Een taak kan worden ingericht als taaksoort Emailsignaal. Hiermee zorg je ervoor dat op een vast moment in een traject een mail verstuurd wordt. Ook kun je deze taak laten triggeren zodat deze wordt toegevoegd wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit kan door middel van de formulier triggers in de taak, of via de triggerhandler.



INHOUDSOPGAVE


Aanmaken E-Mail sjabloon/ document


Om een email te kunnen versturen moet er eerst een document worden aangemaakt wat gebruikt kan worden als emailsjabloon. Dit document moet worden aangemaakt in Klassiek beheer in 1 van de mappen onder 9. Documenten.

Wanneer je het documenten hebt aangemaakt en de inhoud hebt toegevoegd via een dotx sjabloon, dan kun je verder met het aanmaken van de taak. Weet je niet hoe je documenten moet aanmaken, geen probleem, kijk daarvoor in de instructie Documentsjablonen.


Inrichten taak Emailsignaal

Stap 1. Ga in klassiek beheer naar de juiste Taakbibliotheek en voeg de nieuwe taak toe.

 

Stap 2. Geef de taak een naam en kies bij Taaksoort voor Emailsignaal .

 

Stap 3. Vul de gegevens verder in zoals je gewend bent.

 

Stap 4. Vul bij Onderwerp het onderwerp van de mail in.

 

Stap 5. Kies bij Emailsjabloon het sjabloon wat hiervoor is aangemaakt.

Let op: je kan hier kiezen uit sjablonen die onder de documenten staan, dus hier:


 

Stap 6. Eventueel kun je nog een bijlage toevoegen.

Dit is een standaard document of sjabloon uit XpertSuite. Dit zijn geen documenten uit het TrajectenDossier van een werknemer.

 

Stap 7. Geef eventueel aan waar de mail naartoe gestuurd moet worden.

Gebruikers die zijn geautoriseerd voor de taak ontvangen de mail sowieso. 

Als je dus alleen in de taak wilt aanvinken naar wie de mail moet gaan, moet je gebruikers niet autoriseren voor de taak.


 


Stap 8. Sla de taak op en voeg deze indien nodig toe aan een protocolvariatie of voeg de taak toe aan een Trigger.