenten' en selecteer in het nieuwe scherm 'Toevoegen gegeven'. Een popup wordt geopend:

In de popup kun je de traject- en spreekuurdocumenten selecteren die je (met dit AFAS dossiertype) met de klant wenst te gaan delen. Je hebt hier ook een zoekfunctie:

 Als je het document toegevoegd hebt, klik dan op het potloodje om het documentkenmerk aan het documenttype toe te wijzen:

Voeg hier de waarde in die de klant wilt ontvangen voor het betreffende document:

LET OP: als de klant voor een documenttype heeft aangegeven meerdere documentkenmerken te willen ontvangen, kun je de verschillende documentkenmerken (maximaal 3) scheiden met een puntkomma.

Het klantaccount

Voor het kunnen aanmaken van het klantaccount moet je over de volgende gegevens beschikken:

• het deelnemernummer van de AFAS-omgeving (5 cijfers) - plus informatie met welke AFAS-omgeving je gaat verbinden: Test, Acceptatie of Productie?
• een geldig token gegenereerd vanuit de AppConnector van de AFAS-omgeving
• voor welke werkgever(s) je deze verzuimexport gaat inrichten: voor één werkgever of een werkgevergroep?

Maak een klantaccount aan van het type 'AFAS Export' en vul dit scherm met de bovenstaande gegevens.

De exportkoppeling

Als uiteindelijk bovenstaande voorbereidingen zijn getroffen, kan de daadwerkelijke export worden ingericht. Kies daartoe voor 'Toevoegen export':

Vervolgens heb je - per AFAS dossiertype - de volgende parameters om te vullen:

1. Herkenbare naam van de exportkoppeling. In het geval van één AFAS dossiertype kan dit gewoon 'Documenten' zijn, maar verwerk in het geval van meerdere AFAS dossiertypen dat dossiertypenummer in de naam
2. Kies hier voor AFAS Documenten
3. Kies hier voor Documenten
4. Kies hier de conversiegroep die je voor (dit dossiertype van) deze ontvanger hebt aangemaakt
5. Selecteer hier de CRM-bestemming die met de ontvangende partij  is afgestemd
6. Vul hier de AFAS gebruikersnaam in zoals verstrekt door de ontvangende partij
7. Vul hier het te hanteren AFAS dossiertype in
8. Kies hier voor AFAS Documenten

Let op: Het kan zijn dat het veld ‘Instuurder’ (Stap 6) niet getoond wordt. Vraag de Xpert Desk om dit toe te voegen.

Herhaal deze stappen voor elk extra dossiertype dat is afgestemd met de ontvangende partij.

Scope van de export aanpassen op basis van kenmerken

Binnen de Xpert Suite is het mogelijk om op verschillende entiteiten kenmerken te plaatsen. Deze kenmerken kun je gebruiken als exportvoorwaarde binnen de documentenexports. Hierdoor kun je binnen de scope van het koppelingenaccount een extra nuance aanbrengen welke werkgevers en/of werknemers je wilt opnemen in de documentenexport. Zo kun je zelfs documentenexports inrichten voor individuele werknemers, of voor een subset van de populatie die in het klantaccount zit. 

Bij het instellen van de exportconfiguratie zijn er twee velden: 

• Filter werkgever kenmerken 

• Filter dossierobject kenmerken 

Als hier niets ingevuld staat, zal de documentenexport voor alle werkgevers en werknemers in het klantaccount de geconfigureerde documenten exporteren. Het instellen van een bepaald werkgeverkenmerk resulteert in een documentenexport voor alle werkgevers van het koppelingenaccount die het ingevulde kenmerk bevatten. Het instellen van een bepaald dossierobjectkenmerk resulteert in een documentenexport alleen voor de werknemers die binnen de scope van het koppelingenaccount vallen èn het betreffende kenmerk bevatten. In deze velden moet de kenmerkcode worden ingevuld.

Bestandsnaam instellen bij documentenexport

Bij het instellen van de export is er de optie ‘Opbouw bestandsnaam zonder extensie’. 

Voor Sivi en Afas gaat het om de naam van het bestand in het xml-bericht. Voor de PDFexport gaat het om het geëxporteerde bestand zelf. De volgende opties tussen accolades worden ondersteund.

Tekst buiten de accolades wordt als vrije tekst opgenomen in de bestandsnaam.

Melding op het ORA wegschrijven 

Het is mogelijk om een logregel te laten plaatsen op het ORA als een document is geëxporteerd. Hiervoor dient het vinkje 'Melding op het ORA wegschrijven' ingeschakeld te zijn. De logregel geeft documentnaam, de tijd van export, en de naam van het klantaccount door middel waarvan het document is geëxporteerd weer.