INHOUDSOPGAVE


Je kunt in de agenda op meerdere manieren plannen, namelijk direct in de agenda, via oproepverzoeken en via de wizard (hier later meer over).

1. Direct in de agenda plannen


Stap 1.1 Ga naar de agenda

Eenmaal ingelogd in de XpertSuite kun je, mits in bezit van de juiste autorisaties, naar de agenda toe. Waar je de snelkoppeling terug kunt vinden ligt aan de inrichting van de omgeving. Hiervoor wordt doorverwezen naar de handleiding Portal.

Stap 1.2. Zoek de juiste gebruiker

In de agenda heb je de mogelijkheid om te zoeken naar de agenda’s van de gebruikers voor wie je geautoriseerd bent. Dit doe je op de volgende manier.


Stap 1.3. Plan de afspraak op de juiste dag en het juiste tijdstip.

Wanneer je in de juiste agenda zit kun je kiezen voor de juiste dag en het tijdstip. Als voorbeeld hieronder maandag 3 augustus om 9 uur. Kies vervolgens voor afspraak inplannen om te beginnen met plannen.


Stap 1.4. Planningsscherm invullen

Dit brengt je op het volgende scherm. Per item zal kort beschreven worden wat het doet.

Soort afspraak

Hier kies je wat voor een soort afspraak je wilt. De huidige keuzes zijn Spreekuur, Administratietijd, Reistijd of Overig. Bij Overig kun je denken aan verlof of lunch.

 

Afspraak voor

Hier kies je de gebruiker bij wie de afspraak ingepland moet worden. Wanneer je direct in de agenda plant is dit meestal al ingevuld.

 

Status afspraak

Hier kun je kiezen of de afspraak definitief of in concept is. Definitief plant hem in verstuurt een oproepbrief naar de werknemer waar concept hier nog even mee wacht.

 

Dossier

Bij dossier kies je de werknemer voor wie de afspraak ingepland moet worden. Let op dat je hier op achternaam zoekt en niet op voornaam.

 

Traject

Bij traject kun je kiezen op welk traject het spreekuur ingepland moet worden. Mocht de werknemer meerdere trajecten tegelijkertijd hebben lopen worden die hier allen weergegeven.

 

Privé

Wanneer je dit vinkje aanzet kan enkel de gebruiker die de afspraak ingepland heeft als de gebruiker bij wie de afspraak is ingepland de inhoud zien. Andere gebruikers kunnen wel zien dat er iets gepland is maar niet wat.

 

 Soort Spreekuur

Bij soort spreekuur kun je kiezen wel spreekuur degene die het gaat uitvoeren moet hebben. Voor het instellen van spreekuren ‘handleiding 4. Dossier – Spreekuursoorten’.

 

Locatie spreekuur

Bij de locatie van het spreekuur heb je een aantal opties. ‘Bij een vaste locatie’ betekent dat je kiest voor een vooraf ingestelde oproeplocatie. Hierover meer in dit hoofdstuk van de handleiding. ‘Bij de werkgever’ betekent dat hij de adresgegevens pakt die ingesteld staan op werkgeverniveau. ‘Bij de medewerker’ betekent dat hij de adresgegevens pakt die ingesteld staan bij de werknemer. ‘Vrij in te vullen locatie’ maakt het mogelijk zelf een adres door te voeren.

 

Datum

Kies hier de datum wanneer de afspraak uitgevoerd moet worden. Deze is meestal al ingevuld wanneer je direct in de agenda plant.

 

Afspraaktijd

Tijd van de afspraak.

 

Herinnering

Hier kun je aangeven of je een herinnering wilt toevoegen aan de afspraak. Deze herinnering is meestal in de vorm van een SMS aan de werknemer.

 

Oproepbrief

Hier kun je kiezen welke oproepbrief je wil genereren om mee te sturen aan de werknemer. Hierover meer later in dit onderdeel van de handleiding.

 

Vraagstelling specialist

Vrij veld om vraagstelling voor de specialist in te vullen. 

Let op: Deze informatie mag NIET medisch zijn. 

 

Voorgeschiedenis

Vrij veld om voorgeschiedenis in te vullen.


Algemene bijzonderheden planning werkgever

Een notitieveld waar werkgever-breed een notitie ingevoerd kan worden waar de planner eventueel rekening mee zou moeten houden. Het gaat hier om een traject- en dossieronafhankelijke mededeling om iets duidelijk te maken in het geval dat er een vervolgafspraak bij een werknemer van deze werkgever ingepland wordt. De notitie wordt opgeslagen en bij alle volgende oproepverzoeken bij dossiers van deze werkgever weergeven. Het is hier niet de bedoeling dat er specifieke/persoonlijke informatie te delen. 


Notitie voor planner

Mocht er informatie over een specifiek traject of dossier gedeeld moeten worden, waar de planner rekening mee moet houden bij het aanmaken van een oproepverzoek, kan dat in dit notitie veld ingevuld worden. 


Notitie voor specialist bij afspraak

Mocht er informatie met betrekking tot de in te plannen afspraak van belang zijn voor de specialist die het spreekuur uit gaat voeren, kan dat in dit notitie veld ingevuld worden. Hier zou traject- of dossier specifieke informatie in gedeeld kunnen worden.


Stap 1.5. Reminders


Stap 1.6. Oproepbrief

Tot slot wordt de oproepbrief gegenereerd welke gemaild kan worden aan de werknemer.


2. Plannen via een oproepverzoek

Plannen via een oproepverzoek werkt op precies dezelfde manier als bovenstaand alleen heeft een andere gebruiker een groot deel van de informatie dan al ingevuld. Oproepverzoeken verschijnen in het hoofdscherm van de agenda aan de linkerkant mits geautoriseerd.


3. Plannen via een afspraak genereren (wizard)

Buiten het direct inplannen in de agenda en het plannen via een oproepverzoek heb je ook nog de mogelijkheid om te plannen via de agenda wizard of ook wel 'Afspraak genereren'.

Het genereren van een afspraak gaat als volgt:


Stap 1.1. Kies voor 'Afspraak genereren'

Afspraak genereren kan gevonden worden bij acties.


Stap 1.2. Kies voor 'Afspraak genereren'

Vervolgens kom je in het volgende scherm terecht


Hier zoek je het betreffende dossier, het juiste traject en het juiste spreekuursoort.


Voor planners is de keuze voor het maken van een fysieke afspraak of een afspraak op afstand mogelijk bij het maken van een afspraak. Per spreekuursoort kunnen de beschikbare keuzes voor de planner verschillend zijn, afhankelijk van de instellingen in het beheer van de spreekuursoort. 

De planner hoeft alleen een keuze te maken als er meerdere opties beschikbaar zijn.  Bij de keuze van een fysiek spreekuur, kan de locatie van het spreekuur gekozen worden. 

Indien de planner kiest voor het inplannen van een spreekuur op afstand, kan de contactoptie op afstand gekozen worden (waar tevens kan worden aangegeven of er - indien van toepassing - gebruik gemaakt wordt van een webconsult). 


Stap 1.3. Vul de informatie bij 'Afspraak plannen'

Vervolgens kom je in onderstaand scherm terecht. Hier wordt je gevraagd om het een en ander aan informatie vullen. Belangrijk om te weten is dat het plannen via afspraak genereren alleen werkt wanneer er gebruik wordt gemaakt van beschikbaarheden binnen je omgeving. Voor de werking van beschikbaarheden wordt doorverwezen naar het artikel 'Beschikbaarheden'.


Met de informatie gevuld gaat het systeem op zoek naar, mits gekozen, alle specialisten die binnen dat tijdsbestek een beschikbaarheid hebben met daarin genoeg ruimte om de afspraak in te plannen. Specialisten die al vol zitten worden uiteraard niet in het lijstje gezet. Eenmaal voor de juiste specialist gekozen kan de afspraak hier vervolgens bij ingepland worden.